Niszczenie dokumentacji papierowej – dlaczego lepiej powierzyć to specjalistom?

Utylizacja zbędnej dokumentacji, powinna zostać przeprowadzona w sposób profesjonalny i poufny, tak aby nie można było jej odtworzyć i ponownie wykorzystać.

Niszczenie dokumentów w firmach i instytucjach najczęściej powierza się pracownikom, którzy spędzają przy niszczarce godziny. Takie rozwiązanie nie tylko nie gwarantuje właściwego zniszczenia dokumentacji, ale także odsuwa pracownika od jego obowiązków.

Niepotrzebną dokumentację należy niszczyć w sposób profesjonalny. W przypadku kilku pojedynczych dokumentów można to zrobić przy pomocy firmowej niszczarki. Jednak gdy w grę wchodzi zniszczenie setek lub tysięcy dokumentów, wymagające przy tym zachowania wytycznych RODO oraz innych przepisów, regulujących procedurę niszczenia dokumentów zawierających np. dane osobowe, lepiej ten żmudny i długotrwały proces powierzyć firmie zewnętrznej.

Pracownicy naszej firmy posiadają przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych, a także przepisów RODO. Dokumenty są niszczone w sposób trwały, uniemożliwiający ich ponowne złożenie i odtworzenie informacji.

Pracujemy na renomowanym sprzęcie:

Pobierz specyfikację sprzętu w formacie PDF

Jakie dokumenty trzeba niszczyć?

Zniszczyć należy wszystkie dokumenty papierowe zawierające dane osobowe oraz dane wrażliwe. A także dokumenty, które zgodnie z ustawą, po określonym czasie nie muszą być już przechowywane przez firmę. Są to umowy z kontrahentami, dokumentacja księgowa, faktury VAT dokumentacja pracownicza, a także dokumenty rekrutacyjne.

Ze względów bezpieczeństwa, pracownicy firmy powinni również niszczyć wszystkie firmowe dokumenty, które nie są już potrzebne, a mogą zostać wykorzystane na niekorzyść firmy, przez konkurencję. Należy także pamiętać o niszczeniu wszystkich dokumentów z loginami i hasłami dostępów.

Jak bezpiecznie zniszczyć dokumenty?

RODO oraz Ustawa o danych osobowych nakazuje zniszczenie dokumentów papierowych, w taki sposób, aby nie można było było ponownie ich złożyć i odczytać z nich informacji. Jednak proces niszczenia to nie wszystko, ważne jest również, kto niszczy dokumenty, czy robi to dokładnie i czy przed zniszczeniem nie wykonał kopii.

Często niszczenie dokumentów powierza się pracownikom. Niestety, pracownik oderwany od pracy, niekoniecznie zdaje sobie sprawę jak ważny jest proces właściwego zniszczenia dokumentów. Nie zawsze też stosuje do zasad ochrony danych osobowych.

Obraz, z którym najczęściej mamy do czynienia to sterta dokumentów obok niszczarki. Dokumentów, z których w każdej chwili z łatwością można odczytać dane lub po prostu zabrać jeden z nich. Obok pracownik firmy umilający sobie proces niszczenia rozmową z innymi pracownikami, którzy akurat są w pobliżu. Sytuacja z pozoru niegroźna, jednak w przypadku kontroli UODO, może zakończyć się nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Chcąc w bezpieczny sposób zniszczyć zbędną dokumentację, najlepiej zdecydować się na usługi firmy, która specjalizuje się w niszczeniu dokumentów.