Każda firma i instytucja dysponuje z reguły dużą ilością wszelkiego rodzaju dokumentacji, która zawiera mniej lub bardziej istotne informacje. Z czasem jednak poszczególne dokumenty stają się zupełnie zbędne, zajmując jedynie dodatkową przestrzeń. Niestety w takiej sytuacji nie można ich po prostu wyrzucić do kosza, gdyż mogą zawierać wrażliwe dane dotyczące zarówno samej firmy, jak i jej klientów czy pracowników. Konieczne jest zatem profesjonalne niszczenie dokumentów, w taki sposób, by nie mogły one zostać ponownie przeczytane i w jakikolwiek sposób wykorzystane.
Niszczenie dokumentacji - dlaczego należy to robić?
Jednym z najbardziej praktycznych powodów niszczenia dokumentów jest chęć pozbycia się niepotrzebnych stert papierów i uzyskanie dodatkowej przestrzeni. Takie proces, przeprowadzany regularnie, pozwala też utrzymać należyty porządek w księgowości czy też na przykład w kadrach. Jeśli w firmie będą się znajdować tylko niezbędne dokumenty, odszukanie tych, które są nam akurat potrzebne, chociażby podczas kontroli skarbowej, staje się bowiem znacznie łatwiejsze.
Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych czy też umów z kontrahentami to kwestia bezpieczeństwa zawartych w nich danych. Są to zarówno dane osobowe klientów i pracowników, jak i cenne informacje dotyczące samej firmy i szczegółów jej działalności. Dostanie się takiej dokumentacji w niepowołane ręce, na przykład oszustów albo konkurencji, mogłoby oznaczać poważne problemy dla danego przedsiębiorstwa oraz związanych z nim osób, dlatego też, wszelkiego rodzaju dokumenty, które nie są już potrzebne lub mija okres ich obowiązkowego zgodnie z przepisami prawa przechowywania, powinny zostać jak najszybciej zutylizowane w profesjonalny sposób.
Bezpieczne niszczenie dokumentów z HSM Recycling
Wbrew pozorom zniszczenie papierowej dokumentacji w taki sposób, aby nie mogła ona zostać ponownie odczytana nie jest proste - zwłaszcza, jeśli do zutylizowania mamy ich dużą ilość. Niszczenie dokumentów to proces pracochłonny - oddelegowanie do takiego zadania pracowników firmy może nie przynosić pożądanych efektów, dlatego warto oddać je w ręce profesjonalistów, którzy fachowo i bez robienia niepotrzebnego bałaganu w firmie przeprowadzą skuteczne niszczenie dokumentacji. Jak przebiega taki proces?
1. Analiza i wycena zlecenia
Każdego z naszych klientów traktujemy w sposób indywidualny. Gdy przyjmujemy zlecenie, dokładnie analizujemy potrzeby i oczekiwania danej firmy - dopiero na tej podstawie tworzymy ofertę cenową, która następnie jest weryfikowana przez klienta. Jeśli ją zaakceptuje, zaczynamy naszą pracę.
2. Odbiór dokumentów potwierdzony protokołem
Uważamy, że niszczenie dokumentów u klienta nie jest do końca bezpieczne i wprowadza zbyt duże zamieszanie, które szkodzi funkcjonowaniu firmy, dlatego cała dokumentacja jest zamykana w specjalnych pojemnikach, które następnie zostają zaplombowane i przetransportowane do naszej siedziby. Klient dodatkowo otrzymuje elektroniczny protokół odbioru dokumentów.
3. Utylizacja dokumentów potwierdzona certyfikatem
Aby proces niszczenia dokumentów przebiegał z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa, odbywa się on pod nadzorem systemu monitorującego - wszystko jest nagrywane, aby nie było żadnych wątpliwości dotyczących naszej skrupulatności, a gdy wszystkie dokumenty zostaną już zniszczone, klient otrzymuje certyfikat to potwierdzający.
Niszczenie dokumentacji przez profesjonalistów - bezpiecznie, szybko i skutecznie
Profesjonalne niszczenie dokumentów firmowych to idealne rozwiązanie, szczególnie w sytuacji, gdy utylizacji musi zostać poddana duża ich ilość. Większość przedsiębiorstw nie może sobie pozwolić na odsuwanie pracownika od jego typowych obowiązków na długie godziny czy nawet dni. Co więcej, firma nie może mieć też pewności, iż zrobi on to w odpowiedni sposób, z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa i wytycznych przepisów regulujących takie procedury (np. RODO).
Pracownicy HSM Recycling zostali skrupulatnie przeszkoleni z zakresu ochrony danych oraz sposobów niszczenia dokumentacji w najbardziej skuteczny sposób, dzięki czemu dokumenty nie mogą zostać ponownie odtworzone, co oznacza, że informacje na nich zawarte są trwale zniszczone.
Pracujemy na renomowanym sprzęcie:
