Każda firma i instytucja dysponuje z reguły dużą ilością wszelkiego rodzaju dokumentacji, która zawiera mniej lub bardziej istotne informacje. Z czasem jednak poszczególne dokumenty stają się zupełnie zbędne, zajmując jedynie dodatkową przestrzeń. Niestety w takiej sytuacji nie można ich po prostu wyrzucić do kosza, gdyż mogą zawierać wrażliwe dane dotyczące zarówno samej firmy, jak i jej klientów czy pracowników. Konieczne jest zatem profesjonalne niszczenie dokumentów, w taki sposób, by nie mogły one zostać ponownie przeczytane i w jakikolwiek sposób wykorzystane.
Niszczenie dokumentacji - dlaczego należy to robić?
Jednym z najbardziej praktycznych powodów niszczenia dokumentów jest chęć pozbycia się niepotrzebnych stert papierów i uzyskanie dodatkowej przestrzeni. Takie proces, przeprowadzany regularnie, pozwala też utrzymać należyty porządek w księgowości czy też na przykład w kadrach. Jeśli w firmie będą się znajdować tylko niezbędne dokumenty, odszukanie tych, które są nam akurat potrzebne, chociażby podczas kontroli skarbowej, staje się bowiem znacznie łatwiejsze.
Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych czy też umów z kontrahentami to kwestia bezpieczeństwa zawartych w nich danych. Są to zarówno dane osobowe klientów i pracowników, jak i cenne informacje dotyczące samej firmy i szczegółów jej działalności. Dostanie się takiej dokumentacji w niepowołane ręce, na przykład oszustów albo konkurencji, mogłoby oznaczać poważne problemy dla danego przedsiębiorstwa oraz związanych z nim osób, dlatego też, wszelkiego rodzaju dokumenty, które nie są już potrzebne lub mija okres ich obowiązkowego zgodnie z przepisami prawa przechowywania, powinny zostać jak najszybciej zutylizowane w profesjonalny sposób.
Bezpieczne niszczenie dokumentów z HSM Recycling
Wbrew pozorom zniszczenie papierowej dokumentacji w taki sposób, aby nie mogła ona zostać ponownie odczytana nie jest proste - zwłaszcza, jeśli do zutylizowania mamy ich dużą ilość. Niszczenie dokumentów to proces pracochłonny - oddelegowanie do takiego zadania pracowników firmy może nie przynosić pożądanych efektów, dlatego warto oddać je w ręce profesjonalistów, którzy fachowo i bez robienia niepotrzebnego bałaganu w firmie przeprowadzą skuteczne niszczenie dokumentacji. Jak przebiega taki proces?
1. Analiza i wycena zlecenia
Każdego z naszych klientów traktujemy w sposób indywidualny. Gdy przyjmujemy zlecenie, dokładnie analizujemy potrzeby i oczekiwania danej firmy - dopiero na tej podstawie tworzymy ofertę cenową, która następnie jest weryfikowana przez klienta. Jeśli ją zaakceptuje, zaczynamy naszą pracę.
2. Odbiór dokumentów potwierdzony protokołem
Uważamy, że niszczenie dokumentów u klienta nie jest do końca bezpieczne i wprowadza zbyt duże zamieszanie, które szkodzi funkcjonowaniu firmy, dlatego cała dokumentacja jest zamykana w specjalnych pojemnikach, które następnie zostają zaplombowane i przetransportowane do naszej siedziby. Klient dodatkowo otrzymuje protokół odbioru dokumentów.
3. Utylizacja dokumentów potwierdzona certyfikatem
Aby proces niszczenia dokumentów przebiegał z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa, odbywa się on pod nadzorem systemu monitorującego - wszystko jest nagrywane, aby nie było żadnych wątpliwości dotyczących naszej skrupulatności, a gdy wszystkie dokumenty zostaną już zniszczone, klient otrzymuje certyfilat potwierdzający zniszczenie.
Niszczenie dokumentacji przez profesjonalistów - bezpiecznie, szybko i skutecznie
Profesjonalne niszczenie dokumentów firmowych to idealne rozwiązanie, szczególnie w sytuacji, gdy utylizacji musi zostać poddana duża ich ilość. Większość przedsiębiorstw nie może sobie pozwolić na odsuwanie pracownika od jego typowych obowiązków na długie godziny czy nawet dni. Co więcej, firma nie może mieć też pewności, iż zrobi on to w odpowiedni sposób, z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa i wytycznych przepisów regulujących takie procedury (np. RODO).
Pracownicy HSM Recycling zostali skrupulatnie przeszkoleni z zakresu ochrony danych oraz sposobów niszczenia dokumentacji w najbardziej skuteczny sposób, dzięki czemu dokumenty nie mogą zostać ponownie odtworzone, co oznacza, że informacje na nich zawarte są trwale zniszczone.
Pracujemy na renomowanym sprzęcie:
Pobierz specyfikację sprzętu w formacie PDF
Utylizacja dokumentów firmowych
Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest dbanie o to, aby dane osobowe jego Klientów były dobrze chronione i nie trafiły w niepowołane ręce. Wbrew pozorom, nie jest to takie proste, zwłaszcza w przypadku dużych firm, gdzie ogromna ilość dokumentacji nie zawsze jest odpowiednio przechowywana. Po określonym czasie, niepotrzebne już dokumenty powinny być we właściwy sposób zutylizowane, co zapobiegnie wyciekowi wrażliwych danych. Niestety, nie zawsze tak się dzieje.
Wszelkie dane przechowywane w firmie, w tym dane osobowe kontrahentów i pracowników firmowych, jak również poufne informacje na temat samej organizacji, powinny być objęte szczególną ochroną i starannie zabezpieczone przed kradzieżą. Bezpieczeństwo danych ma wyjątkowe znaczenie w sektorze medycznym czy finansowym, ale również w wielu innych profesjonalnych obszarach.
Skuteczna utylizacja dokumentów firmowych pozwala uniknąć przykrych konsekwencji, które mogłyby mieć miejsce w przypadku wycieku danych.Niestety, z uwagi na dużą ilość obowiązków związanych z prowadzeniem oraz zarządzaniem działalnością, kwestia prawidłowej utylizacji dużych ilości dokumentów firmowych często schodzi na dalszy plan. To skutkuje podwyższonym ryzykiem przechwycenia wrażliwych danych przez osoby niepowołane. Jak temu zapobiec? Najlepiej powierzyć utylizację dokumentów firmowych sprawdzonym profesjonalistom!
Niszczenie dokumentów – Warszawa
HSM Recycling działa w branży utylizacji dokumentów firmowych już od ponad 3 lat. Przez ten czas zdołaliśmy uzyskać cenne doświadczenie i mieliśmy okazję pracować dla Klientów z różnych sektorów. Wysoka skuteczność naszych usług jest zasługą połączenia wykwalifikowanego zespołu i nowoczesnego sprzętu. Cały proces utylizacji odbywa się pod okiem systemu monitorującego.
Doskonale wiemy, jak problematyczne może być dla firmy regularne usuwanie zbędnych dokumentacji. W przypadku niewielkich ilości dokumentów, ich utylizacja nie stanowi dużego kłopotu – w tym celu wystarczy użyć najprostszej niszczarki. Problem pojawia się, jeśli zamiast kilku kartek papieru, masz przed sobą całe sterty dokumentów przeznaczonych do utylizacji i musisz mieć pewność, że wszystkie zawarte w nich informacje zostaną zniszczone. Z tym zadaniem najlepiej poradzi sobie dobra firma utylizacyjna!
Profesjonalne niszczenie dokumentów to dla nas codzienność. Aby zapewnić naszym Klientom usługi na najwyższym poziomie, korzystamy z wysoce wydajnego, nowoczesnego sprzętu o znakomitych parametrach. Skutecznie niszczymy dokumenty papierowe, wydruki komputerowe, jak również karty kredytowe czy płyty CD/DVD. Nic nie szkodzi, jeśli dokumenty są zgniecione i uszkodzone – nasz sprzęt doskonale sobie z nimi poradzi!
Skuteczna utylizacja dokumentów firmowych
Jeśli prowadzisz firmę, zapewne dobrze znasz problem przechowywania, archiwizacji oraz niszczenia dużych ilości dokumentów. Niektóre firmy popełniają poważny błąd, wyrzucając nieważne umowy czy stare faktury do śmieci. Należy mieć na uwadze, że dokumenty te zawierają ważne dane osobowe oraz firmowe, które mogą zostać wykorzystane przez osoby trzecie w niewłaściwy sposób. Z tego względu, wyrzucanie starych dokumentów jest działaniem niedopuszczalnym.
Jeśli zależy Ci na bezpieczeństwie danych klientów oraz pracowników, konieczna jest profesjonalna utylizacja dokumentów firmowych. Aby mieć pewność pełnej skuteczności, powierz to zadanie ekspertom! W HSM Recycling dbamy o skrupulatne wykonanie każdego zlecenia. W oparciu o naszą wiedzę i doświadczenie, oferujemy profesjonalne usługi w zakresie utylizacji dokumentów firmowych, jak również powszechnie stosowanych nośników danych. Przestrzegamy przy tym wszelkich zasad bezpieczeństwa, tak aby nasi Klienci zyskali gwarancję skutecznie wykonanej usługi oraz pełnej poufności powierzonych nam danych. Współpracując z naszą firmą, oszczędzasz mnóstwo czasu i dbasz o bezpieczne niszczenie dokumentów. Zapraszamy do kontaktu!