HSM Recycling to profesjonalna firma archiwizacyjna z dużym doświadczeniem, która świadczy kompleksowe usługi w zakresie digitalizacji wszelkiego rodzaju danych. Od przeprowadzenia skrupulatnej analizy potrzeb klienta, przez skanowanie dokumentacji, aż po jej umieszczenie na najbardziej optymalnym nośniku. Dbamy o to, aby każdy etap tego procesu przebiegał sprawnie, z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa, tak by powierzone nam dane były odpowiednio chronione.
Archiwizacja dokumentów - dlaczego warto to robić?
Prowadząc każdego rodzaju działalność, czy to jako firma czy instytucja, musimy być przygotowani na konieczność przechowywania często obszernej dokumentacji - w większości przypadków jest ona poufna i wymaga odpowiedniego zabezpieczenia, zarówno przed jej utratą, jak i dostępem do niej osób do tego nieuprawnionych, dlatego też właściwe przechowywanie dokumentacji medycznej, księgowej czy kadrowej jest niezwykle ważne.
Warto też pamiętać, że wiele firm jest prawnie zobowiązanych do przechowywania określonych danych przez dłuższy czas (np. 5 lub 10 lat). Cyfryzacja dokumentów pozwala nie tylko na ich odpowiednie zabezpieczenie, ale także uporządkowanie i skompresowanie, dzięki czemu zyskujemy dodatkową przestrzeń do przechowywania kolejnych danych. Nikt nie ma chyba też wątpliwości co do tego, że na przykład przechowywanie dokumentów księgowych albo kadrowych w wersji cyfrowej na jednym, wybranym nośniku jest po prostu niezwykle wygodne. Wyszukiwanie w nim danych jest znacznie łatwiejsze, co jest dużą oszczędnością czasu.
Jak przebiega digitalizacja danych?
Bez względu na profil działalności firmy lub instytucji, archiwizacja dokumentacji musi zostać przeprowadzona ze szczególną skrupulatnością. Korzystając z usług HSM Recycling przekonają się Państwo, iż cały proces przebiega z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa i składa się on z kilku bardzo ważnych etapów.
1. Konsultacje z klientem
Podczas bezpłatnych konsultacji staramy się zapoznać z potrzebami konkretnego klienta. Wspólnie określamy ilość dokumentów, które musi objąć taka cyfryzacja danych, oraz omawiamy szczegóły techniczne dotyczące przebiegu tego procesu. Odpowiadamy też na wszelkie pytania, które mogą się pojawić w związku z nim.
2. Wycena
Po rozmowie z klientem i określeniu jego oczekiwań analizujemy wymagania dotyczące danego zlecenia. W przypadku każdego z nich opracowujemy indywidualną ofertę cenową dla stworzenia cyfrowego archiwum dokumentów.
3. Przekazanie dokumentacji podlegającej digitalizacji
Dbamy o bezpieczne przechowywanie dokumentów, które firma przekazuje nam do zarchiwizowania, dlatego są one umieszczane w specjalnych pojemnikach, które następnie są plombowane. Oczywiście zapewniamy również w pełni bezpieczny transport dokumentacji do naszej siedziby.
4. Przygotowanie i skanowanie dokumentów
Po otwarciu zaplombowanych pojemników, przekazane nam dokumenty są segregowane oraz wyjmowane z wszelkiego typu skoroszytów, teczek, segregatorów czy foliowych koszulek. Tak przygotowana dokumentacja jest następnie skanowana. Oczywiście są to zarówno pojedyncze kartki, jak i skanowanie książek, czy też, gdy jest to niezbędne - skanowanie wielkoformatowe. Dokumenty są zapisywane w wybranym przez klienta typie plików, np. PDF czy JPEG, ale oferujemy Państwu także skanowanie w technologii OCR.
5. Archiwizacja danych
W ostatnim kroku dokumenty w cyfrowej postaci umieszczane są na wskazanym wcześniej przez klienta nośniku danych lub w chmurze. Oczywiście dane te są także odpowiednio skategoryzowane, zgodnie z ustaleniami.
Sprawdź co jeszcze mamy w ofercie:
Regularne archiwizowanie dokumentów
- skanowanie dokumentów Warszawa
- niszczenie dokumentów Warszawa
- przechowywanie dokumentów Warszawa
- utylizacja dysków twardych Warszawa
- utylizacja opakowań i produktów Warszawa
- firma utylizacyjna dokumentów Warszawa
Należy podkreślić, że na przykład archiwizacja dokumentów kadrowych lub księgowych nie jest procesem jednorazowym - cały czas wchodzimy przecież w posiadanie coraz to nowszych danych, które powinny być dodawane do istniejącego już archiwum, najlepiej na bieżąco. Dzięki temu dokumentacja będzie uporządkowana i przede wszystkim bezpieczna, chroniąc nas przed jej niespodziewaną utratą w wyniku ludzkiego błędu, awarii sprzętu czy umyślnego działania osób trzecich.
Ważny jest także dobór najlepszego możliwego nośnika danych. Powinien on przede wszystkim wyróżniać się właściwymi parametrami technicznymi, które pozwolą umieścić na nim całą dokumentację w jej cyfrowej postaci. Naturalnie musimy też zwracać uwagę na to, aby nośnik ten był niezawodny i by zapewniał nam możliwość jego odpowiedniego zabezpieczenia.
Profesjonalna digitalizacja dokumentów
Mając świadomość tego, jak duże znaczenie ma archiwizacja danych, którymi dysponuje każda firma lub instytucja, oferujemy Państwu najwyższej jakości usługi w tym zakresie. Posiadając odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie jesteśmy w stanie sprawnie przeprowadzić cyfryzację dokumentacji z zachowaniem wszelkich procedur, które doskonale zabezpieczą Państwa dane, dzięki czemu będą one wygodnie przechowywane, uporządkowane i przede wszystkim - należycie chronione.
Archiwizacja dokumentów – tradycyjnie czy nowocześnie?
Wiele firm decyduje się na archiwizację dokumentów w tradycyjny sposób, wykorzystując w tym celu specjalne pudełka archiwizacyjne. Metoda ta dzisiaj wydaje się być nieco przestarzała. Zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, iż przechowywanie dużej ilości dokumentów w pudełkach zajmuje dużo miejsca.
Rozwiązaniem na miarę nowoczesnej firmy jest cyfryzacja dokumentacji. To stosunkowo prosty, ale dość czasochłonny proces, który polega na dokładnym skanowaniu dokumentów i umieszczaniu ich na trwałych nośnikach danych bądź w chmurze, w zależności od indywidualnych oczekiwań. Ponieważ czynność ta może zajmować znaczną ilość czasu, zwłaszcza w przypadku pokaźnej sterty dokumentów, warto skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy.
W HSM Recycling dopasujemy nasze usługi do Twoich potrzeb i zapewnimy sprawną archiwizację dokumentów w wybranych przez Ciebie formatach i na określonych nośnikach.
Jakie metody archiwizacji wybrać?
Archiwizacja dokumentów księgowych, kadrowych bądź innych powinna być przeprowadzona w taki sposób, aby w razie potrzeby, zapewnić łatwy dostęp do konkretnych dokumentów. Ma to szczególne znaczenie np. w przypadku kontroli organu skarbowego.
Używanie odpowiednich nośników danych ułatwia zachowanie porządku w firmowym archiwum. W tym miejscu pojawia się pytanie – jakie nośniki danych najlepiej sprawdzą się do archiwizacji cyfrowej dokumentów? Bardzo ważne jest, aby cechowały się one trwałością i odpornością na uszkodzenia, co pozwoli uchronić się przed przypadkową utratą danych. W tej roli doskonale sprawdza się dysk twardy, ale coraz częściej do archiwizacji dokumentów wykorzystuje się tzw. chmurę danych.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów – Warszawa
Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne to znaczna oszczędność miejsca. Nie musisz wydzielać w biurze osobnego pomieszczenia na archiwum i martwić się, że dokumenty przypadkiem trafią w niepowołane ręce. Cyfrowa archiwizacja dokumentów pozwoli Ci zyskać dodatkową przestrzeń i zwiększyć bezpieczeństwo przechowywanych danych.
Przykładamy wagę do tego, aby każdy etap zlecenia został wykonany z przykładną pieczołowitością oraz zachowaniem koniecznych zasad bezpieczeństwa. Jako doświadczona firma archiwizacyjna, dajemy gwarancję stuprocentowej poufności oraz bezpieczeństwa powierzonych nam danych. Korzystając z naszych usług, masz możliwość wyboru spośród różnych możliwości digitalizacji danych. Ty decydujesz, w jakim formacie mają być zapisane zeskanowane dokumenty oraz na jakim nośniku będą przechowywane. Systematyczna archiwizacja plików pozwoli utrzymać należyty porządek wśród licznej dokumentacji, a w razie potrzeby umożliwi błyskawiczne odnalezienie wybranych plików.
Archiwizacja plików – Warszawa
Jeśli interesuje Cię profesjonalna cyfryzacja dokumentacji w Twojej firmie, oferta HSM Recycling spełni Twoje oczekiwania. Dokładamy starań, aby nasze usługi odpowiadały wymaganiom każdego Klienta. W tym celu przeprowadzamy bezpłatną konsultację i omawiamy indywidualne oczekiwania danego Klienta. Archiwizacja cyfrowa dokumentów należy do głównych specjalności naszej firmy. Jeśli zależy Ci na poufności, niezawodności i maksymalnym bezpieczeństwie, skorzystaj z usług HSM Recycling!