Skanowanie i archiwizacja dokumentów: cyfryzacja i digitalizacja dokumentów

HSM Recycling to profesjonalna firma archiwizacyjna z dużym doświadczeniem, która świadczy kompleksowe usługi w zakresie digitalizacji wszelkiego rodzaju danych. Od przeprowadzenia skrupulatnej analizy potrzeb klienta, przez skanowanie dokumentacji, aż po jej umieszczenie na najbardziej optymalnym nośniku. Dbamy o to, aby każdy etap tego procesu przebiegał sprawnie, z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa, tak by powierzone nam dane były odpowiednio chronione.

niszczenie dysków twardych - infografika

Archiwizacja dokumentów - dlaczego warto to robić?

Prowadząc każdego rodzaju działalność, czy to jako firma czy instytucja, musimy być przygotowani na konieczność przechowywania często obszernej dokumentacji - w większości przypadków jest ona poufna i wymaga odpowiedniego zabezpieczenia, zarówno przed jej utratą, jak i dostępem do niej osób do tego nieuprawnionych, dlatego też właściwe przechowywanie dokumentacji medycznej, księgowej czy kadrowej jest niezwykle ważne.

Warto też pamiętać, że wiele firm jest prawnie zobowiązanych do przechowywania określonych danych przez dłuższy czas (np. 5 lub 10 lat). Cyfryzacja dokumentów pozwala nie tylko na ich odpowiednie zabezpieczenie, ale także uporządkowanie i skompresowanie, dzięki czemu zyskujemy dodatkową przestrzeń do przechowywania kolejnych danych. Nikt nie ma chyba też wątpliwości co do tego, że na przykład przechowywanie dokumentów księgowych albo kadrowych w wersji cyfrowej na jednym, wybranym nośniku jest po prostu niezwykle wygodne. Wyszukiwanie w nim danych jest znacznie łatwiejsze, co jest dużą oszczędnością czasu.

Jak przebiega digitalizacja danych?

Bez względu na profil działalności firmy lub instytucji, archiwizacja dokumentacji musi zostać przeprowadzona ze szczególną skrupulatnością. Korzystając z usług HSM Recycling przekonają się Państwo, iż cały proces przebiega z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa i składa się on z kilku bardzo ważnych etapów.

1. Konsultacje z klientem

Podczas bezpłatnych konsultacji staramy się zapoznać z potrzebami konkretnego klienta. Wspólnie określamy ilość dokumentów, które musi objąć taka cyfryzacja danych, oraz omawiamy szczegóły techniczne dotyczące przebiegu tego procesu. Odpowiadamy też na wszelkie pytania, które mogą się pojawić w związku z nim.

2. Wycena

Po rozmowie z klientem i określeniu jego oczekiwań analizujemy wymagania dotyczące danego zlecenia. W przypadku każdego z nich opracowujemy indywidualną ofertę cenową dla stworzenia cyfrowego archiwum dokumentów.

3. Przekazanie dokumentacji podlegającej digitalizacji

Dbamy o bezpieczne przechowywanie dokumentów, które firma przekazuje nam do zarchiwizowania, dlatego są one umieszczane w specjalnych pojemnikach, które następnie są plombowane. Oczywiście zapewniamy również w pełni bezpieczny transport dokumentacji do naszej siedziby.

4. Przygotowanie i skanowanie dokumentów

Po otwarciu zaplombowanych pojemników, przekazane nam dokumenty są segregowane oraz wyjmowane z wszelkiego typu skoroszytów, teczek, segregatorów czy foliowych koszulek. Tak przygotowana dokumentacja jest następnie skanowana. Oczywiście są to zarówno pojedyncze kartki, jak i skanowanie książek, czy też, gdy jest to niezbędne - skanowanie wielkoformatowe. Dokumenty są zapisywane w wybranym przez klienta typie plików, np. PDF czy JPEG, ale oferujemy Państwu także skanowanie w technologii OCR.

5. Archiwizacja danych

W ostatnim kroku dokumenty w cyfrowej postaci umieszczane są na wskazanym wcześniej przez klienta nośniku danych lub w chmurze. Oczywiście dane te są także odpowiednio skategoryzowane, zgodnie z ustaleniami.

Regularne archiwizowanie dokumentów

Należy podkreślić, że na przykład archiwizacja dokumentów kadrowych lub księgowych nie jest procesem jednorazowym - cały czas wchodzimy przecież w posiadanie coraz to nowszych danych, które powinny być dodawane do istniejącego już archiwum, najlepiej na bieżąco. Dzięki temu dokumentacja będzie uporządkowana i przede wszystkim bezpieczna, chroniąc nas przed jej niespodziewaną utratą w wyniku ludzkiego błędu, awarii sprzętu czy umyślnego działania osób trzecich.

Ważny jest także dobór najlepszego możliwego nośnika danych. Powinien on przede wszystkim wyróżniać się właściwymi parametrami technicznymi, które pozwolą umieścić na nim całą dokumentację w jej cyfrowej postaci. Naturalnie musimy też zwracać uwagę na to, aby nośnik ten był niezawodny i by zapewniał nam możliwość jego odpowiedniego zabezpieczenia.

Profesjonalna digitalizacja dokumentów

Mając świadomość tego, jak duże znaczenie ma archiwizacja danych, którymi dysponuje każda firma lub instytucja, oferujemy Państwu najwyższej jakości usługi w tym zakresie. Posiadając odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie jesteśmy w stanie sprawnie przeprowadzić cyfryzację dokumentacji z zachowaniem wszelkich procedur, które doskonale zabezpieczą Państwa dane, dzięki czemu będą one wygodnie przechowywane, uporządkowane i przede wszystkim - należycie chronione.

Kontakt z HSM Recycling

HSM Recycling Spółka Cywilna

ul. Mianowskiego 24/30
02-044 Warszawa

Sebatian Dudecki: 720-875-885
Hubert Dudecki: 513-138-109

Aktualności