Bezpłatne niszczenie dokumentów do 31.07.2024

Archiwizacja dokumentów - cyfryzacja dokumentacji

HSM Recycling to profesjonalna firma archiwizacyjna z dużym doświadczeniem, która świadczy kompleksowe usługi w zakresie digitalizacji wszelkiego rodzaju danych. Od przeprowadzenia skrupulatnej analizy potrzeb klienta, przez skanowanie dokumentacji, aż po jej umieszczenie na najbardziej optymalnym nośniku. Dbamy o to, aby każdy etap tego procesu przebiegał sprawnie, z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa, tak by powierzone nam dane były odpowiednio chronione.

niszczenie dysków twardych - infografika

Archiwizacja dokumentów - dlaczego warto to robić?

Prowadząc każdego rodzaju działalność, czy to jako firma czy instytucja, musimy być przygotowani na konieczność przechowywania często obszernej dokumentacji - w większości przypadków jest ona poufna i wymaga odpowiedniego zabezpieczenia, zarówno przed jej utratą, jak i dostępem do niej osób do tego nieuprawnionych, dlatego też właściwe przechowywanie dokumentacji medycznej, księgowej czy kadrowej jest niezwykle ważne.

Warto też pamiętać, że wiele firm jest prawnie zobowiązanych do przechowywania określonych danych przez dłuższy czas (np. 5 lub 10 lat). Cyfryzacja dokumentów pozwala nie tylko na ich odpowiednie zabezpieczenie, ale także uporządkowanie i skompresowanie, dzięki czemu zyskujemy dodatkową przestrzeń do przechowywania kolejnych danych. Nikt nie ma chyba też wątpliwości co do tego, że na przykład przechowywanie dokumentów księgowych albo kadrowych w wersji cyfrowej na jednym, wybranym nośniku jest po prostu niezwykle wygodne. Wyszukiwanie w nim danych jest znacznie łatwiejsze, co jest dużą oszczędnością czasu.

Jak przebiega digitalizacja danych?

Bez względu na profil działalności firmy lub instytucji, archiwizacja dokumentacji musi zostać przeprowadzona ze szczególną skrupulatnością. Korzystając z usług HSM Recycling przekonają się Państwo, iż cały proces przebiega z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa i składa się on z kilku bardzo ważnych etapów.

1. Konsultacje z klientem

Podczas bezpłatnych konsultacji staramy się zapoznać z potrzebami konkretnego klienta. Wspólnie określamy ilość dokumentów, które musi objąć taka cyfryzacja danych, oraz omawiamy szczegóły techniczne dotyczące przebiegu tego procesu. Odpowiadamy też na wszelkie pytania, które mogą się pojawić w związku z nim.

2. Wycena

Po rozmowie z klientem i określeniu jego oczekiwań analizujemy wymagania dotyczące danego zlecenia. W przypadku każdego z nich opracowujemy indywidualną ofertę cenową dla stworzenia cyfrowego archiwum dokumentów.

3. Przekazanie dokumentacji podlegającej digitalizacji

Dbamy o bezpieczne przechowywanie dokumentów, które firma przekazuje nam do zarchiwizowania, dlatego są one umieszczane w specjalnych pojemnikach, które następnie są plombowane. Oczywiście zapewniamy również w pełni bezpieczny transport dokumentacji do naszej siedziby.

4. Przygotowanie i skanowanie dokumentów

Po otwarciu zaplombowanych pojemników, przekazane nam dokumenty są segregowane oraz wyjmowane z wszelkiego typu skoroszytów, teczek, segregatorów czy foliowych koszulek. Tak przygotowana dokumentacja jest następnie skanowana. Oczywiście są to zarówno pojedyncze kartki, jak i skanowanie książek, czy też, gdy jest to niezbędne - skanowanie wielkoformatowe. Dokumenty są zapisywane w wybranym przez klienta typie plików, np. PDF czy JPEG, ale oferujemy Państwu także skanowanie w technologii OCR.

5. Archiwizacja danych

W ostatnim kroku dokumenty w cyfrowej postaci umieszczane są na wskazanym wcześniej przez klienta nośniku danych lub w chmurze. Oczywiście dane te są także odpowiednio skategoryzowane, zgodnie z ustaleniami.

Sprawdź co jeszcze mamy w ofercie:

Regularne archiwizowanie dokumentów

Należy podkreślić, że na przykład archiwizacja dokumentów kadrowych lub księgowych nie jest procesem jednorazowym - cały czas wchodzimy przecież w posiadanie coraz to nowszych danych, które powinny być dodawane do istniejącego już archiwum, najlepiej na bieżąco. Dzięki temu dokumentacja będzie uporządkowana i przede wszystkim bezpieczna, chroniąc nas przed jej niespodziewaną utratą w wyniku ludzkiego błędu, awarii sprzętu czy umyślnego działania osób trzecich.

Ważny jest także dobór najlepszego możliwego nośnika danych. Powinien on przede wszystkim wyróżniać się właściwymi parametrami technicznymi, które pozwolą umieścić na nim całą dokumentację w jej cyfrowej postaci. Naturalnie musimy też zwracać uwagę na to, aby nośnik ten był niezawodny i by zapewniał nam możliwość jego odpowiedniego zabezpieczenia.

Profesjonalna digitalizacja dokumentów

Mając świadomość tego, jak duże znaczenie ma archiwizacja danych, którymi dysponuje każda firma lub instytucja, oferujemy Państwu najwyższej jakości usługi w tym zakresie. Posiadając odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie jesteśmy w stanie sprawnie przeprowadzić cyfryzację dokumentacji z zachowaniem wszelkich procedur, które doskonale zabezpieczą Państwa dane, dzięki czemu będą one wygodnie przechowywane, uporządkowane i przede wszystkim - należycie chronione.

Archiwizacja dokumentów – tradycyjnie czy nowocześnie?

Wiele firm decyduje się na archiwizację dokumentów w tradycyjny sposób, wykorzystując w tym celu specjalne pudełka archiwizacyjne. Metoda ta dzisiaj wydaje się być nieco przestarzała. Zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, iż przechowywanie dużej ilości dokumentów w pudełkach zajmuje dużo miejsca.

Rozwiązaniem na miarę nowoczesnej firmy jest cyfryzacja dokumentacji. To stosunkowo prosty, ale dość czasochłonny proces, który polega na dokładnym skanowaniu dokumentów i umieszczaniu ich na trwałych nośnikach danych bądź w chmurze, w zależności od indywidualnych oczekiwań. Ponieważ czynność ta może zajmować znaczną ilość czasu, zwłaszcza w przypadku pokaźnej sterty dokumentów, warto skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy.

W HSM Recycling dopasujemy nasze usługi do Twoich potrzeb i zapewnimy sprawną archiwizację dokumentów w wybranych przez Ciebie formatach i na określonych nośnikach.

Jakie metody archiwizacji wybrać?

Archiwizacja dokumentów księgowych, kadrowych bądź innych powinna być przeprowadzona w taki sposób, aby w razie potrzeby, zapewnić łatwy dostęp do konkretnych dokumentów. Ma to szczególne znaczenie np. w przypadku kontroli organu skarbowego.

Używanie odpowiednich nośników danych ułatwia zachowanie porządku w firmowym archiwum. W tym miejscu pojawia się pytanie – jakie nośniki danych najlepiej sprawdzą się do archiwizacji cyfrowej dokumentów? Bardzo ważne jest, aby cechowały się one trwałością i odpornością na uszkodzenia, co pozwoli uchronić się przed przypadkową utratą danych. W tej roli doskonale sprawdza się dysk twardy, ale coraz częściej do archiwizacji dokumentów wykorzystuje się tzw. chmurę danych.

Profesjonalna archiwizacja dokumentów – Warszawa

Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne to znaczna oszczędność miejsca. Nie musisz wydzielać w biurze osobnego pomieszczenia na archiwum i martwić się, że dokumenty przypadkiem trafią w niepowołane ręce. Cyfrowa archiwizacja dokumentów pozwoli Ci zyskać dodatkową przestrzeń i zwiększyć bezpieczeństwo przechowywanych danych.

Przykładamy wagę do tego, aby każdy etap zlecenia został wykonany z przykładną pieczołowitością oraz zachowaniem koniecznych zasad bezpieczeństwa. Jako doświadczona firma archiwizacyjna, dajemy gwarancję stuprocentowej poufności oraz bezpieczeństwa powierzonych nam danych. Korzystając z naszych usług, masz możliwość wyboru spośród różnych możliwości digitalizacji danych. Ty decydujesz, w jakim formacie mają być zapisane zeskanowane dokumenty oraz na jakim nośniku będą przechowywane. Systematyczna archiwizacja plików pozwoli utrzymać należyty porządek wśród licznej dokumentacji, a w razie potrzeby umożliwi błyskawiczne odnalezienie wybranych plików.

Archiwizacja plików – Warszawa

Jeśli interesuje Cię profesjonalna cyfryzacja dokumentacji w Twojej firmie, oferta HSM Recycling spełni Twoje oczekiwania. Dokładamy starań, aby nasze usługi odpowiadały wymaganiom każdego Klienta. W tym celu przeprowadzamy bezpłatną konsultację i omawiamy indywidualne oczekiwania danego Klienta. Archiwizacja cyfrowa dokumentów należy do głównych specjalności naszej firmy. Jeśli zależy Ci na poufności, niezawodności i maksymalnym bezpieczeństwie, skorzystaj z usług HSM Recycling!

Kontakt z HSM Recycling

HSM Recycling Spółka Cywilna

ul. Mianowskiego 24/30
02-044 Warszawa

Sebatian Dudecki: 720-875-885
Hubert Dudecki: 513-138-109

Aktualności

Hakerzy przejmują dane użytkownicy Apple. Nie klikajcie w te linki!

Cyberprzestępcy niestety wykorzystują w swoich działaniach coraz bardziej złożone technologie, przez co w dużej mierze stale doskonalą swoje metody ataku. Przekonać się mogą o tym niestety użytkownicy sprzętów Apple. Ostatnio pojawiła się bowiem nowa groźba, szczególnie dotykająca użytkowników tej amerykańskiej firmy. Czym jest ta nowa metoda i jak możemy się przed nią chronić?

Ekologia cały czas na pierwszym miejscu. Nadchodzi era zielonych biurowców

Kwestie związane z ochroną środowiska z roku na rok stają się coraz bardziej palącym tematem. Firmy i instytucje, zdając sobie sprawę z konieczności działań proekologicznych, zaczynają inwestować w nowe technologie i strategie mające na celu zmniejszenie swojego wpływu na środowisko. Dlatego też, jak wynika z licznych badań inicjatywy z zakresu środowiska, społeczeństwa i zarządzania będą coraz ważniejsze zarówno dla inwestorów instytucjonalnych, akcjonariuszy, jak i otoczenia biznesowego firm. Jednym z obszarów, który zyskuje coraz większą uwagę, jest właśnie sektor biurowy.

Czym są dane wrażliwe i jak skutecznie zabezpieczyć je w firmie

W coraz to bardziej cyfrowym świecie ochrona danych wrażliwych w firmie staje się bez dwóch zdań priorytetem. Dane wrażliwe obejmują bowiem wszelkie informacje, które mogą zostać następnie wykorzystane do identyfikacji lub zidentyfikowania osoby fizycznej. Mogą to być, chociażby dane osobowe, finansowe, medyczne, informacje handlowe czy też wiele innych istotnych informacji. Niezależnie od rodzaju danych, ich niewłaściwe zabezpieczenie może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym wycieku danych, utraty zaufania klientów, sankcji prawnych i strat finansowych. Dlatego też skutecznie zabezpieczenie ich w każdej firmie powinno być priorytetem.

Zakaz sprzedaży plastikowych produktów - czym jest dyrektywa plastikowa?

W dzisiejszych czasach walka z plastikiem i innymi szkodliwymi związkami staje się priorytetem na całym świecie. Jednym z najnowszych kroków w tym kierunku jest wprowadzenie zakazu plastikowych naczyń i sztućców w kolejnym kraju. To nie tylko symboliczny gest, ale także znaczący krok w kierunku ochrony środowiska. Tym razem chodzi o Anglię, gdzie od października 2023 roku wszedł w życie zakaz używania jednorazowych plastikowych sztućców, talerzy, ale także styropianowych kubków czy pojemników na żywność. Wcześniej takie zakazy wprowadzono już w sąsiadującej Szkocji oraz Walii.

Podatek od plastiku - nowy obowiązek wchodzi w życie od początku roku

Od 1 stycznia 2024 roku obowiązuje nas nowy podatek od plastiku, który ma na celu ograniczenie zużycia tego materiału i ochronę środowiska. Podatek ten dotyczy producentów i importerów opakowań z tworzyw sztucznych, a także sprzedawców towarów w takich opakowaniach. Jak wpłynie on na nasze portfele i na gospodarkę? Jedno wiemy na pewno - za zakupy czy jedzenie na wynos zapłacimy więcej, bowiem należy doliczyć od 20 do 25 groszy za plastikowe opakowania. Właściciele biznesów z kolei będą musieli dbać o właściwy recykling.

Ochrona danych w samochodzie - raport o zbieraniu danych w samochodach

W dzisiejszym, coraz bardziej zautomatyzowanym świecie, samochody stają się również coraz bardziej zaawansowane technologicznie. Jednakże w miarę jak technologia wchodzi w sferę motoryzacji, pojawiają się nowe wyzwania dotyczące ochrony danych. Raporty ostatnich lat wykazują, że nasze samochody gromadzą i przetwarzają ogromne ilości informacji na nasz temat, a ochrona tych danych pozostawia wiele do życzenia. Technologia stosowana w najnowszych autach nie rejestruje bowiem tylko informacji o lokalizacji i prędkości, ale także inne dane. Jakie więc kroki możemy podjąć, aby chronić naszą prywatność i bezpieczeństwo w motoryzacji?

Karty płatnicze z kukurydzy - nowość od Ekologicznego Banku Pocztowego

W miarę rosnącej naszej świadomości ekologiczna, coraz więcej instytucji finansowych podejmuje inicjatywy mające na celu zmniejszenie swojego wpływu na środowisko. Jednym z takich innowacyjnych kroków jest wprowadzenie kart płatniczych wykonanych z kukurydzy przez Bank Pocztowy. To zdecydowanie krok w dobrą stronę w dążeniu do bardziej zrównoważonego i przyjaznego dla środowiska systemu bankowości. Klienci banku będą mogli skorzystać z tej opcji już od 1 listopada 2023 roku. Skąd jednak wziął się taki pomysł na karty płatnicze właśnie z kukurydzy?

ekologiczny styl życia, dlaczego warto zacząć żyć ekologicznie z początkiem roku?

Nowy rok to czas, kiedy wielu z nas stawia sobie nowe cele i postanowienia. Może wśród nich jest też chęć zmiany swoich nawyków na bardziej przyjazne dla środowiska? Jeśli tak, to gratulacje, w końcu ekologiczny styl życia to nie tylko korzyść dla planety, ale też dla naszego zdrowia, samopoczucia i portfela. Jak jednak zacząć przygodę z ekologią i jakie kroki podjąć, aby zmniejszyć swój ślad węglowy, nie odmawiając sobie niczego, a wręcz czerpiąc przyjemność?

Bezpieczeństwo danych osobowych - jakie są zasady ochrony danych obywateli?

W ostatnich latach zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych stały się jednym z najważniejszych wyzwań w erze cyfrowej. W odpowiedzi na rosnące zagrożenia i troskę o ochronę prywatności obywateli, rząd postanowił wprowadzić więc nowe rozwiązania, mające na celu podniesienie poziomu bezpieczeństwa danych. Już pod koniec 2023 roku, a konkretnie 17 listopada rozpoczął się proces związany z wdrożeniem odpowiednich zabezpieczeń, które mają nas w przyszłości ustrzec przed ewentualnymi konsekwencjami kradzieży tożsamości. Poniżej postaramy się zgłębić szczegóły I etapu nowego projektu, który ma zrewolucjonizować ochronę informacji obywateli.