Bezpłatne niszczenie dokumentów do 30.04.2024

Przechowywanie dokumentów księgowych — jaki okres obowiązuje?

Dokumentacja księgowa to zbiór dokumentów niezbędnych do prawidłowego prowadzenia rachunkowości oraz sprawozdawczości finansowej w przedsiębiorstwie. Przechowywanie dokumentów księgowych jest kluczowe dla zachowania ciągłości oraz spójności finansowej firmy, a także dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi.Zapraszamy do lektury naszego wpisu, w którym wyjaśniamy, czym jest dokumentacja rachunkowa, jak ją przechowywać, a także odpowiadamy na pytanie: przechowywanie dokumentów księgowych ile lat?

Czym jest dokumentacja rachunkowa?

Dokumentacja rachunkowa to zbiór dokumentów, które pozwalają na utrzymanie przejrzystości finansowej i rachunkowości w przedsiębiorstwie. Obejmuje ona różne rodzaje dokumentów, takich jak faktury, wyciągi bankowe, umowy czy deklaracje podatkowe. Każdy z tych dokumentów ma swoje miejsce w systemie księgowym, umożliwiając kontrolę oraz analizę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Jak przechowywać dokumentację księgową?

Przechowywanie dokumentów księgowych musi być wykonywane zgodnie z prawem. Mogą być one trzymane w głównej siedzibie przedsiębiorstwa, choć nie jest to obowiązkowe. Istnieje bowiem możliwość, że różnego rodzaju akta będą dostępne w oddziale firmy lub należącej do niej nieruchomościach. Fakt ten należy zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego.  

Archiwum z dokumentami księgowymi powinno być zabezpieczone w taki sposób, aby zapewnić ich odpowiednią ochronę przed uszkodzeniem, utratą, nieuprawnionym dostępem i niezgodnym z prawem wykorzystaniem. 

W przypadku fizycznych zabezpieczeń dokumenty powinny być przechowywane w pomieszczeniu z zamkiem, alarmem i systemem kontroli dostępu, aby ograniczyć dostęp do autoryzowanego personelu. Ochrona przed pożarem może obejmować czujniki dymu oraz  systemy gaśnicze. Ochrona przed zalaniem może polegać na umiejscowieniu archiwum na wyższych piętrach budynku. 

Przechowywanie dokumentacji poza firmą

W przypadku braku odpowiednich warunków do przechowywania dokumentacji księgowej w siedzibie firmy istnieje możliwość wynajęcia specjalistycznych firm do przechowywania dokumentacji na zewnątrz. Takie firmy oferują zabezpieczony i kontrolowany dostęp do dokumentów, a także mogą pomóc w procesie digitalizacji dokumentacji. Firma archiwizacyjna zrobi to w sposób profesjonalny.

Okres przechowywania dokumentów księgowych

Okres przechowywania dokumentów księgowych regulują odpowiednie przepisy prawa. W Polsce zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe  należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym zostały sporządzone. Ten sam termin dotyczy również różnego rodzaju dokumentów inwentaryzacyjnych. Jednakże niektóre akta, takie jak umowy, dokumenty podatkowe czy te związane z nieruchomościami, mogą wymagać dłuższego okresu przechowywania, zgodnie z innymi przepisami. Kwestią wyjątku jest okres przechowywania dokumentów księgowych związanych ze sprzedażą detaliczną. Je należy przechowywać do momentu zatwierdzenia danego roku obrotowego. 

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej jest również coraz popularniejszą formą czynności, jaką jest archiwizacja dokumentów. Tu jednak również należy pamiętać o zabezpieczeniu bazy, w tym o wykonaniu jej backupu, tak, by w razie awarii nie uległa ona całkowitemu zniszczeniu. Niemniej jednak korzystać z nowoczesnych technologii, takich jak digitalizacja dokumentów, aby ułatwić proces przechowywania oraz udostępniania informacji oraz w pewien sposób chronić środowisko naturalne.

Kontakt z HSM Recycling

HSM Recycling Spółka Cywilna

ul. Mianowskiego 24/30
02-044 Warszawa

Sebatian Dudecki: 720-875-885
Hubert Dudecki: 513-138-109

Aktualności

Zakaz sprzedaży plastikowych produktów - czym jest dyrektywa plastikowa?

W dzisiejszych czasach walka z plastikiem i innymi szkodliwymi związkami staje się priorytetem na całym świecie. Jednym z najnowszych kroków w tym kierunku jest wprowadzenie zakazu plastikowych naczyń i sztućców w kolejnym kraju. To nie tylko symboliczny gest, ale także znaczący krok w kierunku ochrony środowiska. Tym razem chodzi o Anglię, gdzie od października 2023 roku wszedł w życie zakaz używania jednorazowych plastikowych sztućców, talerzy, ale także styropianowych kubków czy pojemników na żywność. Wcześniej takie zakazy wprowadzono już w sąsiadującej Szkocji oraz Walii.

Podatek od plastiku - nowy obowiązek wchodzi w życie od początku roku

Od 1 stycznia 2024 roku obowiązuje nas nowy podatek od plastiku, który ma na celu ograniczenie zużycia tego materiału i ochronę środowiska. Podatek ten dotyczy producentów i importerów opakowań z tworzyw sztucznych, a także sprzedawców towarów w takich opakowaniach. Jak wpłynie on na nasze portfele i na gospodarkę? Jedno wiemy na pewno - za zakupy czy jedzenie na wynos zapłacimy więcej, bowiem należy doliczyć od 20 do 25 groszy za plastikowe opakowania. Właściciele biznesów z kolei będą musieli dbać o właściwy recykling.

Ochrona danych w samochodzie - raport o zbieraniu danych w samochodach

W dzisiejszym, coraz bardziej zautomatyzowanym świecie, samochody stają się również coraz bardziej zaawansowane technologicznie. Jednakże w miarę jak technologia wchodzi w sferę motoryzacji, pojawiają się nowe wyzwania dotyczące ochrony danych. Raporty ostatnich lat wykazują, że nasze samochody gromadzą i przetwarzają ogromne ilości informacji na nasz temat, a ochrona tych danych pozostawia wiele do życzenia. Technologia stosowana w najnowszych autach nie rejestruje bowiem tylko informacji o lokalizacji i prędkości, ale także inne dane. Jakie więc kroki możemy podjąć, aby chronić naszą prywatność i bezpieczeństwo w motoryzacji?

Karty płatnicze z kukurydzy - nowość od Ekologicznego Banku Pocztowego

W miarę rosnącej naszej świadomości ekologiczna, coraz więcej instytucji finansowych podejmuje inicjatywy mające na celu zmniejszenie swojego wpływu na środowisko. Jednym z takich innowacyjnych kroków jest wprowadzenie kart płatniczych wykonanych z kukurydzy przez Bank Pocztowy. To zdecydowanie krok w dobrą stronę w dążeniu do bardziej zrównoważonego i przyjaznego dla środowiska systemu bankowości. Klienci banku będą mogli skorzystać z tej opcji już od 1 listopada 2023 roku. Skąd jednak wziął się taki pomysł na karty płatnicze właśnie z kukurydzy?

ekologiczny styl życia, dlaczego warto zacząć żyć ekologicznie z początkiem roku?

Nowy rok to czas, kiedy wielu z nas stawia sobie nowe cele i postanowienia. Może wśród nich jest też chęć zmiany swoich nawyków na bardziej przyjazne dla środowiska? Jeśli tak, to gratulacje, w końcu ekologiczny styl życia to nie tylko korzyść dla planety, ale też dla naszego zdrowia, samopoczucia i portfela. Jak jednak zacząć przygodę z ekologią i jakie kroki podjąć, aby zmniejszyć swój ślad węglowy, nie odmawiając sobie niczego, a wręcz czerpiąc przyjemność?

Bezpieczeństwo danych osobowych - jakie są zasady ochrony danych obywateli?

W ostatnich latach zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych stały się jednym z najważniejszych wyzwań w erze cyfrowej. W odpowiedzi na rosnące zagrożenia i troskę o ochronę prywatności obywateli, rząd postanowił wprowadzić więc nowe rozwiązania, mające na celu podniesienie poziomu bezpieczeństwa danych. Już pod koniec 2023 roku, a konkretnie 17 listopada rozpoczął się proces związany z wdrożeniem odpowiednich zabezpieczeń, które mają nas w przyszłości ustrzec przed ewentualnymi konsekwencjami kradzieży tożsamości. Poniżej postaramy się zgłębić szczegóły I etapu nowego projektu, który ma zrewolucjonizować ochronę informacji obywateli.

Czyszczenie dysku Windows 10 - jak oczyścić komputer ze śmieci

Komputery są już nieodłącznym towarzyszem w każdej firmie. Z biegiem czasu nagromadzone na nich pliki i śmieci mogą spowolnić działanie sprzętu. Czyszczenie dysku Windows 10 to skuteczny sposób na przywrócenie sprawnego funkcjonowania komputera. Jednak nie zawsze samo czyszczenie jest odpowiednim działaniem. W przypadku nagromadzenia dokumentów, a także po upływie ustawowego ich przechowywania, konieczne może być nawet niszczenie dysków. W niniejszym artykule dowiesz się, dlaczego warto regularnie przeprowadzać czyszczenie systemu Windows, a także jak to zrobić i kiedy niezbędne okaże się skorzystanie z utylizacji urządzeń elektronicznych w firmie!

Na święta nowy typ oszustwa. Tym razem na "wstrzymaną paczkę"

Święta Bożego Narodzenia to czas radości, prezentów i miłości. Niestety, to także okres, w którym oszuści intensyfikują swoje działania, wykorzystując świąteczny zgiełk i wzmożoną aktywność zakupową. Jednym z najnowszych trendów w dziedzinie oszustw internetowych jest tajemnicza "wstrzymana paczka". Od wielu dni możemy zaobserwować ten proceder, który dotyczy dwóch największych dostawców w naszym kraju, czyli inPost oraz Poczty Polskiej. Poniżej dokładnie przyjrzymy się tej nowej technice oszustw, omówimy, jak się przed nią bronić, a także dowiemy dowiemy się, dlaczego warto być szczególnie czujnym w okresie przedświątecznym.

Jakie odpady możemy poddać recyklingowi?

Recykling to kluczowy element dbania o naszą planetę i zachowanie zasobów naturalnych. Zrozumienie, jakie odpady możemy poddać recyklingowi, to w końcu nie tylko kwestia ekologii, ale także aktywnego zaangażowania każdego z nas w tworzenie zrównoważonej przyszłości.Warto mieć jednak świadomość, że nie wszystkie rodzaje odpadów możemy poddawać recyklingowi. Dlatego też poniżej postaramy się omówić najważniejsze aspekty z nim związane i przedstawić materiały, którym warto dawać „drugie życie”.