Przechowywanie dokumentów księgowych — jaki okres obowiązuje?
Dokumentacja księgowa to zbiór dokumentów niezbędnych do prawidłowego prowadzenia rachunkowości oraz sprawozdawczości finansowej w przedsiębiorstwie. Przechowywanie dokumentów księgowych jest kluczowe dla zachowania ciągłości oraz spójności finansowej firmy, a także dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi.Zapraszamy do lektury naszego wpisu, w którym wyjaśniamy, czym jest dokumentacja rachunkowa, jak ją przechowywać, a także odpowiadamy na pytanie: przechowywanie dokumentów księgowych ile lat?
Czym jest dokumentacja rachunkowa?
Dokumentacja rachunkowa to zbiór dokumentów, które pozwalają na utrzymanie przejrzystości finansowej i rachunkowości w przedsiębiorstwie. Obejmuje ona różne rodzaje dokumentów, takich jak faktury, wyciągi bankowe, umowy czy deklaracje podatkowe. Każdy z tych dokumentów ma swoje miejsce w systemie księgowym, umożliwiając kontrolę oraz analizę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
Jak przechowywać dokumentację księgową?
Przechowywanie dokumentów księgowych musi być wykonywane zgodnie z prawem. Mogą być one trzymane w głównej siedzibie przedsiębiorstwa, choć nie jest to obowiązkowe. Istnieje bowiem możliwość, że różnego rodzaju akta będą dostępne w oddziale firmy lub należącej do niej nieruchomościach. Fakt ten należy zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego.
Archiwum z dokumentami księgowymi powinno być zabezpieczone w taki sposób, aby zapewnić ich odpowiednią ochronę przed uszkodzeniem, utratą, nieuprawnionym dostępem i niezgodnym z prawem wykorzystaniem.
W przypadku fizycznych zabezpieczeń dokumenty powinny być przechowywane w pomieszczeniu z zamkiem, alarmem i systemem kontroli dostępu, aby ograniczyć dostęp do autoryzowanego personelu. Ochrona przed pożarem może obejmować czujniki dymu oraz systemy gaśnicze. Ochrona przed zalaniem może polegać na umiejscowieniu archiwum na wyższych piętrach budynku.
Przechowywanie dokumentacji poza firmą
W przypadku braku odpowiednich warunków do przechowywania dokumentacji księgowej w siedzibie firmy istnieje możliwość wynajęcia specjalistycznych firm do przechowywania dokumentacji na zewnątrz. Takie firmy oferują zabezpieczony i kontrolowany dostęp do dokumentów, a także mogą pomóc w procesie digitalizacji dokumentacji. Firma archiwizacyjna zrobi to w sposób profesjonalny.
Okres przechowywania dokumentów księgowych
Okres przechowywania dokumentów księgowych regulują odpowiednie przepisy prawa. W Polsce zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym zostały sporządzone. Ten sam termin dotyczy również różnego rodzaju dokumentów inwentaryzacyjnych. Jednakże niektóre akta, takie jak umowy, dokumenty podatkowe czy te związane z nieruchomościami, mogą wymagać dłuższego okresu przechowywania, zgodnie z innymi przepisami. Kwestią wyjątku jest okres przechowywania dokumentów księgowych związanych ze sprzedażą detaliczną. Je należy przechowywać do momentu zatwierdzenia danego roku obrotowego.
Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej
Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej jest również coraz popularniejszą formą czynności, jaką jest archiwizacja dokumentów. Tu jednak również należy pamiętać o zabezpieczeniu bazy, w tym o wykonaniu jej backupu, tak, by w razie awarii nie uległa ona całkowitemu zniszczeniu. Niemniej jednak korzystać z nowoczesnych technologii, takich jak digitalizacja dokumentów, aby ułatwić proces przechowywania oraz udostępniania informacji oraz w pewien sposób chronić środowisko naturalne.