Bezpłatne niszczenie dokumentów do 28.02.2025

Przechowywanie dokumentów księgowych — jaki okres obowiązuje?

Dokumentacja księgowa to zbiór dokumentów niezbędnych do prawidłowego prowadzenia rachunkowości oraz sprawozdawczości finansowej w przedsiębiorstwie. Przechowywanie dokumentów księgowych jest kluczowe dla zachowania ciągłości oraz spójności finansowej firmy, a także dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi.Zapraszamy do lektury naszego wpisu, w którym wyjaśniamy, czym jest dokumentacja rachunkowa, jak ją przechowywać, a także odpowiadamy na pytanie: przechowywanie dokumentów księgowych ile lat?

Czym jest dokumentacja rachunkowa?

Dokumentacja rachunkowa to zbiór dokumentów, które pozwalają na utrzymanie przejrzystości finansowej i rachunkowości w przedsiębiorstwie. Obejmuje ona różne rodzaje dokumentów, takich jak faktury, wyciągi bankowe, umowy czy deklaracje podatkowe. Każdy z tych dokumentów ma swoje miejsce w systemie księgowym, umożliwiając kontrolę oraz analizę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Jak przechowywać dokumentację księgową?

Przechowywanie dokumentów księgowych musi być wykonywane zgodnie z prawem. Mogą być one trzymane w głównej siedzibie przedsiębiorstwa, choć nie jest to obowiązkowe. Istnieje bowiem możliwość, że różnego rodzaju akta będą dostępne w oddziale firmy lub należącej do niej nieruchomościach. Fakt ten należy zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego.  

Archiwum z dokumentami księgowymi powinno być zabezpieczone w taki sposób, aby zapewnić ich odpowiednią ochronę przed uszkodzeniem, utratą, nieuprawnionym dostępem i niezgodnym z prawem wykorzystaniem. 

W przypadku fizycznych zabezpieczeń dokumenty powinny być przechowywane w pomieszczeniu z zamkiem, alarmem i systemem kontroli dostępu, aby ograniczyć dostęp do autoryzowanego personelu. Ochrona przed pożarem może obejmować czujniki dymu oraz  systemy gaśnicze. Ochrona przed zalaniem może polegać na umiejscowieniu archiwum na wyższych piętrach budynku. 

Przechowywanie dokumentacji poza firmą

W przypadku braku odpowiednich warunków do przechowywania dokumentacji księgowej w siedzibie firmy istnieje możliwość wynajęcia specjalistycznych firm do przechowywania dokumentacji na zewnątrz. Takie firmy oferują zabezpieczony i kontrolowany dostęp do dokumentów, a także mogą pomóc w procesie digitalizacji dokumentacji. Firma archiwizacyjna zrobi to w sposób profesjonalny.

Okres przechowywania dokumentów księgowych

Okres przechowywania dokumentów księgowych regulują odpowiednie przepisy prawa. W Polsce zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe  należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym zostały sporządzone. Ten sam termin dotyczy również różnego rodzaju dokumentów inwentaryzacyjnych. Jednakże niektóre akta, takie jak umowy, dokumenty podatkowe czy te związane z nieruchomościami, mogą wymagać dłuższego okresu przechowywania, zgodnie z innymi przepisami. Kwestią wyjątku jest okres przechowywania dokumentów księgowych związanych ze sprzedażą detaliczną. Je należy przechowywać do momentu zatwierdzenia danego roku obrotowego. 

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej jest również coraz popularniejszą formą czynności, jaką jest archiwizacja dokumentów. Tu jednak również należy pamiętać o zabezpieczeniu bazy, w tym o wykonaniu jej backupu, tak, by w razie awarii nie uległa ona całkowitemu zniszczeniu. Niemniej jednak korzystać z nowoczesnych technologii, takich jak digitalizacja dokumentów, aby ułatwić proces przechowywania oraz udostępniania informacji oraz w pewien sposób chronić środowisko naturalne.

Kontakt z HSM Recycling

HSM Recycling Spółka Cywilna

ul. Mianowskiego 24/30
02-044 Warszawa

Sebatian Dudecki: 720-875-885
Hubert Dudecki: 513-138-109

Aktualności

Ile lat trzeba trzymać pity - jak długo przechowywać pit-37 i pit-11?

Złożenie deklaracji PIT zamyka rok pod kątem podatkowym. Skarbówka może jednak w kolejnych latach podjąć czynności sprawdzające lub przeprowadzić kontrolę, w toku której podatnik zobowiązany jest przedstawić stosowne dokumenty. Z tego też powodu deklaracji nie można pozbyć się od razu po złożeniu. Ile lat trzeba trzymać PIT-y?

Archiwizacja akt sądowych - okres przechowywania akt w sprawach cywilnych

Okres przechowywania akt w sprawach cywilnych zależy przede wszystkim od przedmiotu tych spraw. Przy czym obowiązek archiwizacji dotyczy podmiotów dysponujących dokumentacją, a więc w tym przypadku sądów. Sprawdź, jak długo przechowywane są poszczególne rodzaje akt w sprawach cywilnych.

Co zmieni się w dokumentach księgowych w 2024?

Rok 2024 przynosi istotne zmiany w zakresie dokumentów księgowych i regulacji podatkowych. Przedsiębiorcy oraz księgowi muszą dostosować się do nowych przepisów, które mają na celu usprawnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie transparentności finansowej firm. Warto już teraz zapoznać się z nadchodzącymi zmianami, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie roku.

Co zrobić z elektrośmieciami w firmie?

Obecnie firmy generują coraz więcej odpadów elektronicznych, zwanych powszechnie elektrośmieciami. Są to wszelkiego rodzaju zużyte lub niepotrzebne urządzenia elektryczne i elektroniczne, które z czasem tracą swoją użyteczność. W obliczu rosnącego problemu śmieci elektronicznych, każda firma powinna odpowiedzialnie podejść do kwestii ich utylizacji i recyklingu. Jak zatem skutecznie zarządzać elektrośmieciami w firmie i jakie kroki podjąć, aby chronić środowisko, a jednocześnie przestrzegać obowiązujących przepisów?

Jak skutecznie niszczyć płyty CD?

Pomimo że technologia przechowywania danych rozwija się w ekspresowym tempie, wiele osób nadal ma w swoich zasobach stare płyty CD, na których mogą znajdować się ważne informacje. Niszczenie tych nośników danych powinno być przeprowadzone starannie, szczególnie gdy zawierają dane poufne, by nie mogły one trafić w niepowołane ręce. Jak więc skutecznie i bezpiecznie pozbyć się starych płyt CD? W tym artykule omówimy najlepsze metody niszczenia płyt oraz odpowiemy na pytania: gdzie wyrzucić płyty CD i czy płyty CD to elektrośmieci.

Na czym polega podział dokumentacji archiwalnej?

Archiwizacja dokumentów to proces niezbędny w każdej firmie i instytucji, umożliwiający utrzymanie porządku w dokumentacji oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa. Kluczowym elementem tego procesu jest podział dokumentacji archiwalnej, który pozwala na skuteczne zarządzanie różnymi rodzajami dokumentów w zależności od ich wartości historycznej, prawnej czy praktycznej.

Brakowanie dokumentów - czym jest i jak to wygląda?

Brakowanie dokumentacji to proces, który pozwala na zidentyfikowanie, wydzielenie i bezpieczne zniszczenie dokumentów, które nie mają już wartości archiwalnej ani prawnej. To także sposób na odzyskanie cennej przestrzeni biurowej oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych, zwłaszcza tych poufnych. W poniższym artykule omówimy, czym dokładnie jest brakowanie dokumentów oraz jak przebiega cały proces, zwracając szczególną uwagę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz kategorie archiwalne dokumentów.

Jak zniszczyć starą kartę płatniczą?

Karty płatnicze, bankomatowe czy kredytowe to nieodłączna część codziennego życia, ale co zrobić, gdy stara karta przestaje być potrzebna? Bezpieczna utylizacja kart to kluczowy element ochrony danych osobowych i finansowych. W poniższym artykule odpowiemy na pytanie, co zrobić ze starą kartą płatniczą i przedstawimy sprawdzone metody jej bezpiecznego zniszczenia.

Ile czasu przechowywać dokumenty po zakończeniu działalności gospodarczej?

Zakończenie działalności gospodarczej nie kończy obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji. Prawo w Polsce wyraźnie określa, jak długo należy archiwizować różne rodzaje dokumentów po zamknięciu firmy. To ważne zarówno z punktu widzenia kontroli, jak i ewentualnych roszczeń, które mogą pojawić się po zakończeniu działalności. W artykule przedstawimy, ile trzeba trzymać dokumenty firmowe oraz jakie zasady obowiązują w kontekście konkretnych rodzajów dokumentacji.