Przechowywanie dokumentacji medycznej — jak to robić poprawnie?

Dokumentacja medyczna to ważny element działalności każdej placówki medycznej. Zawiera ona informacje o pacjentach, ich chorobach, leczeniu, badaniach i wynikach, które powinny być przechowywane przez określony czas. Odpowiednie przechowywanie dokumentacji medycznej jest nie tylko wymagane przez przepisy prawne, ale przede wszystkim chroni prywatność pacjentów oraz pozwala na prowadzenie leczenia, które uwzględnia wcześniej przebyte choroby. W tym artykule omówimy, jak długo należy przechowywać dokumentację medyczną i jakie są przepisy, dotyczące tego dość istotnego tematu.

Czym jest dokumentacja medyczna?

Dokumentacja medyczna zgodnie z definicją to zbiór informacji i dokumentów, związanych z opieką medyczną nad pacjentem, w tym z diagnozami, badaniami, leczeniem, wynikami laboratoryjnymi, historią choroby, planem leczenia oraz postępem w leczeniu. Zawiera ona informacje dotyczące stanu zdrowia pacjenta, które są gromadzone przez personel medyczny, do którego zaliczają się  lekarze, pielęgniarki, technicy medyczni, fizjoterapeuci czy psycholodzy. 

Przechowywanie dokumentacji medycznej jest bardzo ważna w procesie leczenia pacjenta, ponieważ umożliwia pracownikom medycznym skuteczne zarządzanie leczeniem i planowanie dalszych działań. Współcześnie dokumentacja medyczna zazwyczaj jest prowadzona w formie elektronicznej, co pozwala na łatwiejsze przechowywanie, udostępnianie i zarządzanie informacjami z nią związanymi.

Jak długo przechowywać dokumentację medyczną?

Przechowywanie dokumentacji medycznej ile lat jest ściśle regulowane przez przepisy prawa, które określają minimalny okres czasu, przez który dokumentacja ta musi być przechowywana. Czas ten zależy od rodzaju dokumentacji i jest określony w ustawie Prawo medyczne oraz w rozporządzeniach Ministra Zdrowia.

Kwestia dokumentacja medyczna przechowywanie należy do podmiotu, który powinien chronić i zabezpieczać wszelkiego rodzaju akta. Za zgubienie bądź uszkodzenie nie odpowiada jedynie w sytuacji, gdy nastąpiły wydarzenia, na które przychodnia czy szpital nie miała żadnego wpływu. Należą do nich przede wszystkim kradzieże, bądź niekorzystne zjawiska atmosferyczne. 

Zgodnie z przepisami, dokumentacja medyczna pacjenta powinna być przechowywana przez co najmniej 20 lat od momentu ostatniego wpisu. Dotyczy to dokumentów takich jak karty pacjenta, dokumentacja chorób przewlekłych, wyniki badań laboratoryjnych oraz wyniki badań obrazowych (np. rentgenowskich, tomograficznych). Mówi o tym artykuł 29 ust. 1 ustawy z  6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2020 r. poz. 849, z późn. zm.).

Jak w przypadku każdego prawa są także wyjątki od tegoż. Okres przechowywania dokumentacji medycznej osoby, która zmarła w wyniku zatrucia bądź uszkodzenia ciała wynosić będzie 30 lat. Zdjęcia RTG, które nie są częścią innej dokumentacji medycznej, należy przechowywać 10 lat. 

Czas przechowywania dokumentacji medycznej dotyczy również różnego rodzaju skierowań i zleceń lekarskich. Z reguły jest to 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza. 

Co się dzieje z dokumentacją po upływie wyznaczonego okresu?

Dokumentacja medyczna zawierająca informacje o pacjentach, ich chorobach, leczeniu, badaniach i wynikach, jest przechowywana przez określony czas zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Po upływie wyznaczonego okresu przechowywania dokumentacji medycznej wiele placówek medycznych zadaje sobie pytanie — jak wygląda archiwizacja dokumentacji medycznej?  

Po upływie wyżej wymienionych okresów placówka medyczna zobowiązana jest do zniszczenia dokumentów w sposób, który uniemożliwi w jakikolwiek sposób identyfikację pacjenta. Można to zrobić za pomocą niszczarki bądź innych urządzeń tego typu. Może również - o ile istnieje taka możliwość - przekazać ją pacjentowi, którego dotyczy. 

Takie działanie ma oczywiście swoje minusy. Przede wszystkim należy zakupić odpowiedni sprzęt i wyznaczyć osoby, które będą zajmować się tym tematem. Archiwizacja dokumentacji medycznej to proces żmudny i kosztowny. Warto więc zastanowić się, czy firma archiwizacyjna nie zrobi tego szybciej i w sposób bardziej profesjonalny. Przede wszystkim archiwizacja dokumentów zostanie przeprowadzona sprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. A to nie jedyne korzyści, wynikające z powierzenia tego zadania zewnętrznemu podmiotowi.