Jak wygląda profesjonalne niszczenie dokumentów?
Prowadząc firmę bez dwóch zdań masz do czynienia z wieloma dokumentami – zarówno tymi aktualnymi, jak i archiwalnymi, które muszą być przez pewien czas przechowywane. Po czasie koniecznym dla zachowania dokumentów możemy jednak je zniszczyć, głównie w celu wygospodarowania miejsca na nowe dokumenty, czekające na archiwizację. Oczywiście możemy robić to samodzielnie lub zaangażować w czynności pracowników, ale musimy wówczas pamiętać o obowiązujących przepisach i pełnej tajemnicy zawodowej. Takie dokumenty możemy również oddać do specjalistycznej firmy, która zajmuje się profesjonalnym niszczenie archiwalnych dokumentów zgodnie z aktualnymi przepisami RODO.
Co, zanim dokumenty zostaną zniszczone?
Zanim dokonamy zniszczenia dokumentów, powinniśmy udać się do archiwum, a następnie przygotować i wydostać spośród stosów pozostałych dokumentów te, których termin wymaganego czasu przechowywania upłynął. Taką dokumentację umieszcza się w specjalnych workach archiwistycznych, w których to oczekują one na transport do profesjonalnej firmy zajmującej się utylizacją dokumentów. Warto pamiętać, że transport dokumentów to pierwsza z czynności, która wchodzi w skład profesjonalnego niszczenia dokumentów. Następnie trafiają one do miejsca, gdzie dyskretnie podlegają zniszczeniu. Dobór metody niszczenia dokumentów jest w dużej mierze uzależniony od stopnia ich poufności. Ważne by metoda była zgodna z obowiązująca obecnie normą DIN 66399.
Gdzie możemy profesjonalnie zniszczyć dokumenty?
Profesjonalne niszczenie dokumentów odbywa się w specjalnym miejscu, które jest przeznaczone wyłącznie w tym celu i należy ono do firmy zajmującej się specjalistycznym niszczeniem dokumentacji. Oczywiście wszelkie akta przewożone są samochodem z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa. W taki sam sposób odbywa się załadunek i rozładunek worków archiwistycznych. Pracownicy, którzy mają jakikolwiek kontakt z dokumentami, muszą być zaufanymi osobami, które na piśmie zobowiązały się do zachowania tajemnicy zawodowej. Co za tym idzie, dokumenty są utylizowane w miejscu, do którego nie ma wstępu nikt spoza wąskiego grona wspomnianych pracowników.
Jak przebiega proces niszczenia dokumentów?
Zanim dojdzie do jakichkolwiek działań, przeprowadzane są rozmowy, podczas których ustalone zostają potrzeby Klienta. Następnie podpisywana jest umowa, co często wiąże się z założeniem konta w systemie nadzorującym cały proces (dzięki temu możemy czuć się w pełni bezpiecznie). W dalszej kolejności dokonywany jest transport dokumentów z zachowaniem wszelkich procedur przewidzianych prawnie dla procedur, dotyczących akt z danymi osobowymi, medycznymi, urzędowymi czy prawnymi. Warto po raz kolejny wspomnieć, że do samochodu trafiają dokumenty spakowane w specjalne worki, a następnie są one transportowane w miejsce, gdzie finalnie zostaną zutylizowane. To właśnie w tym miejscu trafiają w końcu do specjalnej niszczarki, po czym Klient otrzymuje protokół z wykonanych czynności oraz certyfikat zniszczenia dokumentacji, będący zarazem potwierdzeniem wykonania wszystkich niezbędnych czynności.
Niszczenie odbywa się przy zastosowaniu wyłącznie najnowocześniejszych urządzeń, gwarantujących wysoką wydajność i niezawodziałania. Po wykonaniu prac pozostaje jeszcze do podjęcia jedna decyzja – co stanie się z resztkami papierów.
Ścinki powstające na skutek pracy niszczarki oddawane są do dyspozycji Klienta. Wówczas też możemy zażyczyć sobie zwrotu zniszczonych dokumentów – w takim wypadku są one do nas niezwłocznie transportowane. Z drugiej strony możemy również wydać polecenie całkowitej utylizacji resztek papieru lub oddania ich do recyklingu. Decyzję determinują najczęściej dane wrażliwe zawarte w owych dokumentach.