Jak wygląda profesjonalne niszczenie dokumentów?

Prowadząc firmę bez dwóch zdań masz do czynienia z wieloma dokumentami – zarówno tymi aktualnymi, jak i archiwalnymi, które muszą być przez pewien czas przechowywane. Po czasie koniecznym dla zachowania dokumentów możemy jednak je zniszczyć, głównie w celu wygospodarowania miejsca na nowe dokumenty, czekające na archiwizację. Oczywiście możemy robić to samodzielnie lub zaangażować w czynności pracowników, ale musimy wówczas pamiętać o obowiązujących przepisach i pełnej tajemnicy zawodowej. Takie dokumenty możemy również oddać do specjalistycznej firmy, która zajmuje się profesjonalnym niszczenie archiwalnych dokumentów zgodnie z aktualnymi przepisami RODO.

Co, zanim dokumenty zostaną zniszczone?

Zanim dokonamy zniszczenia dokumentów, powinniśmy udać się do archiwum, a następnie przygotować i wydostać spośród stosów pozostałych dokumentów te, których termin wymaganego czasu przechowywania upłynął. Taką dokumentację umieszcza się w specjalnych workach archiwistycznych, w których to oczekują one na transport do profesjonalnej firmy zajmującej się utylizacją dokumentów. Warto pamiętać, że transport dokumentów to pierwsza z czynności, która wchodzi w skład profesjonalnego niszczenia dokumentów. Następnie trafiają one do miejsca, gdzie dyskretnie podlegają zniszczeniu. Dobór metody niszczenia dokumentów jest w dużej mierze uzależniony od stopnia ich poufności. Ważne by metoda była zgodna z obowiązująca obecnie normą DIN 66399.

Gdzie możemy profesjonalnie zniszczyć dokumenty?

Profesjonalne niszczenie dokumentów odbywa się w specjalnym miejscu, które jest przeznaczone wyłącznie w tym celu i należy ono do firmy zajmującej się specjalistycznym niszczeniem dokumentacji. Oczywiście wszelkie akta przewożone są samochodem z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa. W taki sam sposób odbywa się załadunek i rozładunek worków archiwistycznych. Pracownicy, którzy mają jakikolwiek kontakt z dokumentami, muszą być zaufanymi osobami, które na piśmie zobowiązały się do zachowania tajemnicy zawodowej. Co za tym idzie, dokumenty są utylizowane w miejscu, do którego nie ma wstępu nikt spoza wąskiego grona wspomnianych pracowników.

Jak przebiega proces niszczenia dokumentów?

Zanim dojdzie do jakichkolwiek działań, przeprowadzane są rozmowy, podczas których ustalone zostają potrzeby Klienta. Następnie podpisywana jest umowa, co często wiąże się z założeniem konta w systemie nadzorującym cały proces (dzięki temu możemy czuć się w pełni bezpiecznie). W dalszej kolejności dokonywany jest transport dokumentów z zachowaniem wszelkich procedur przewidzianych prawnie dla procedur, dotyczących akt z danymi osobowymi, medycznymi, urzędowymi czy prawnymi. Warto po raz kolejny wspomnieć, że do samochodu trafiają dokumenty spakowane w specjalne worki, a następnie są one transportowane w miejsce, gdzie finalnie zostaną zutylizowane. To właśnie w tym miejscu trafiają w końcu do specjalnej niszczarki, po czym Klient otrzymuje protokół z wykonanych czynności oraz certyfikat zniszczenia dokumentacji, będący zarazem potwierdzeniem wykonania wszystkich niezbędnych czynności.

Niszczenie odbywa się przy zastosowaniu wyłącznie najnowocześniejszych urządzeń, gwarantujących wysoką wydajność i niezawodziałania. Po wykonaniu prac pozostaje jeszcze do podjęcia jedna decyzja – co stanie się z resztkami papierów.

Ścinki powstające na skutek pracy niszczarki oddawane są do dyspozycji Klienta. Wówczas też możemy zażyczyć sobie zwrotu zniszczonych dokumentów – w takim wypadku są one do nas niezwłocznie transportowane. Z drugiej strony możemy również wydać polecenie całkowitej utylizacji resztek papieru lub oddania ich do recyklingu. Decyzję determinują najczęściej dane wrażliwe zawarte w owych dokumentach.

Kontakt z HSM Recycling

HSM Recycling Spółka Cywilna

ul. Mianowskiego 24/30
02-044 Warszawa

Sebatian Dudecki: 720-875-885
Hubert Dudecki: 513-138-109

Aktualności

Jak długo przechowywać dokumenty sprzedaży samochodu?

Sprzedaż samochodu wiąże się z obowiązkiem zgromadzenia odpowiednich dokumentów i załatwienia formalności, które zabezpieczają zarówno sprzedającego, jak i nabywcę. Wśród wielu pytań, jakie pojawiają się przy tej okazji, jedno powraca najczęściej - jak długo przechowywać dokumenty sprzedaży samochodu? To bardzo ważna kwestia zarówno ze względów prawnych, jak i praktycznych. Dlatego tez poniżej postaramy się dokładnie wyjaśnić, jak długo należy przechowywać dokumenty po transakcji, dlaczego warto to robić i jakie konkretnie dokumenty powinny znaleźć się w Twoim archiwum.

Bezpieczeństwo danych – kompleksowa ochrona informacji w Twojej firmie

W dobie cyfryzacji i powszechnego dostępu do informacji, bezpieczeństwo danych jest kluczowym aspektem każdej firmy. Odpowiednie procedury przechowywania, archiwizacji oraz poufnego niszczenia dokumentów i nośników danych to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale również ochrona przed wyciekiem poufnych informacji. HSM Recycling zapewnia w związku z tym kompleksowe rozwiązania w zakresie bezpiecznego niszczenia danych, dzięki którym możesz mieć pewność, że Twoje dane nie trafią w niepowołane ręce.

Czy usuwanie i niszczenie danych osobowych to także ich przetwarzanie?

Problematykę danych osobowych reguluje przede wszystkim RODO. Sformułowaniem, jakie najczęściej spotykamy w tym akcie prawnym, jest przetwarzanie danych osobowych. Zawiera ono w sobie szereg czynności, które wykonujemy, pracując z nimi. Czy usuwanie i niszczenie można umieścić w kategorii przetwarzania? Sprawdź!

Metody i rodzaje szyfrowania danych

Szyfrowanie danych to jedna z metod ich zabezpieczania. Dzięki zastosowaniu odpowiednich technik dostęp do informacji mogą uzyskać wyłącznie osoby upoważnione. Szyfrowanie bazuje na tzw. kluczu kryptograficznym, który umożliwia odczytanie danych osobie go posiadającej. W poniższym artykule przedstawiamy metody szyfrowania danych oraz ich rodzaje. Sprawdź, jak zabezpieczyć w ten sposób dokumenty, którymi dysponujesz.

Czy pesel, imię,nazwisko i adres zamieszkania to dane wrażliwe?

Dane osobowe, wrażliwe, niejawne - te i podobne pojęcia w języku potocznym używane są niemal zamiennie, jednak prawnie nie oznaczają tego samego. Numer pesel, imię, nazwisko i adres zamieszkania to dane, które pozwalają zidentyfikować konkretną osobę. Czy jednak należą do grona danych wrażliwych? Zapoznaj się z naszą analizą i dowiedz się, jak poprawnie katalogować dane.

Przechowywanie akt osobowych 50 lat podstawa prawna i jak liczyć?

Na mocy znowelizowanych przepisów, akta osobowe pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku przechowujemy 10 lat. Natomiast okres 50-letni dotyczy dokumentów, które zostały sporządzone wcześniej. Czy jednak zawsze musimy tak długo archiwizować dokumenty pracownicze? Nie, jeśli zostaną dopełnione pewne formalności. Sprawdź, jakie oraz jak długo powinno trwać przechowywanie akt osobowych - 10 czy 50 lat?

Za który rok można wyrzucić dokumenty w 2025?

Utrzymanie porządku w dokumentacji to jeden z warunków prawidłowej archiwizacji. Zgodnie z przepisami dokumenty przedawnione należy zniszczyć. Ze względu na to, że większość traci ważność wraz z końcem roku kalendarzowego, przeglądu archiwum dokonujemy w pierwszym kwartale nowego roku. Które dokumenty można wyrzucić w 2025?

Zasady archiwizacji dokumentów w urzędach

W jednostkach państwowych każdego roku powstaje mnóstwo dokumentów zawierających dane wrażliwe. Przepisy nie przewidują odrębnych zasad archiwizacji dla konkretnych urzędów czy instytucji, a rodzajów dokumentów. Sprawdź, na czym polega właściwe przechowywanie dokumentacji urzędowej.

Ścinki z niszczarki - co z nimi zrobić?

Domowe i biurowe niszczarki są nie do przecenienia. Dzięki nim możemy w kilka sekund pozbyć się papierów, które bez ścinania w drobne kawałeczki, zajęłyby niemałą część kubła na odpady. Problem pojawia się jednak w kontekście ścinków, które są produktem ubocznym niszczenia papieru. Co z nimi zrobić?