Jakie dokumenty przechowuje się 10 lat?

Chciałbym dowiedzieć się, jakie dokumenty powinny być przechowywane przez okres 10 lat? Zastanawiasz się ile wynosi okres przechowywania akt osobowych? Albo rozmyślasz dlaczego jest to tak ważne? Zajrzyj do naszego artyułu i dowiedz się więcej!

Okres przechowywania akt osobowych. Na czym polega?

Kwestia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej ma ogromne znaczenie zarówno z punktu widzenia pracowników, jak i pracodawców. Zapewnia to przede wszystkim pełne zachowanie historii zatrudnienia, co może być kluczowe w przypadku ewentualnych sporów czy kontroli.

Od 1 stycznia 2019 roku, w wyniku wprowadzenia ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku dotyczącej przechowywania akt pracowniczych oraz ich digitalizacji, informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej wygląda zupełnie inaczej. Najistotniejszą zmianą jest skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 lat do zaledwie 10 lat. Ta ustawa miała ogromne znaczenie, zwłaszcza dla pracodawców zatrudniających nowych pracowników po 31 grudnia 2018 roku. Dla tej grupy osób, akta osobowe muszą być przechowywane przez okres 10 lat, co stanowi znaczące uproszczenie i odciążenie obowiązków administracyjnych pracodawców w kwestii przechowywanie akt osobowych.

Należy jednak podkreślić, że wybór między tradycyjnym przechowywaniem akt w formie papierowej przez 50 lat a przechowywaniem ich w formie elektronicznej przez 10 lat nie jest dostępny dla wszystkich pracowników. Pracodawcy mogą skorzystać z możliwości przechowywania akt w wersji elektronicznej oraz korzystać z krótszego okresu przechowywania jedynie w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999 roku. Osoby zatrudnione przed tą datą wciąż podlegają okresowi przechowywania akt wynoszącemu 50 lat. Ta różnica wynika z faktu, że od 1 stycznia 1999 roku składki pracownicze są ewidencjonowane za pomocą programu Płatnik, co umożliwia bardziej efektywne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, a w szczególności wpłatami na ZUS. Przechowywanie akt osobowych 10 lat sprawia, że nadzór nad dokumentami staje się prostsze.

Wprowadzone zmiany wpisują się w dążenie do usprawnienia i modernizacji procesów przechowywania akt pracowniczych, co przyczynia się do zwiększenia efektywności działalności przedsiębiorstw oraz dostosowania się do współczesnych standardów zarządzania dokumentacją. Ta informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej ucieszyła zarówno osoby, które zajmują się tą kwestią zawodowo jak i wszystkich, którzy to dotyczy.

Kalkulator przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dla kogo pomocny?

W celu ułatwienia obliczeń okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, można skorzystać z kalkulatora przechowywania dokumentacji pracowniczej dostępnego w wielu firmach i biurach rachunkowych.

Jak to działa? Wprowadzając daty rozpoczęcia i zakończenia stosunku pracy, kalkulator przechowywania dokumentacji pracowniczej automatycznie oblicza wymagany okres przechowywania dokumentów. Ważne jest, aby pracodawcy i pracownicy mieli pełną informację na temat przechowywania dokumentacji pracowniczej - w tym okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jakie dokumenty należy trzymać 3 lata?

Okres przechowywania akt osobowych, wynoszący 10 lat nie dotyczy innych - niemniej ważnych dokumentów. Istnieje grupa dokumentów, które powinny być trzymane przez okres 3 lat, licząc od daty ich opłacenia. Należą do nich umowy związane z założeniem konta w banku, wynajmem mieszkania czy umowy za media. Określone rodzaje umów stanowią szczególną kategorię dokumentów wymagających zachowania bez plagiatu. Na przykład, umowy dotyczące zakupu ubezpieczeń, włączając w to obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC), muszą być archiwizowane przez dekadę.

Wszystkie rachunki i faktury powiązane z regularnymi opłatami, takimi jak prąd, gaz, usługi mediów, telefon, internet, telewizja kablowa oraz czynsz, powinny być przechowywane przez okres trzech lat od daty ich uregulowania. Ponadto, dokumentacja związana z alimentami musi być przechowywana przez cały okres obowiązywania obowiązku alimentacyjnego.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, deklaracje podatkowe, wszelkiego rodzaju dokumenty podatkowe, rachunki i faktury, które posłużyły do obliczenia ulg podatkowych, a także potwierdzenia nadania listów lub komunikatów elektronicznych, powinny być przechowywane przez pięć lat. Okres ten liczony jest od końca roku, w którym złożono deklarację podatkową.

Przechowywanie akt w domu. Na co zwrócić uwagę?

Przechowywanie akt osobowych prywatnych to obowiązek, którego warto przestrzegać. Termin "akta osobowe" odnosi się do różnych dokumentów związanych z Twoją historią życiową i zawodową. W ich skład wchodzą między innymi dyplomy ukończenia studiów wyższych i podyplomowych, umowy o pracę wraz ze świadectwami pracy, dokumenty potwierdzające opłacanie składek ubezpieczeniowych ZUS, dokumentacja medyczna.

Przechowywanie tych dokumentów jest istotne dla utrzymania kompleksowej dokumentacji życiowej i zawodowej. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie dokumenty muszą być przechowywane do końca życia. Wielu zaleca przechowywanie ich przez określony czas, aby zapewnić porządek i uporządkowanie w zarządzaniu dokumentacją osobową.

Odpowiednie przechowywanie dokumentów ma kluczowe znaczenie zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Dzięki przestrzeganiu okresów przechowywania dokumentacji, można uniknąć problemów prawnych i finansowych oraz zapewnić pełną dokumentację w razie potrzeby. Warto również korzystać z dostępnych narzędzi, takich jak kalkulatory przechowywania dokumentacji, aby ułatwić sobie zarządzanie tym ważnym aspektem działalności. Warto wiedzieć jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, a w razie wątpliwości sprawdzić przykład, dostępny w sieci.