Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). Zawiera ono także informacje, które wyjaśniają sprawę trzymania dokumentacji.

Wbrew pozorom do wyliczenia, ile czasu musisz przechowywać dokumenty w swojej firmie, nie jest potrzebny żaden kalkulator, ani skomplikowany system komputerowy. Najlepiej zobrazuje to, jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przykład. 

Zgodnie z przepisami, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie po 1 stycznia 2019 roku lub później to należy przechowywać je przez 10 lat. W przypadku gdy pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed tą datą,  to okres ten wynosić będzie 50 lat. Wynika to z art. 7 ust. 2 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych.

Jeśli nie do końca jesteś pewien, co należy zrobić z danymi dokumentami, to warto zaufać takim instytucjom jak firma archiwizacyjna. Oni z pewnością pomogą Ci podjąć odpowiednią decyzję, także, jeśli chodzi o niszczenie dokumentów oraz podadzą Ci okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 50 lat jak liczyć.

W jaki sposób przechowywać dokumentację pracowniczą?

Kiedyś była tylko jedna forma tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej — wersja papierowa. Dopiero rozwój technologii pozwolił na to, aby pracownicze dokumenty przechowywać w formie elektronicznej. Mówi o tym dokładnie paragraf 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pamiętać należy, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest w tym wypadku taki sam, jak w przypadku tradycyjnej formy.

Jeśli zamierzasz przenieść papiery na wersję cyfrową, zadbaj o to, by zrobić to w sposób odpowiedni. Nie wystarczy jedynie zeskanowanie dokumentów. Należy również opatrzyć je odpowiednim podpisem elektronicznym.

Choć może wydawać się to oczywiste, to niektórzy dość lekko podchodzą do tematu dbania o kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji. To dość poważny błąd, ponieważ nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub jakiekolwiek uchybienia w tej materii mogą sprawić, że w przypadku inspekcji urzędnika z Inspekcji Pracy zostaniesz ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. złotych. Warto więc pamiętać nie tylko o okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jak liczyć, ale również o tym, dość istotnym, działaniu.

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w miejscu, do którego mają dostęp jedynie upoważnione osoby. Pracodawca powinien wprowadzić procedury kontroli dostępu do tych akt, na przykład poprzez wykorzystanie systemu kontroli dostępu, umieszczenie dokumentów w zamkniętych szafach lub szafkach z kluczem lub systemie informatycznym, który wymaga autoryzacji użytkownika.

Co w przypadku, gdy skończy się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

W przypadku, gdy minął termin, do którego należało trzymać akta pracowników, ten może wystąpić o wydanie swojej teczki. Ma na to 30 dni. W tym czasie pracodawca nie może ich zniszczyć. Jeśli osoba, której akta dotyczą, nie zgłosi się po nie, należy je zniszczyć w ciągu 30 dni. Zniszczenie ma uniemożliwić ich odtworzenie w jakikolwiek sposób.