Bezpłatne niszczenie dokumentów do 28.02.2025

Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej to jedno z istotniejszych pytań, które powtarza się za każdym razem w wielu firmach.Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej? Zapraszamy do lektury naszego wpisu, w którym postaramy się rozwiać Państwa wątpliwości.

Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). Zawiera ono także informacje, które wyjaśniają sprawę trzymania dokumentacji.

Wbrew pozorom do wyliczenia, ile czasu musisz przechowywać dokumenty w swojej firmie, nie jest potrzebny żaden kalkulator, ani skomplikowany system komputerowy. Najlepiej zobrazuje to, jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przykład. 

Zgodnie z przepisami, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie po 1 stycznia 2019 roku lub później to należy przechowywać je przez 10 lat. W przypadku gdy pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed tą datą,  to okres ten wynosić będzie 50 lat. Wynika to z art. 7 ust. 2 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych.

Jeśli nie do końca jesteś pewien, co należy zrobić z danymi dokumentami, to warto zaufać takim instytucjom jak firma archiwizacyjna. Oni z pewnością pomogą Ci podjąć odpowiednią decyzję, także, jeśli chodzi o niszczenie dokumentów oraz podadzą Ci okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 50 lat jak liczyć.

W jaki sposób przechowywać dokumentację pracowniczą?

Kiedyś była tylko jedna forma tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej — wersja papierowa. Dopiero rozwój technologii pozwolił na to, aby pracownicze dokumenty przechowywać w formie elektronicznej. Mówi o tym dokładnie paragraf 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pamiętać należy, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest w tym wypadku taki sam, jak w przypadku tradycyjnej formy.

Jeśli zamierzasz przenieść papiery na wersję cyfrową, zadbaj o to, by zrobić to w sposób odpowiedni. Nie wystarczy jedynie zeskanowanie dokumentów. Należy również opatrzyć je odpowiednim podpisem elektronicznym.

Choć może wydawać się to oczywiste, to niektórzy dość lekko podchodzą do tematu dbania o kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji. To dość poważny błąd, ponieważ nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub jakiekolwiek uchybienia w tej materii mogą sprawić, że w przypadku inspekcji urzędnika z Inspekcji Pracy zostaniesz ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. złotych. Warto więc pamiętać nie tylko o okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jak liczyć, ale również o tym, dość istotnym, działaniu.

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w miejscu, do którego mają dostęp jedynie upoważnione osoby. Pracodawca powinien wprowadzić procedury kontroli dostępu do tych akt, na przykład poprzez wykorzystanie systemu kontroli dostępu, umieszczenie dokumentów w zamkniętych szafach lub szafkach z kluczem lub systemie informatycznym, który wymaga autoryzacji użytkownika.

Co w przypadku, gdy skończy się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

W przypadku, gdy minął termin, do którego należało trzymać akta pracowników, ten może wystąpić o wydanie swojej teczki. Ma na to 30 dni. W tym czasie pracodawca nie może ich zniszczyć. Jeśli osoba, której akta dotyczą, nie zgłosi się po nie, należy je zniszczyć w ciągu 30 dni. Zniszczenie ma uniemożliwić ich odtworzenie w jakikolwiek sposób.

Kontakt z HSM Recycling

HSM Recycling Spółka Cywilna

ul. Mianowskiego 24/30
02-044 Warszawa

Sebatian Dudecki: 720-875-885
Hubert Dudecki: 513-138-109

Aktualności

Ile lat trzeba trzymać pity - jak długo przechowywać pit-37 i pit-11?

Złożenie deklaracji PIT zamyka rok pod kątem podatkowym. Skarbówka może jednak w kolejnych latach podjąć czynności sprawdzające lub przeprowadzić kontrolę, w toku której podatnik zobowiązany jest przedstawić stosowne dokumenty. Z tego też powodu deklaracji nie można pozbyć się od razu po złożeniu. Ile lat trzeba trzymać PIT-y?

Archiwizacja akt sądowych - okres przechowywania akt w sprawach cywilnych

Okres przechowywania akt w sprawach cywilnych zależy przede wszystkim od przedmiotu tych spraw. Przy czym obowiązek archiwizacji dotyczy podmiotów dysponujących dokumentacją, a więc w tym przypadku sądów. Sprawdź, jak długo przechowywane są poszczególne rodzaje akt w sprawach cywilnych.

Co zmieni się w dokumentach księgowych w 2024?

Rok 2024 przynosi istotne zmiany w zakresie dokumentów księgowych i regulacji podatkowych. Przedsiębiorcy oraz księgowi muszą dostosować się do nowych przepisów, które mają na celu usprawnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie transparentności finansowej firm. Warto już teraz zapoznać się z nadchodzącymi zmianami, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie roku.

Co zrobić z elektrośmieciami w firmie?

Obecnie firmy generują coraz więcej odpadów elektronicznych, zwanych powszechnie elektrośmieciami. Są to wszelkiego rodzaju zużyte lub niepotrzebne urządzenia elektryczne i elektroniczne, które z czasem tracą swoją użyteczność. W obliczu rosnącego problemu śmieci elektronicznych, każda firma powinna odpowiedzialnie podejść do kwestii ich utylizacji i recyklingu. Jak zatem skutecznie zarządzać elektrośmieciami w firmie i jakie kroki podjąć, aby chronić środowisko, a jednocześnie przestrzegać obowiązujących przepisów?

Jak skutecznie niszczyć płyty CD?

Pomimo że technologia przechowywania danych rozwija się w ekspresowym tempie, wiele osób nadal ma w swoich zasobach stare płyty CD, na których mogą znajdować się ważne informacje. Niszczenie tych nośników danych powinno być przeprowadzone starannie, szczególnie gdy zawierają dane poufne, by nie mogły one trafić w niepowołane ręce. Jak więc skutecznie i bezpiecznie pozbyć się starych płyt CD? W tym artykule omówimy najlepsze metody niszczenia płyt oraz odpowiemy na pytania: gdzie wyrzucić płyty CD i czy płyty CD to elektrośmieci.

Na czym polega podział dokumentacji archiwalnej?

Archiwizacja dokumentów to proces niezbędny w każdej firmie i instytucji, umożliwiający utrzymanie porządku w dokumentacji oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa. Kluczowym elementem tego procesu jest podział dokumentacji archiwalnej, który pozwala na skuteczne zarządzanie różnymi rodzajami dokumentów w zależności od ich wartości historycznej, prawnej czy praktycznej.

Brakowanie dokumentów - czym jest i jak to wygląda?

Brakowanie dokumentacji to proces, który pozwala na zidentyfikowanie, wydzielenie i bezpieczne zniszczenie dokumentów, które nie mają już wartości archiwalnej ani prawnej. To także sposób na odzyskanie cennej przestrzeni biurowej oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych, zwłaszcza tych poufnych. W poniższym artykule omówimy, czym dokładnie jest brakowanie dokumentów oraz jak przebiega cały proces, zwracając szczególną uwagę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz kategorie archiwalne dokumentów.

Jak zniszczyć starą kartę płatniczą?

Karty płatnicze, bankomatowe czy kredytowe to nieodłączna część codziennego życia, ale co zrobić, gdy stara karta przestaje być potrzebna? Bezpieczna utylizacja kart to kluczowy element ochrony danych osobowych i finansowych. W poniższym artykule odpowiemy na pytanie, co zrobić ze starą kartą płatniczą i przedstawimy sprawdzone metody jej bezpiecznego zniszczenia.

Ile czasu przechowywać dokumenty po zakończeniu działalności gospodarczej?

Zakończenie działalności gospodarczej nie kończy obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji. Prawo w Polsce wyraźnie określa, jak długo należy archiwizować różne rodzaje dokumentów po zamknięciu firmy. To ważne zarówno z punktu widzenia kontroli, jak i ewentualnych roszczeń, które mogą pojawić się po zakończeniu działalności. W artykule przedstawimy, ile trzeba trzymać dokumenty firmowe oraz jakie zasady obowiązują w kontekście konkretnych rodzajów dokumentacji.