Ile czasu należy przechowywać listy obecności?
Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Dlaczego? Przede wszystkim jest to jedno z najważniejszych narzędzi do ustalania wynagrodzenia pracownika, biorąc pod uwagę liczbę przepracowanych godzin oraz ewentualne nadgodziny. Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe? Warto zapoznać się z naszym poradnikiem.
Co zawiera roczna ewidencja czasu pracy 2023 i roczna karta ewidencji obecności w pracy?
Roczna ewidencja czasu pracy 2023 oraz roczna karta ewidencji obecności w pracy zawierały informacje o:
- Liczbie przepracowanych godzin oraz godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy.
- Liczbie godzin nocnych i nadliczbowych.
- Dniach wolnych od pracy.
- Wymiarze i rodzaju zwolnień od pracy.
- Wymiarze i rodzaju innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
W przypadku pracownika młodocianego - odbywającego praktyki, ewidencja musi uwzględniać również czas pracy przy pracach wzbronionych, które są dozwolone w ramach przygotowania zawodowego. Lista płac pracownika młodocianego 2023 jest również ważnym dokumentem ponieważ zawiera informacje o prawidłowym sposobie wynagradzania ucznia w czasie odbywania przez niego praktyk. Na tego typu lista płac pracownika młodocianego 2023 powinny znaleźć się stawki nie mniejsze niż te określone przez prawo. I tak w pierwszym roku nauki – nie mniej niż 356,21 zł. W drugiej klasie ma to być nie mniej niż 427,46 zł. W ostatnim roku nauki nie mniej niż 498,70 zł.
Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe?
Podstawowe pytanie, jakie pojawia się w kontekście list obecności oraz innych dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy, brzmi: Ile czasu musi leżeć w archiwach roczna ewidencja czasu pracy 2023?
Wiele osób sądzi, że właśnie te dokumenty należy przechowywać przez co najmniej trzy lata od momentu ustania stosunku pracy z pracownikiem. Jednak nowe przepisy wskazują na konieczność przechowywania ewidencji przez okres 10 lat. Dlaczego? Ponieważ po tym czasie wygasa prawo do roszczeń ze strony pracownika.
Jest jednak wyjątek dotyczący pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem. W ich przypadku, ewidencję czasu pracy oraz listy obecności należy przechowywać nawet przez pół wieku.
Elektroniczna czy tradycyjna forma przechowywania?
Wybór między elektroniczną a tradycyjną formą przechowywania dokumentów, takich jak ewidencja czasu pracy i lista obecności, jest ważnym aspektem w zarządzaniu firmą. W dobie cyfryzacji wiele przedsiębiorstw przechodzi na przechowywanie tych dokumentów w formie elektronicznej z wielu istotnych powodów.
Pierwszym kluczowym argumentem za elektroniczną formą przechowywania jest eliminacja konieczności drukowania kart ewidencji, szczególnie w przypadku, gdy pracownicy nie są zobowiązani do podpisywania tych dokumentów. To pozwala na zaoszczędzenie papieru, czasu i zasobów oraz przyczynia się do bardziej zrównoważonego podejścia do prowadzenia dokumentacji firmowej.
Co ważniejsze, elektroniczna ewidencja czasu pracy (roczna ewidencja czasu pracy 2023) może być łatwo udostępniana na żądanie pracowników. Dostępność tych dokumentów online przekłada się na wygodę i skuteczność procesu zarządzania czasem pracy, a także na zwiększenie zaufania pracowników do systemu monitorowania obecności.
Oczywiście, niezależnie od formy przechowywania, istotnym aspektem jest przestrzeganie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji, który wynosi zazwyczaj minimum 10 lat. Zarówno tradycyjne, jak i elektroniczne kopie dokumentów muszą być utrzymywane przez ten czas, aby spełnić wymogi prawne i regulacje dotyczące archiwizacji dokumentów.
Przypomnijmy, że ewidencja czasu pracy (np. roczna karta ewidencji obecności w pracy) i stawianie znaku równości pomiędzy nimi to nie to samo. Pierwsza z nich jest głównym dokumentem do ustalania wynagrodzenia, podczas gdy druga pełni funkcję pomocniczą.
Ewidencja czasu pracy i lista obecności są dokumentami kluczowymi dla ustalania wynagrodzenia pracowników. Dlatego tak istotne jest ich prawidłowe i systematyczne prowadzenie oraz przechowywanie przez odpowiedni okres czasu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
To zapewnia spokój zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi w przypadku ewentualnych roszczeń czy niejasności. Wybór między formą elektroniczną a tradycyjną powinien być oparty na korzyściach związanych z efektywnością, dostępnością i zrównoważonym podejściem do zarządzania dokumentacją firmową.