Ile czasu należy przechowywać listy obecności?

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Dlaczego? Przede wszystkim jest to jedno z najważniejszych narzędzi do ustalania wynagrodzenia pracownika, biorąc pod uwagę liczbę przepracowanych godzin oraz ewentualne nadgodziny. Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe? Warto zapoznać się z naszym poradnikiem.

Co zawiera roczna ewidencja czasu pracy 2023 i roczna karta ewidencji obecności w pracy?

Roczna ewidencja czasu pracy 2023 oraz roczna karta ewidencji obecności w pracy zawierały informacje o:

  • Liczbie przepracowanych godzin oraz godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy.
  • Liczbie godzin nocnych i nadliczbowych.
  • Dniach wolnych od pracy.
  • Wymiarze i rodzaju zwolnień od pracy.
  • Wymiarze i rodzaju innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

W przypadku pracownika młodocianego - odbywającego praktyki, ewidencja musi uwzględniać również czas pracy przy pracach wzbronionych, które są dozwolone w ramach przygotowania zawodowego. Lista płac pracownika młodocianego 2023 jest również ważnym dokumentem ponieważ zawiera informacje o prawidłowym sposobie wynagradzania ucznia w czasie odbywania przez niego praktyk. Na tego typu lista płac pracownika młodocianego 2023 powinny znaleźć się stawki nie mniejsze niż te określone przez prawo. I tak w pierwszym roku nauki – nie mniej niż 356,21 zł. W drugiej klasie ma to być nie mniej niż 427,46 zł. W ostatnim roku nauki nie mniej niż 498,70 zł.

Jak długo przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe?

Podstawowe pytanie, jakie pojawia się w kontekście list obecności oraz innych dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy, brzmi: Ile czasu musi leżeć w archiwach roczna ewidencja czasu pracy 2023?

Wiele osób sądzi, że właśnie te dokumenty należy przechowywać przez co najmniej trzy lata od momentu ustania stosunku pracy z pracownikiem. Jednak nowe przepisy wskazują na konieczność przechowywania ewidencji przez okres 10 lat. Dlaczego? Ponieważ po tym czasie wygasa prawo do roszczeń ze strony pracownika.

Jest jednak wyjątek dotyczący pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem. W ich przypadku, ewidencję czasu pracy oraz listy obecności należy przechowywać nawet przez pół wieku.

Elektroniczna czy tradycyjna forma przechowywania?

Wybór między elektroniczną a tradycyjną formą przechowywania dokumentów, takich jak ewidencja czasu pracy i lista obecności, jest ważnym aspektem w zarządzaniu firmą. W dobie cyfryzacji wiele przedsiębiorstw przechodzi na przechowywanie tych dokumentów w formie elektronicznej z wielu istotnych powodów.

Pierwszym kluczowym argumentem za elektroniczną formą przechowywania jest eliminacja konieczności drukowania kart ewidencji, szczególnie w przypadku, gdy pracownicy nie są zobowiązani do podpisywania tych dokumentów. To pozwala na zaoszczędzenie papieru, czasu i zasobów oraz przyczynia się do bardziej zrównoważonego podejścia do prowadzenia dokumentacji firmowej.

Co ważniejsze, elektroniczna ewidencja czasu pracy (roczna ewidencja czasu pracy 2023) może być łatwo udostępniana na żądanie pracowników. Dostępność tych dokumentów online przekłada się na wygodę i skuteczność procesu zarządzania czasem pracy, a także na zwiększenie zaufania pracowników do systemu monitorowania obecności. Dowiedz się, jak wygląda cyfryzacja dokumentów w Warszawie.

Oczywiście, niezależnie od formy przechowywania, istotnym aspektem jest przestrzeganie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji, który wynosi zazwyczaj minimum 10 lat. Zarówno tradycyjne, jak i elektroniczne kopie dokumentów muszą być utrzymywane przez ten czas, aby spełnić wymogi prawne i regulacje dotyczące archiwizacji dokumentów. Sprawdź także przechowywanie dokumentów Warszawa.

Przypomnijmy, że ewidencja czasu pracy (np. roczna karta ewidencji obecności w pracy) i stawianie znaku równości pomiędzy nimi to nie to samo. Pierwsza z nich jest głównym dokumentem do ustalania wynagrodzenia, podczas gdy druga pełni funkcję pomocniczą.

Ewidencja czasu pracy i lista obecności są dokumentami kluczowymi dla ustalania wynagrodzenia pracowników. Dlatego tak istotne jest ich prawidłowe i systematyczne prowadzenie oraz przechowywanie przez odpowiedni okres czasu, zgodnie z obowiązującymi przepisami. 

To zapewnia spokój zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi w przypadku ewentualnych roszczeń czy niejasności. Wybór między formą elektroniczną a tradycyjną powinien być oparty na korzyściach związanych z efektywnością, dostępnością i zrównoważonym podejściem do zarządzania dokumentacją firmową.

Wybierz masowe skanowanie dokumentów w HSM Recycling.

Kontakt z HSM Recycling

HSM Recycling Spółka Cywilna

ul. Mianowskiego 24/30
02-044 Warszawa

Sebatian Dudecki: 720-875-885
Hubert Dudecki: 513-138-109

Aktualności

Jak długo przechowywać dokumenty sprzedaży samochodu?

Sprzedaż samochodu wiąże się z obowiązkiem zgromadzenia odpowiednich dokumentów i załatwienia formalności, które zabezpieczają zarówno sprzedającego, jak i nabywcę. Wśród wielu pytań, jakie pojawiają się przy tej okazji, jedno powraca najczęściej - jak długo przechowywać dokumenty sprzedaży samochodu? To bardzo ważna kwestia zarówno ze względów prawnych, jak i praktycznych. Dlatego tez poniżej postaramy się dokładnie wyjaśnić, jak długo należy przechowywać dokumenty po transakcji, dlaczego warto to robić i jakie konkretnie dokumenty powinny znaleźć się w Twoim archiwum.

Bezpieczeństwo danych – kompleksowa ochrona informacji w Twojej firmie

W dobie cyfryzacji i powszechnego dostępu do informacji, bezpieczeństwo danych jest kluczowym aspektem każdej firmy. Odpowiednie procedury przechowywania, archiwizacji oraz poufnego niszczenia dokumentów i nośników danych to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale również ochrona przed wyciekiem poufnych informacji. HSM Recycling zapewnia w związku z tym kompleksowe rozwiązania w zakresie bezpiecznego niszczenia danych, dzięki którym możesz mieć pewność, że Twoje dane nie trafią w niepowołane ręce.

Czy usuwanie i niszczenie danych osobowych to także ich przetwarzanie?

Problematykę danych osobowych reguluje przede wszystkim RODO. Sformułowaniem, jakie najczęściej spotykamy w tym akcie prawnym, jest przetwarzanie danych osobowych. Zawiera ono w sobie szereg czynności, które wykonujemy, pracując z nimi. Czy usuwanie i niszczenie można umieścić w kategorii przetwarzania? Sprawdź!

Metody i rodzaje szyfrowania danych

Szyfrowanie danych to jedna z metod ich zabezpieczania. Dzięki zastosowaniu odpowiednich technik dostęp do informacji mogą uzyskać wyłącznie osoby upoważnione. Szyfrowanie bazuje na tzw. kluczu kryptograficznym, który umożliwia odczytanie danych osobie go posiadającej. W poniższym artykule przedstawiamy metody szyfrowania danych oraz ich rodzaje. Sprawdź, jak zabezpieczyć w ten sposób dokumenty, którymi dysponujesz.

Czy pesel, imię,nazwisko i adres zamieszkania to dane wrażliwe?

Dane osobowe, wrażliwe, niejawne - te i podobne pojęcia w języku potocznym używane są niemal zamiennie, jednak prawnie nie oznaczają tego samego. Numer pesel, imię, nazwisko i adres zamieszkania to dane, które pozwalają zidentyfikować konkretną osobę. Czy jednak należą do grona danych wrażliwych? Zapoznaj się z naszą analizą i dowiedz się, jak poprawnie katalogować dane.

Przechowywanie akt osobowych 50 lat podstawa prawna i jak liczyć?

Na mocy znowelizowanych przepisów, akta osobowe pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku przechowujemy 10 lat. Natomiast okres 50-letni dotyczy dokumentów, które zostały sporządzone wcześniej. Czy jednak zawsze musimy tak długo archiwizować dokumenty pracownicze? Nie, jeśli zostaną dopełnione pewne formalności. Sprawdź, jakie oraz jak długo powinno trwać przechowywanie akt osobowych - 10 czy 50 lat?

Za który rok można wyrzucić dokumenty w 2025?

Utrzymanie porządku w dokumentacji to jeden z warunków prawidłowej archiwizacji. Zgodnie z przepisami dokumenty przedawnione należy zniszczyć. Ze względu na to, że większość traci ważność wraz z końcem roku kalendarzowego, przeglądu archiwum dokonujemy w pierwszym kwartale nowego roku. Które dokumenty można wyrzucić w 2025?

Zasady archiwizacji dokumentów w urzędach

W jednostkach państwowych każdego roku powstaje mnóstwo dokumentów zawierających dane wrażliwe. Przepisy nie przewidują odrębnych zasad archiwizacji dla konkretnych urzędów czy instytucji, a rodzajów dokumentów. Sprawdź, na czym polega właściwe przechowywanie dokumentacji urzędowej.

Ścinki z niszczarki - co z nimi zrobić?

Domowe i biurowe niszczarki są nie do przecenienia. Dzięki nim możemy w kilka sekund pozbyć się papierów, które bez ścinania w drobne kawałeczki, zajęłyby niemałą część kubła na odpady. Problem pojawia się jednak w kontekście ścinków, które są produktem ubocznym niszczenia papieru. Co z nimi zrobić?