Start » Blog » Archiwizacja wygasłych umów a RODO

Archiwizacja wygasłych umów a RODO

W dzisiejszych czasach wiele firm musi radzić sobie z zagadnieniami związanymi z archiwizacją dokumentów i przetwarzaniem danych osobowych. W kontekście wygasłych umów i zgodności z RODO, pojawiają się pewne wyzwania i obowiązki, którym przedsiębiorstwa muszą sprostać. Co prawda nie ma przepisów, które wprost regulują archiwizację wygasłych umów względem, ale nie ulega wątpliwości, że taka dokumentacja ma duży związek z RODO i wówczas czas jej przechowywania jest ograniczony. W związku z tym, poniżej omówimy kwestie archiwizacji wygasłych umów z perspektywy RODO i związane z nimi regulacje prawne. Zapoznamy się z wytycznymi dotyczącymi przechowywania danych osobowych byłych klientów oraz damy Wam wskazówki, jak skutecznie i zgodnie z przepisami zarządzać tym procesem.

Regulacje prawne dotyczące archiwizacji wygasłych umów

Przechowywanie danych osobowych, w tym umów, jest objęte szczególnymi przepisami prawa. W zależności od typu umowy, okresy przechowywania dokumentów mogą się różnić. Należy zauważyć, że brak odpowiedniego przestrzegania tych terminów może prowadzić następnie do naruszenia przepisów RODO.

RODO wprowadziło bowiem wiele zasad dotyczących zabezpieczania danych osobowych, które należy uwzględnić podczas procesu archiwizacji. Jak wskazuje prawo, w stosunku do wielu rodzajów umów, należy stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych. Poniżej przedstawiamy kilka rodzajów umów, omawiając pokrótce przepisy.

Umowy cywilnoprawne

Niestety, w tym przypadku UODO nie wskazuje konkretnego okresu, przez jaki należy przechowywać dokumentację dotyczącą tego rodzaju umów. Podało za to pewne wskazówki. Zaznaczyło, że przy ustalaniu okresu przechowywania umów cywilnoprawnych nie wystarczą terminy przedawniania roszczeń. Należy bowiem zbadać też szerzej niezbędność danych do celu, jakiemu służą zgodnie z RODO. Dlatego też zaleca się, by umowy cywilnoprawne były przechowywane przez co najmniej trzy lata.

Wynagrodzenia i PPK

Wszyscy pracodawcy, którzy zatrudniają powyżej 250 pracowników, mają obowiązek zbierać dokumentację związaną z PPK. W związku z tym od 2019 roku pojawiła się nowa kategoria dokumentów. Jak długo należy je jednak przechowywać? W ustawie podane są dwie daty, które powinniśmy wziąć pod uwagę – 5 lat, ponieważ tyle wynosi okres przedawniania roszczeń z tytuły wpłat do PPK oraz 4 lata, bowiem co cztery lata licząc od 1 kwietnia podmiot zatrudniający dokonuje ponownie wpłat na PPK (jeśli wcześniej uczestnik nie zrezygnuje).

Zwolnienia lekarskie

Tu UODO samo ma chyba wątpliwości, czy zwolnienia lekarskie należy traktować jako dokumentacja płacowa. Zgodnie jednak ze stanowiskiem ZUS, taką dokumentację powinniśmy przechowywać nie przez 5, a aż 10 lat!

Wytyczne dotyczące przechowywania danych osobowych byłych klientów

Przetwarzanie danych osobowych byłych klientów powinno odbywać się zgodnie z celami, dla których zostały zebrane, przy zachowaniu poufności i ochrony danych. Właściwa polityka retencji danych i określenie okresu przechowywania są kluczowe dla zapewnienia zgodności z RODO.

Okres przechowywania danych osobowych byłych klientów powinien być adekwatny do celów przetwarzania tych danych. Należy również uwzględnić ewentualne przepisy branżowe, które mogą nakładać dodatkowe wymagania dotyczące retencji danych.

Zarządzanie archiwizacją wygasłych umów zgodnie z RODO

Aby skutecznie zarządzać procesem archiwizacji wygasłych umów i zapewnić zgodność z RODO, warto wdrożyć kilka kluczowych praktyk:

Analiza i kategoryzacja umów: Przed przystąpieniem do archiwizacji warto przeprowadzić analizę umów i ich kategoryzację. Dzięki temu można zidentyfikować umowy, które zawierają dane osobowe, oraz określić, jak długo należy przechowywać poszczególne typy umów zgodnie z przepisami prawnymi.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów: W przypadku archiwizacji fizycznej ważne jest, aby umowy były przechowywane w miejscach, które zapewniają odpowiednie zabezpieczenia, takie jak zamknięte szafy czy pomieszczenia z ograniczonym dostępem. W przypadku archiwizacji elektronicznej należy stosować odpowiednie środki techniczne i zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych i kontrole dostępu.

Usunięcie danych osobowych: Po zakończeniu okresu przechowywania danych osobowych, zgodnie z polityką retencji, należy dokonać ich bezpiecznego usunięcia. W przypadku danych elektronicznych należy skorzystać z odpowiednich narzędzi, które zapewnią permanentne usunięcie danych.

Ochrona danych osobowych: Warto zainwestować w rozwiązania technologiczne, takie jak systemy zarządzania dokumentami, które umożliwią skuteczną ochronę danych osobowych. Wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie danych, zapewni dodatkową ochronę.

Kontakt z HSM Recycling

HSM Recycling Spółka Cywilna

ul. Mianowskiego 24/30
02-044 Warszawa

Sebatian Dudecki: 720-875-885
Hubert Dudecki: 513-138-109

Aktualności

Hakerzy przejmują dane użytkownicy Apple. Nie klikajcie w te linki!

Cyberprzestępcy niestety wykorzystują w swoich działaniach coraz bardziej złożone technologie, przez co w dużej mierze stale doskonalą swoje metody ataku. Przekonać się mogą o tym niestety użytkownicy sprzętów Apple. Ostatnio pojawiła się bowiem nowa groźba, szczególnie dotykająca użytkowników tej amerykańskiej firmy. Czym jest ta nowa metoda i jak możemy się przed nią chronić?

Ekologia cały czas na pierwszym miejscu. Nadchodzi era zielonych biurowców

Kwestie związane z ochroną środowiska z roku na rok stają się coraz bardziej palącym tematem. Firmy i instytucje, zdając sobie sprawę z konieczności działań proekologicznych, zaczynają inwestować w nowe technologie i strategie mające na celu zmniejszenie swojego wpływu na środowisko. Dlatego też, jak wynika z licznych badań inicjatywy z zakresu środowiska, społeczeństwa i zarządzania będą coraz ważniejsze zarówno dla inwestorów instytucjonalnych, akcjonariuszy, jak i otoczenia biznesowego firm. Jednym z obszarów, który zyskuje coraz większą uwagę, jest właśnie sektor biurowy.

Czym są dane wrażliwe i jak skutecznie zabezpieczyć je w firmie

W coraz to bardziej cyfrowym świecie ochrona danych wrażliwych w firmie staje się bez dwóch zdań priorytetem. Dane wrażliwe obejmują bowiem wszelkie informacje, które mogą zostać następnie wykorzystane do identyfikacji lub zidentyfikowania osoby fizycznej. Mogą to być, chociażby dane osobowe, finansowe, medyczne, informacje handlowe czy też wiele innych istotnych informacji. Niezależnie od rodzaju danych, ich niewłaściwe zabezpieczenie może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym wycieku danych, utraty zaufania klientów, sankcji prawnych i strat finansowych. Dlatego też skutecznie zabezpieczenie ich w każdej firmie powinno być priorytetem.

Zakaz sprzedaży plastikowych produktów - czym jest dyrektywa plastikowa?

W dzisiejszych czasach walka z plastikiem i innymi szkodliwymi związkami staje się priorytetem na całym świecie. Jednym z najnowszych kroków w tym kierunku jest wprowadzenie zakazu plastikowych naczyń i sztućców w kolejnym kraju. To nie tylko symboliczny gest, ale także znaczący krok w kierunku ochrony środowiska. Tym razem chodzi o Anglię, gdzie od października 2023 roku wszedł w życie zakaz używania jednorazowych plastikowych sztućców, talerzy, ale także styropianowych kubków czy pojemników na żywność. Wcześniej takie zakazy wprowadzono już w sąsiadującej Szkocji oraz Walii.

Podatek od plastiku - nowy obowiązek wchodzi w życie od początku roku

Od 1 stycznia 2024 roku obowiązuje nas nowy podatek od plastiku, który ma na celu ograniczenie zużycia tego materiału i ochronę środowiska. Podatek ten dotyczy producentów i importerów opakowań z tworzyw sztucznych, a także sprzedawców towarów w takich opakowaniach. Jak wpłynie on na nasze portfele i na gospodarkę? Jedno wiemy na pewno - za zakupy czy jedzenie na wynos zapłacimy więcej, bowiem należy doliczyć od 20 do 25 groszy za plastikowe opakowania. Właściciele biznesów z kolei będą musieli dbać o właściwy recykling.

Ochrona danych w samochodzie - raport o zbieraniu danych w samochodach

W dzisiejszym, coraz bardziej zautomatyzowanym świecie, samochody stają się również coraz bardziej zaawansowane technologicznie. Jednakże w miarę jak technologia wchodzi w sferę motoryzacji, pojawiają się nowe wyzwania dotyczące ochrony danych. Raporty ostatnich lat wykazują, że nasze samochody gromadzą i przetwarzają ogromne ilości informacji na nasz temat, a ochrona tych danych pozostawia wiele do życzenia. Technologia stosowana w najnowszych autach nie rejestruje bowiem tylko informacji o lokalizacji i prędkości, ale także inne dane. Jakie więc kroki możemy podjąć, aby chronić naszą prywatność i bezpieczeństwo w motoryzacji?

Karty płatnicze z kukurydzy - nowość od Ekologicznego Banku Pocztowego

W miarę rosnącej naszej świadomości ekologiczna, coraz więcej instytucji finansowych podejmuje inicjatywy mające na celu zmniejszenie swojego wpływu na środowisko. Jednym z takich innowacyjnych kroków jest wprowadzenie kart płatniczych wykonanych z kukurydzy przez Bank Pocztowy. To zdecydowanie krok w dobrą stronę w dążeniu do bardziej zrównoważonego i przyjaznego dla środowiska systemu bankowości. Klienci banku będą mogli skorzystać z tej opcji już od 1 listopada 2023 roku. Skąd jednak wziął się taki pomysł na karty płatnicze właśnie z kukurydzy?

ekologiczny styl życia, dlaczego warto zacząć żyć ekologicznie z początkiem roku?

Nowy rok to czas, kiedy wielu z nas stawia sobie nowe cele i postanowienia. Może wśród nich jest też chęć zmiany swoich nawyków na bardziej przyjazne dla środowiska? Jeśli tak, to gratulacje, w końcu ekologiczny styl życia to nie tylko korzyść dla planety, ale też dla naszego zdrowia, samopoczucia i portfela. Jak jednak zacząć przygodę z ekologią i jakie kroki podjąć, aby zmniejszyć swój ślad węglowy, nie odmawiając sobie niczego, a wręcz czerpiąc przyjemność?

Bezpieczeństwo danych osobowych - jakie są zasady ochrony danych obywateli?

W ostatnich latach zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych stały się jednym z najważniejszych wyzwań w erze cyfrowej. W odpowiedzi na rosnące zagrożenia i troskę o ochronę prywatności obywateli, rząd postanowił wprowadzić więc nowe rozwiązania, mające na celu podniesienie poziomu bezpieczeństwa danych. Już pod koniec 2023 roku, a konkretnie 17 listopada rozpoczął się proces związany z wdrożeniem odpowiednich zabezpieczeń, które mają nas w przyszłości ustrzec przed ewentualnymi konsekwencjami kradzieży tożsamości. Poniżej postaramy się zgłębić szczegóły I etapu nowego projektu, który ma zrewolucjonizować ochronę informacji obywateli.