Zasady archiwizacji dokumentów w urzędach

Okres przechowywania dokumentów w urzędzie gminy

W urzędzie miasta lub gminy przechowuje się wiele dokumentów o charakterze archiwalnym. Zgodnie z ogólnymi zasadami, urząd ma obowiązek archiwizować je przez okres 25 lat, a następnie niezwłocznie przekazać do archiwum państwowego. Przy czym reguła ta dotyczy dokumentacji archiwalnej, a więc niepodlegającej zniszczeniu. Przykłady tego rodzaju dokumentów to:

• •księgi stanu cywilnego,
• •dokumentacja techniczna o strategicznym znaczeniu,
• •niektóre analizy i sprawozdania,
• •oryginały map.

Natomiast okres przechowywania dokumentów w urzędzie gminy, jeśli chodzi o kategorię B (a więc dokumentację niearchiwalną), wynosi tyle, co w pozostałych jednostkach. Na przykład dokumenty księgowe przechowuje się 5 lat, podobnie jak dokumenty inwentaryzacyjne i związane z podatkami. Archiwizacja dokumentów w urzędzie gminy musi odbywać się zgodnie z RODO. Administrator danych ma obowiązek zabezpieczyć je przed nieuprawnionym dostępem oraz usunąć niezwłocznie po okresie przedawnienia. Przy czym zasady archiwizacji dokumentów w urzędach nakazują uprzednie wystąpienie o zgodę do dyrektora Archiwum Państwowego.

Jak długo urząd skarbowy przechowuje dokumenty w archiwum?

Kolejną jednostką publiczną, która ma obowiązek archiwizować dokumenty, jest urząd skarbowy. Jak długo urząd skarbowy przechowuje dokumenty w archiwum? Co do zasady 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym zobowiązanie stało się wymagalne. Najczęściej jest to termin płatności podatku. W przypadku danych o charakterze informacyjnym mówimy o okresie 5-letnim liczonym od końca roku, w którym zostały przekazane do naczelnika urzędu skarbowego. Okres przechowywania dokumentów przez urząd skarbowy może ulec wydłużeniu, jeśli wobec podatnika prowadzone jest postępowanie.

Zasady archiwizacji dokumentów w policji

Policja gromadzi różnego typu dane wrażliwe, które należy odpowiednio przechowywać. Przy czym w tym przypadku mamy do czynienia zarówno z dokumentacją papierową, jak i elektroniczną. Dane znajdują się przede wszystkim w Krajowym Systemie Informacji Policji. Zgodnie z wyrokiem TSUE z dnia 30 stycznia 2024 roku w sprawie o sygn.C-118/22, policja nie ma prawa gromadzić danych osobowych bezterminowo. Tymczasem regulacje krajowe umożliwiają ich przechowywanie celem m.in. zapobiegania przestępczości. Jak podkreślają prawnicy, regulacje krajowe wymagają pilnych zmian.

Zasady archiwizacji dokumentów w policji są podobne do tych, które obowiązują w innych jednostkach państwowych. Warto jednak dodać, że często mamy tutaj do czynienia z dokumentami dotyczącymi spraw karnych, które przechowuje się nawet 50 lat. W przypadku policji trzeba więc zwrócić szczególną uwagę na terminy.

Archiwizacja dokumentów w urzędach - zasady ogólne

Ogólne zasady archiwizacji dokumentów w jednostce organizacyjnej kładą nacisk na zabezpieczenie ich przed dostępem osób niepowołanych i działaniem czynników zewnętrznych. Muszą więc być przechowywane w specjalnych, zamykanych na klucz szafach (dokumentacja zawierająca dane wrażliwe) lub w miejscu suchym i ciepłym (pozostałe dokumenty). Zanim dokumenty trafią do archiwum, należy je odpowiednio opisać, aby w razie potrzeby łatwiej było je odnaleźć.