Przechowywanie akt osobowych 50 lat podstawa prawna i jak liczyć?

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej - 10 czy 50 lat?

Do roku 2019 obowiązywały jednolite przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania akt osobowych 50 lat był więc taki sam dla wszystkich dokumentów, niezależnie od tego, w którym roku został zawarty stosunek pracy. Podstawą prawną 50-letniego okresu archiwizacji była ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Termin dotyczący przechowywania akt osobowych uległ zmianie na mocy Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zakłada ono 10-letni okres archiwizacji w stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku.

Kiedy archiwizować akta osobowe pracowników 50 lat?

Przechowywanie akt osobowych 50 lat jest obowiązkowe wobec pracowników, z którymi nawiązano stosunek pracy przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia ich obecny status - mogą być to również osoby na emeryturze.
W stosunku do pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku w niektórych przypadkach również obowiązuje przechowywanie akt osobowych 50 lat. Podstawa prawna to ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Niemniej jednak ww. Rozporządzenie umożliwia skrócenie tego okresu do 10 lat. Pracodawca ma w tym przypadku pewne obowiązki względem ZUS. Musi złożyć raport ZUS RIA i oświadczenie ZUS OWU.

Jak liczyć okres archiwizacji akt osobowych?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 50 lat - jak liczyć? Co do zasady termin liczymy od momentu ustania stosunku pracy. Jest jednak pewien wyjątek. Jeśli skrócimy go do 10 lat, termin liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny. Oznacza to, że akta osobowe wciąż trzeba przechowywać, pomimo skrócenia wymaganego w poprzednich przepisach okresu. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej 50 lat jest jednak zdecydowanie bardziej uciążliwe, niż 10 lat.

Przechowywanie akt osobowych - papierowo czy elektronicznie?

Pytanie, jak długo powinno trwać przechowywanie dokumentacji pracowniczej - 10 czy 50 lat, warto dopełnić pytaniem, w jaki sposób ją przechowywać. Otóż od 2019 roku możliwe jest prowadzenie e-teczek, które całkowicie zastępują teczki papierowe. Takie rozwiązanie to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim łatwiejsze zabezpieczenie danych. Pracodawcy wciąż jednak mają możliwość prowadzenia teczek w formie papierowej. Forma nie wpływa natomiast w żaden sposób na okres archiwizacji akt osobowych byłych i obecnych pracowników.