Jak niszczyć dokumenty zgodnie z prawem?

Niszczenie dokumentów to proces, który wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi, ale przede wszystkim znajomości obowiązujących przepisów prawa. W dobie rosnącej świadomości na temat ochrony danych osobowych, konieczność bezpiecznego i zgodnego z regulacjami prawnymi usuwania dokumentów staje się coraz bardziej istotna.

W Polsce, jak i w całej Unii Europejskiej, kwestie te reguluje przede wszystkim unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, czyli RODO, które weszło w życie w 2018 roku. RODO nakłada na przedsiębiorców obowiązek odpowiedniego zabezpieczania i niszczenia danych, co obejmuje także dokumenty papierowe i cyfrowe.

Jednak RODO to nie jedyna regulacja, którą należy wziąć pod uwagę. Międzynarodowe normy, takie jak ISO/IEC 21964 oraz DIN 66399, precyzyjnie określają standardy niszczenia dokumentów, od definiowania stopni bezpieczeństwa po konkretne techniki utylizacji. W związku z tym, poniżej przybliżymy te przepisy, wyjaśniając, jak długo można archiwizować dokumenty i jakie metody na niszczenie dokumentów będą zgodne z prawem. Dzięki tej wiedzy dowiemy się, jak w sposób bezpieczny i efektywny pozbyć się niepotrzebnej dokumentacji, chroniąc w ten sposób zarówno swoją firmę, jak i dane osobowe klientów.

Niszczenie dokumentów firmowych zgodnie z prawem, czyli jak?

Zgodnie z przepisami, niszczenie dokumentów firmowych i finansowych jest traktowane jako forma przetwarzania danych. Oznacza to, że proces ten musi być na tyle skuteczny, aby poufne informacje zawarte w dokumentach nie mogły zostać odtworzone. RODO nakłada obowiązek odpowiedniego niszczenia danych na:

• instytucje publiczne, takie jak szkoły, szpitale czy urzędy,
• prywatne firmy, które przetwarzają dane osobowe.

Prawo nie określa jednak dokładnych metod utylizacji dokumentów firmowych czy urzędowych. Nie ma również obowiązku korzystania z profesjonalnych niszczarek ani zatrudniania firm zewnętrznych. Ważne jest jednak, aby proces niszczenia, transportu i utylizacji dokumentów gwarantował pełną ochronę danych na każdym etapie. Kluczowym aspektem jest również selekcja dokumentów do zniszczenia – ogólna zasada mówi, że niszczeniu podlegają wyłącznie te, które są już nieaktualne. Okres przechowywania dokumentów różni się w zależności od ich rodzaju – na przykład dokumentację medyczną trzeba przechowywać aż przez 22 lata, a z kolei księgi rachunkowe tylko przez 5 lat.

Proces niszczenia obejmuje nie tylko dokumenty papierowe. W dzisiejszych czasach każda firma czy instytucja przechowuje i przetwarza dane także na nośnikach cyfrowych, takich jak płyty CD, DVD, dyski twarde czy pamięci przenośne. RODO zobowiązuje do bezpiecznej utylizacji danych również na tych nośnikach, zapewniając ich całkowite zniszczenie i uniemożliwiając ich późniejsze odzyskanie.

Protokół zniszczenia dokumentów zgodnie z RODO

Aby bezpiecznie i skutecznie zniszczyć dokumenty zgodnie z przepisami RODO, trzeba NAJPIERW dobrze przemyśleć wybór odpowiedniej metody. Wybór ten zależy przede wszystkim od ilości i rodzaju dokumentów oraz tego, kto zajmuje się ich utylizacją. Dlatego też:

• Można skorzystać z usług profesjonalnej firmy specjalizującej się w niszczeniu dokumentacji firmowej.
• Można również zająć się zniszczeniem dokumentów we własnym zakresie, zarówno w przypadku dokumentów papierowych, jak i nośników elektronicznych.

Każda z tych opcji wymaga jednak spełnienia określonych standardów, które zapewniają ochronę danych wrażliwych. W przypadku korzystania z usług zewnętrznej firmy kluczową kwestią jest odpowiednie zabezpieczenie dokumentów podczas ich transportu do miejsca utylizacji. Profesjonalne firmy często oferują specjalne, zabezpieczone pojemniki na dokumenty, które są monitorowane na każdym etapie procesu – od odbioru po finalne zniszczenie.

Z kolei dla mniejszych firm, które nie generują dużych ilości dokumentów, niszczenie dokumentacji na własną rękę może być praktycznym i tańszym rozwiązaniem. Współczesne niszczarki oferują bowiem zaawansowane funkcje, które umożliwiają nie tylko niszczenie papierowych dokumentów, ale także takich nośników jak zszywki, karty kredytowe, czy płyty CD/DVD. Najnowsze modele takich urządzeń spełniają standardy RODO, umożliwiając niszczenie wielu formatów, zapewniając przy tym poziomy bezpieczeństwa DIN: P-4, O-3, T-4. W większych firmach, gdzie codziennie powstają setki nowych dokumentów, konieczne może być zainwestowanie w jeszcze bardziej wydajne urządzenia lub zakup kilku niszczarek, aby sprostać wymaganiom.

Niszczenie dokumentów księgowych, kiedy można to zrobić?

RODO nie tylko zobowiązuje do ochrony i bezpiecznej utylizacji dokumentów, ale również wprowadza zakaz przechowywania ich dłużej niż to absolutnie konieczne. Dlatego ważne jest, aby znać okresy archiwizacji poszczególnych dokumentów.

• Dokumenty ZUS:
• Deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące powinny być przechowywane przez 5 lat (dotyczy dokumentów przekazanych po 1 stycznia 2012 r.) lub 10 lat (dla dokumentów przekazanych przed 31 grudnia 2011 r.).
• Listy płac, karty wynagrodzeń i podobne dokumenty muszą być przechowywane przez 50 lat od momentu zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika.
• Dokumenty księgowe:
• Księgi podatkowe, rejestry VAT, faktury sprzedaży i zakupu, faktury korygujące, noty księgowe, ewidencje środków trwałych, ewidencje przebiegu pojazdu oraz dokumenty inwentaryzacyjne.

Wszystkie te dokumenty należy zniszczyć po upływie okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zobowiązania podatkowe przedawniają się po 5 latach od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że nawet małe przedsiębiorstwa mogą zgromadzić znaczne ilości dokumentów, płyt CD, czy innych nośników, które zawierają dane podlegające ochronie i muszą być odpowiednio zniszczone po upływie wymaganego okresu przechowywania.

Sprawdź podobne wpisy blogowe w tematyce dokumentów:

• Utylizacja dokumentów przez firmę – czy warto?
• Przechowywanie dokumentów księgowych — jaki okres obowiązuje?
• Przechowywanie dokumentacji medycznej — jak to robić poprawnie?
• Jak wygląda profesjonalne niszczenie dokumentów?
• Jak długo przechowywać dokumenty w firmie i co dalej z nimi zrobić?
• Archiwizacja wygasłych umów a RODO