Bezpłatne niszczenie dokumentów do 30.06.2024

Jak długo przechowywać dokumenty w firmie i co dalej z nimi zrobić?

Prowadzenie firmy czy nawet jednoosobowej działalności gospodarczej, to szereg obowiązków, o których musimy pamiętać. Po pierwsze musimy dbać o pracowników, po drugie o Klientów, a po trzecie należy pilnować wszystkich spraw związanych z dokumentacją – nawet jeśli pomaga nam w tym księgowa. Bardzo często porządkując dokumenty, zastanawiamy się, jak długo powinniśmy przechowywać je w biurze. Głównie mamy na myśli faktury, są one bowiem dowodem na podjęcie współpracy z danych kontrahentem. Dziś postaramy się rozwiać Wasze wątpliwości, a także podpowiemy, co dalej robić z tego typu dokumentami.

Jak długo musimy przechowywać dokumenty w firmie?

Na samym początku musimy zaznaczyć, że okres przechowywania dokumentów w firmie nie jest stały dla każdego przedsiębiorcy. Niektórzy muszą to robić przez rok, a inni przez dwa lub trzy lata. Dlatego też warto posiadać segregatory, w których będą znajdowały się faktury z rozdzieleniem na miesiące oraz lata. Wówczas, kiedy ich termin „ważności” minie, nie musimy ponownie przeglądać wszystkich dokumentów, by znaleźć te, których możemy się pozbyć. Termin, który określają przepisy, to maksymalnie 5 lat, dlatego też niezależnie od tego, jaką firmę posiadamy, to starszych faktur bez przeszkód możemy się pozbyć. Jakie więc dokumenty poza fakturami musimy skrupulatnie przechowywać? Przede wszystkim są to:

  • Kopie faktur VAT,
  • Pobór i inkas podatkowy,
  • Księgi podatkowe,
  • Kopie rachunków.
  • Nieco inaczej podchodzi się do umów. Te z pracownikami musimy przechowywać bowiem aż przez 50 lat! Inną kwestią jest jeszcze forma, w jakiej będziemy przechowywać nasze dokumenty. Wraz z rozwojem technologii wiele firm przechodzi na formy cyfrowe. Jest to o wiele prostsze i wygodne, ponieważ mamy pewność, że fizycznie żaden dokument nam się nie zgubi, nie będzie zajmować on też miejsca, a układanie chronologicznie faktur w formie elektronicznej jest znacznie prostsze i szybsze. To jednak nie wszystko – doskonale wiemy, że tusz z każdym rokiem blaknie, dlatego też, jeśli nie będziemy wykonywać na bieżąco kopii, to możemy po kilku latach znaleźć „czyste kartki”. Inaczej jest oczywiście, jeśli dokumenty są zapisywane w formie cyfrowej. Jeśli zdecydujemy się na taką formę, to miejmy na uwadze, że równie ważne jest wówczas bezpieczeństwo danych! Dostęp do firmowych dokumentów powinni mieć tylko nieliczni i zaufani pracownicy. Ich obowiązkiem jest również zadbanie, by faktury i inne dane nigdzie nie wyciekły.

    Co z dokumentami, których nie musimy już przechowywać?

    Naturalną koleją rzeczy jest oczywiście usuwanie niepotrzebnych już dokumentów. Należy jednak pamiętać, że nie są to przepisy na ciasto, a często dane wrażliwe, które muszą być potraktowane w specjalny sposób. Jak zatem skutecznie i bezpiecznie pozbyć się zalegających dokumentów, w taki sposób, byśmy mieli pewność, że nie wpadną one w niepowołane ręce?Zgodnie z literą prawa, troska o obieg dokumentacji nie kończy się w chwili, gdy stwierdzimy, że wybranych faktur, danych pracowników czy innych firmowych druków już nie potrzebujemy. Zgodnie z rozporządzeniem RODO, firmy zobligowane są nie tylko do należytego przechowywania dokumentów, ale i do ich niszczenia według szeregu dokładnych wytycznych. Jeśli chcemy niszczyć dokumenty samemu, to niezbędna będzie dobrej jakości niszczarka, z kolei jeśli mamy do czynienia z dokumentami w formie cyfrowej, to powinniśmy poznać zagadnienia związane z trwałym opróżnianiem dysków SSD i HDD – zwykłe wrzucenie plików do kosza nie będzie bowiem bezpieczną opcją. Dlatego też zdecydowanie lepiej powierzyć to zadanie wyspecjalizowanej firmie, która dokumenty w formie papierowej, jak i cyfrowej usunie w sposób bezpieczny i trwały, a na koniec wręczy nam zaświadczenie potwierdzające zrealizowanie powierzonego zadania.

    Kontakt z HSM Recycling

    HSM Recycling Spółka Cywilna

    ul. Mianowskiego 24/30
    02-044 Warszawa

    Sebatian Dudecki: 720-875-885
    Hubert Dudecki: 513-138-109

    Aktualności

    Hakerzy przejmują dane użytkownicy Apple. Nie klikajcie w te linki!

    Cyberprzestępcy niestety wykorzystują w swoich działaniach coraz bardziej złożone technologie, przez co w dużej mierze stale doskonalą swoje metody ataku. Przekonać się mogą o tym niestety użytkownicy sprzętów Apple. Ostatnio pojawiła się bowiem nowa groźba, szczególnie dotykająca użytkowników tej amerykańskiej firmy. Czym jest ta nowa metoda i jak możemy się przed nią chronić?

    Ekologia cały czas na pierwszym miejscu. Nadchodzi era zielonych biurowców

    Kwestie związane z ochroną środowiska z roku na rok stają się coraz bardziej palącym tematem. Firmy i instytucje, zdając sobie sprawę z konieczności działań proekologicznych, zaczynają inwestować w nowe technologie i strategie mające na celu zmniejszenie swojego wpływu na środowisko. Dlatego też, jak wynika z licznych badań inicjatywy z zakresu środowiska, społeczeństwa i zarządzania będą coraz ważniejsze zarówno dla inwestorów instytucjonalnych, akcjonariuszy, jak i otoczenia biznesowego firm. Jednym z obszarów, który zyskuje coraz większą uwagę, jest właśnie sektor biurowy.

    Czym są dane wrażliwe i jak skutecznie zabezpieczyć je w firmie

    W coraz to bardziej cyfrowym świecie ochrona danych wrażliwych w firmie staje się bez dwóch zdań priorytetem. Dane wrażliwe obejmują bowiem wszelkie informacje, które mogą zostać następnie wykorzystane do identyfikacji lub zidentyfikowania osoby fizycznej. Mogą to być, chociażby dane osobowe, finansowe, medyczne, informacje handlowe czy też wiele innych istotnych informacji. Niezależnie od rodzaju danych, ich niewłaściwe zabezpieczenie może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym wycieku danych, utraty zaufania klientów, sankcji prawnych i strat finansowych. Dlatego też skutecznie zabezpieczenie ich w każdej firmie powinno być priorytetem.

    Zakaz sprzedaży plastikowych produktów - czym jest dyrektywa plastikowa?

    W dzisiejszych czasach walka z plastikiem i innymi szkodliwymi związkami staje się priorytetem na całym świecie. Jednym z najnowszych kroków w tym kierunku jest wprowadzenie zakazu plastikowych naczyń i sztućców w kolejnym kraju. To nie tylko symboliczny gest, ale także znaczący krok w kierunku ochrony środowiska. Tym razem chodzi o Anglię, gdzie od października 2023 roku wszedł w życie zakaz używania jednorazowych plastikowych sztućców, talerzy, ale także styropianowych kubków czy pojemników na żywność. Wcześniej takie zakazy wprowadzono już w sąsiadującej Szkocji oraz Walii.

    Podatek od plastiku - nowy obowiązek wchodzi w życie od początku roku

    Od 1 stycznia 2024 roku obowiązuje nas nowy podatek od plastiku, który ma na celu ograniczenie zużycia tego materiału i ochronę środowiska. Podatek ten dotyczy producentów i importerów opakowań z tworzyw sztucznych, a także sprzedawców towarów w takich opakowaniach. Jak wpłynie on na nasze portfele i na gospodarkę? Jedno wiemy na pewno - za zakupy czy jedzenie na wynos zapłacimy więcej, bowiem należy doliczyć od 20 do 25 groszy za plastikowe opakowania. Właściciele biznesów z kolei będą musieli dbać o właściwy recykling.

    Ochrona danych w samochodzie - raport o zbieraniu danych w samochodach

    W dzisiejszym, coraz bardziej zautomatyzowanym świecie, samochody stają się również coraz bardziej zaawansowane technologicznie. Jednakże w miarę jak technologia wchodzi w sferę motoryzacji, pojawiają się nowe wyzwania dotyczące ochrony danych. Raporty ostatnich lat wykazują, że nasze samochody gromadzą i przetwarzają ogromne ilości informacji na nasz temat, a ochrona tych danych pozostawia wiele do życzenia. Technologia stosowana w najnowszych autach nie rejestruje bowiem tylko informacji o lokalizacji i prędkości, ale także inne dane. Jakie więc kroki możemy podjąć, aby chronić naszą prywatność i bezpieczeństwo w motoryzacji?

    Karty płatnicze z kukurydzy - nowość od Ekologicznego Banku Pocztowego

    W miarę rosnącej naszej świadomości ekologiczna, coraz więcej instytucji finansowych podejmuje inicjatywy mające na celu zmniejszenie swojego wpływu na środowisko. Jednym z takich innowacyjnych kroków jest wprowadzenie kart płatniczych wykonanych z kukurydzy przez Bank Pocztowy. To zdecydowanie krok w dobrą stronę w dążeniu do bardziej zrównoważonego i przyjaznego dla środowiska systemu bankowości. Klienci banku będą mogli skorzystać z tej opcji już od 1 listopada 2023 roku. Skąd jednak wziął się taki pomysł na karty płatnicze właśnie z kukurydzy?

    ekologiczny styl życia, dlaczego warto zacząć żyć ekologicznie z początkiem roku?

    Nowy rok to czas, kiedy wielu z nas stawia sobie nowe cele i postanowienia. Może wśród nich jest też chęć zmiany swoich nawyków na bardziej przyjazne dla środowiska? Jeśli tak, to gratulacje, w końcu ekologiczny styl życia to nie tylko korzyść dla planety, ale też dla naszego zdrowia, samopoczucia i portfela. Jak jednak zacząć przygodę z ekologią i jakie kroki podjąć, aby zmniejszyć swój ślad węglowy, nie odmawiając sobie niczego, a wręcz czerpiąc przyjemność?

    Bezpieczeństwo danych osobowych - jakie są zasady ochrony danych obywateli?

    W ostatnich latach zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych stały się jednym z najważniejszych wyzwań w erze cyfrowej. W odpowiedzi na rosnące zagrożenia i troskę o ochronę prywatności obywateli, rząd postanowił wprowadzić więc nowe rozwiązania, mające na celu podniesienie poziomu bezpieczeństwa danych. Już pod koniec 2023 roku, a konkretnie 17 listopada rozpoczął się proces związany z wdrożeniem odpowiednich zabezpieczeń, które mają nas w przyszłości ustrzec przed ewentualnymi konsekwencjami kradzieży tożsamości. Poniżej postaramy się zgłębić szczegóły I etapu nowego projektu, który ma zrewolucjonizować ochronę informacji obywateli.