Bezpłatne niszczenie dokumentów do 31.03.2024

Jak długo przechowywać dokumenty w firmie i co dalej z nimi zrobić?

Prowadzenie firmy czy nawet jednoosobowej działalności gospodarczej, to szereg obowiązków, o których musimy pamiętać. Po pierwsze musimy dbać o pracowników, po drugie o Klientów, a po trzecie należy pilnować wszystkich spraw związanych z dokumentacją – nawet jeśli pomaga nam w tym księgowa. Bardzo często porządkując dokumenty, zastanawiamy się, jak długo powinniśmy przechowywać je w biurze. Głównie mamy na myśli faktury, są one bowiem dowodem na podjęcie współpracy z danych kontrahentem. Dziś postaramy się rozwiać Wasze wątpliwości, a także podpowiemy, co dalej robić z tego typu dokumentami.

Jak długo musimy przechowywać dokumenty w firmie?

Na samym początku musimy zaznaczyć, że okres przechowywania dokumentów w firmie nie jest stały dla każdego przedsiębiorcy. Niektórzy muszą to robić przez rok, a inni przez dwa lub trzy lata. Dlatego też warto posiadać segregatory, w których będą znajdowały się faktury z rozdzieleniem na miesiące oraz lata. Wówczas, kiedy ich termin „ważności” minie, nie musimy ponownie przeglądać wszystkich dokumentów, by znaleźć te, których możemy się pozbyć. Termin, który określają przepisy, to maksymalnie 5 lat, dlatego też niezależnie od tego, jaką firmę posiadamy, to starszych faktur bez przeszkód możemy się pozbyć. Jakie więc dokumenty poza fakturami musimy skrupulatnie przechowywać? Przede wszystkim są to:

  • Kopie faktur VAT,
  • Pobór i inkas podatkowy,
  • Księgi podatkowe,
  • Kopie rachunków.
  • Nieco inaczej podchodzi się do umów. Te z pracownikami musimy przechowywać bowiem aż przez 50 lat! Inną kwestią jest jeszcze forma, w jakiej będziemy przechowywać nasze dokumenty. Wraz z rozwojem technologii wiele firm przechodzi na formy cyfrowe. Jest to o wiele prostsze i wygodne, ponieważ mamy pewność, że fizycznie żaden dokument nam się nie zgubi, nie będzie zajmować on też miejsca, a układanie chronologicznie faktur w formie elektronicznej jest znacznie prostsze i szybsze. To jednak nie wszystko – doskonale wiemy, że tusz z każdym rokiem blaknie, dlatego też, jeśli nie będziemy wykonywać na bieżąco kopii, to możemy po kilku latach znaleźć „czyste kartki”. Inaczej jest oczywiście, jeśli dokumenty są zapisywane w formie cyfrowej. Jeśli zdecydujemy się na taką formę, to miejmy na uwadze, że równie ważne jest wówczas bezpieczeństwo danych! Dostęp do firmowych dokumentów powinni mieć tylko nieliczni i zaufani pracownicy. Ich obowiązkiem jest również zadbanie, by faktury i inne dane nigdzie nie wyciekły.

    Co z dokumentami, których nie musimy już przechowywać?

    Naturalną koleją rzeczy jest oczywiście usuwanie niepotrzebnych już dokumentów. Należy jednak pamiętać, że nie są to przepisy na ciasto, a często dane wrażliwe, które muszą być potraktowane w specjalny sposób. Jak zatem skutecznie i bezpiecznie pozbyć się zalegających dokumentów, w taki sposób, byśmy mieli pewność, że nie wpadną one w niepowołane ręce?Zgodnie z literą prawa, troska o obieg dokumentacji nie kończy się w chwili, gdy stwierdzimy, że wybranych faktur, danych pracowników czy innych firmowych druków już nie potrzebujemy. Zgodnie z rozporządzeniem RODO, firmy zobligowane są nie tylko do należytego przechowywania dokumentów, ale i do ich niszczenia według szeregu dokładnych wytycznych. Jeśli chcemy niszczyć dokumenty samemu, to niezbędna będzie dobrej jakości niszczarka, z kolei jeśli mamy do czynienia z dokumentami w formie cyfrowej, to powinniśmy poznać zagadnienia związane z trwałym opróżnianiem dysków SSD i HDD – zwykłe wrzucenie plików do kosza nie będzie bowiem bezpieczną opcją. Dlatego też zdecydowanie lepiej powierzyć to zadanie wyspecjalizowanej firmie, która dokumenty w formie papierowej, jak i cyfrowej usunie w sposób bezpieczny i trwały, a na koniec wręczy nam zaświadczenie potwierdzające zrealizowanie powierzonego zadania.

    Kontakt z HSM Recycling

    HSM Recycling Spółka Cywilna

    ul. Mianowskiego 24/30
    02-044 Warszawa

    Sebatian Dudecki: 720-875-885
    Hubert Dudecki: 513-138-109

    Aktualności

    Zakaz sprzedaży plastikowych produktów - czym jest dyrektywa plastikowa?

    W dzisiejszych czasach walka z plastikiem i innymi szkodliwymi związkami staje się priorytetem na całym świecie. Jednym z najnowszych kroków w tym kierunku jest wprowadzenie zakazu plastikowych naczyń i sztućców w kolejnym kraju. To nie tylko symboliczny gest, ale także znaczący krok w kierunku ochrony środowiska. Tym razem chodzi o Anglię, gdzie od października 2023 roku wszedł w życie zakaz używania jednorazowych plastikowych sztućców, talerzy, ale także styropianowych kubków czy pojemników na żywność. Wcześniej takie zakazy wprowadzono już w sąsiadującej Szkocji oraz Walii.

    Podatek od plastiku - nowy obowiązek wchodzi w życie od początku roku

    Od 1 stycznia 2024 roku obowiązuje nas nowy podatek od plastiku, który ma na celu ograniczenie zużycia tego materiału i ochronę środowiska. Podatek ten dotyczy producentów i importerów opakowań z tworzyw sztucznych, a także sprzedawców towarów w takich opakowaniach. Jak wpłynie on na nasze portfele i na gospodarkę? Jedno wiemy na pewno - za zakupy czy jedzenie na wynos zapłacimy więcej, bowiem należy doliczyć od 20 do 25 groszy za plastikowe opakowania. Właściciele biznesów z kolei będą musieli dbać o właściwy recykling.

    Ochrona danych w samochodzie - raport o zbieraniu danych w samochodach

    W dzisiejszym, coraz bardziej zautomatyzowanym świecie, samochody stają się również coraz bardziej zaawansowane technologicznie. Jednakże w miarę jak technologia wchodzi w sferę motoryzacji, pojawiają się nowe wyzwania dotyczące ochrony danych. Raporty ostatnich lat wykazują, że nasze samochody gromadzą i przetwarzają ogromne ilości informacji na nasz temat, a ochrona tych danych pozostawia wiele do życzenia. Technologia stosowana w najnowszych autach nie rejestruje bowiem tylko informacji o lokalizacji i prędkości, ale także inne dane. Jakie więc kroki możemy podjąć, aby chronić naszą prywatność i bezpieczeństwo w motoryzacji?

    Karty płatnicze z kukurydzy - nowość od Ekologicznego Banku Pocztowego

    W miarę rosnącej naszej świadomości ekologiczna, coraz więcej instytucji finansowych podejmuje inicjatywy mające na celu zmniejszenie swojego wpływu na środowisko. Jednym z takich innowacyjnych kroków jest wprowadzenie kart płatniczych wykonanych z kukurydzy przez Bank Pocztowy. To zdecydowanie krok w dobrą stronę w dążeniu do bardziej zrównoważonego i przyjaznego dla środowiska systemu bankowości. Klienci banku będą mogli skorzystać z tej opcji już od 1 listopada 2023 roku. Skąd jednak wziął się taki pomysł na karty płatnicze właśnie z kukurydzy?

    ekologiczny styl życia, dlaczego warto zacząć żyć ekologicznie z początkiem roku?

    Nowy rok to czas, kiedy wielu z nas stawia sobie nowe cele i postanowienia. Może wśród nich jest też chęć zmiany swoich nawyków na bardziej przyjazne dla środowiska? Jeśli tak, to gratulacje, w końcu ekologiczny styl życia to nie tylko korzyść dla planety, ale też dla naszego zdrowia, samopoczucia i portfela. Jak jednak zacząć przygodę z ekologią i jakie kroki podjąć, aby zmniejszyć swój ślad węglowy, nie odmawiając sobie niczego, a wręcz czerpiąc przyjemność?

    Bezpieczeństwo danych osobowych - jakie są zasady ochrony danych obywateli?

    W ostatnich latach zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych stały się jednym z najważniejszych wyzwań w erze cyfrowej. W odpowiedzi na rosnące zagrożenia i troskę o ochronę prywatności obywateli, rząd postanowił wprowadzić więc nowe rozwiązania, mające na celu podniesienie poziomu bezpieczeństwa danych. Już pod koniec 2023 roku, a konkretnie 17 listopada rozpoczął się proces związany z wdrożeniem odpowiednich zabezpieczeń, które mają nas w przyszłości ustrzec przed ewentualnymi konsekwencjami kradzieży tożsamości. Poniżej postaramy się zgłębić szczegóły I etapu nowego projektu, który ma zrewolucjonizować ochronę informacji obywateli.

    Czyszczenie dysku Windows 10 - jak oczyścić komputer ze śmieci

    Komputery są już nieodłącznym towarzyszem w każdej firmie. Z biegiem czasu nagromadzone na nich pliki i śmieci mogą spowolnić działanie sprzętu. Czyszczenie dysku Windows 10 to skuteczny sposób na przywrócenie sprawnego funkcjonowania komputera. Jednak nie zawsze samo czyszczenie jest odpowiednim działaniem. W przypadku nagromadzenia dokumentów, a także po upływie ustawowego ich przechowywania, konieczne może być nawet niszczenie dysków. W niniejszym artykule dowiesz się, dlaczego warto regularnie przeprowadzać czyszczenie systemu Windows, a także jak to zrobić i kiedy niezbędne okaże się skorzystanie z utylizacji urządzeń elektronicznych w firmie!

    Na święta nowy typ oszustwa. Tym razem na "wstrzymaną paczkę"

    Święta Bożego Narodzenia to czas radości, prezentów i miłości. Niestety, to także okres, w którym oszuści intensyfikują swoje działania, wykorzystując świąteczny zgiełk i wzmożoną aktywność zakupową. Jednym z najnowszych trendów w dziedzinie oszustw internetowych jest tajemnicza "wstrzymana paczka". Od wielu dni możemy zaobserwować ten proceder, który dotyczy dwóch największych dostawców w naszym kraju, czyli inPost oraz Poczty Polskiej. Poniżej dokładnie przyjrzymy się tej nowej technice oszustw, omówimy, jak się przed nią bronić, a także dowiemy dowiemy się, dlaczego warto być szczególnie czujnym w okresie przedświątecznym.

    Jakie odpady możemy poddać recyklingowi?

    Recykling to kluczowy element dbania o naszą planetę i zachowanie zasobów naturalnych. Zrozumienie, jakie odpady możemy poddać recyklingowi, to w końcu nie tylko kwestia ekologii, ale także aktywnego zaangażowania każdego z nas w tworzenie zrównoważonej przyszłości.Warto mieć jednak świadomość, że nie wszystkie rodzaje odpadów możemy poddawać recyklingowi. Dlatego też poniżej postaramy się omówić najważniejsze aspekty z nim związane i przedstawić materiały, którym warto dawać „drugie życie”.