Jak długo przechowywać dokumenty po zamknięciu działalności?

Przechowywanie dokumentów po zamknięciu firmy - najważniejsze informacje

Likwidacja firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentów:

• podatkowych - deklaracje VAT, PIT i CIT,
• księgowych - księgi rachunkowe, dowody księgowe, sprawozdania finansowe,
• związanych z ZUS - raporty miesięczne, deklaracje składek,
• pracowniczych - akta osobowe, umowy, listy płac.

Ponadto byli przedsiębiorcy archiwizują inne dokumenty związane z prowadzoną działalnością, na przykład dotyczące rękojmi czy gwarancji. Warto pamiętać, że likwidacja firmy nie stanowi ucieczki od niektórych zobowiązań. Natomiast w kontekście tego, jak długo trzeba trzymać dokumenty po zamknięciu działalności, ustawodawca nie przewidział żadnych szczególnych rozwiązań. W praktyce oznacza to, że bez względu na to, czy prowadzimy, czy też zamykamy firmę, dokumenty archiwizujemy przez taki sam okres. Z drugiej strony, przechowywanie ich może być problematyczne. Wcześniej przedsiębiorca miał siedzibę, w której mógł zorganizować bezpieczne archiwum, natomiast po zamknięciu firmy dokumenty najczęściej przechowuje się w domu, co nie jest ani wygodne, ani bezpieczne. Przepisy nie zabraniają korzystać z usług wyspecjalizowanych firm, zatem przechowywanie dokumentów po zakończeniu działalności gospodarczej nie musi odbywać się na własną rękę.

Jak długo trzymać dokumenty po zamknięciu firmy?

Wiesz już, że rezygnując z bycia przedsiębiorcą, nie ominie Cię obowiązek archiwizowania niektórych dokumentów firmowych. Pozostaje jednak pytanie, jak długo trzymać dokumenty po zamknięciu firmy? Konkretne terminy zależą od rodzaju dokumentacji. Dokumenty księgowe, związane z ZUS i podatkowe przechowujemy 5 lat. Dla dokumentów podatkowych termin ten liczymy od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Natomiast akta osobowe pracowników przechowujemy:

W innych przypadkach przechowywanie dokumentów po likwidacji spółki może trwać 3 lata (dokumenty związane ze sprzedażą) bądź rok (dokumenty związane z rękojmią lub gwarancją). Zwróć uwagę na jeszcze jeden ważny aspekt. Rezygnując z bycia przedsiębiorcą, z pewnością zależy Ci na tym, by przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy trwało jak najkrócej. Tymczasem niektóre wydarzenia przerywają bieg przedawnienia, co oznacza, że nie można zastosować ogólnego, wynikającego z przepisów terminu.

Gdzie przechowywać dokumenty po likwidacji firmy?

Przechowywanie dokumentów księgowych po likwidacji spółki trwa 5 lat, a w praktyce często i 6. Tymczasem przechowywanie dokumentacji pracowniczej po likwidacji firmy trwa minimum 10 lat, co przysparza dodatkowych problemów. Pamiętaj, że wszelkiego rodzaju akta zawierające dane osobowe trzeba odpowiednio zabezpieczyć, tak aby nie doszło do ich wycieku.

Przepisy nie regulują, gdzie przechowywać dokumenty po likwidacji firmy, dlatego nic nie stoi na przeszkodzie, aby powierzyć je specjalistom. Dzięki temu są archiwizowane w odpowiednich warunkach, a Ty nie musisz się zastanawiać, jak długo przechowywać dokumenty po zamknięciu działalności. Archiwum zewnętrzne to rozwiązanie przede wszystkim dla osób, które nie mają w domu miejsca na przechowywanie dokumentów firmowych. Z drugiej strony, warto mieć na uwadze, że zaniechanie ustawowym obowiązkom może wiązać się z wieloma konsekwencjami. Jedną z nich jest odpowiedzialność karno skarbowa, która skutkuje nałożeniem kary pieniężnej, a w skrajnych przypadkach nawet ograniczeniem wolności. Kolejnym problemem są roszczenia pracownicze, których nie sposób dochodzić przy braku odpowiedniej dokumentacji. W takich sytuacjach potencjalne postępowanie sądowe może zostać rozstrzygnięte na korzyść pracownika. Bez dokumentacji firmowej nie będziesz mógł dochodzić swoich praw w walce z ZUS czy urzędem skarbowym. Przechowywanie dokumentacji nie jest więc wyłącznie przykrym obowiązkiem, dając możliwość obrony i dochodzenia należnych świadczeń.

Likwidacja działalności gospodarczej nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentacji. Byłych przedsiębiorców obowiązują różne terminy, w zależności od rodzaju dokumentów. Przepisy regulują, jak długo należy je archiwizować, nie podają jednak, w jaki sposób. Stwarza to możliwość skorzystania z usług profesjonalnej firmy, która udostępnia swoje archiwa.