Jak archiwizować dokumenty kategorii archiwalnej a, b, bc, be?

Czym jest klasyfikacja dokumentacji archiwalnej?

Dokumenty archiwalne dzielimy na kilka kategorii. Jest to konieczne celem określenia czasu i sposobu archiwizacji. Prawidłowo sklasyfikowana dokumentacja archiwalna ułatwia odnalezienie, wykorzystanie i zarządzanie nią. Wyróżniamy kilka kategorii archiwalnych.

Kategoria A zawiera dokumenty archiwalne o dużym znaczeniu kulturowym, historycznym czy religijnym. Znajdują się w niej m.in.:

Kategoria B grupuje dokumentację niearchiwalną. Do tego oznaczenia przypisana jest cyfra arabska, która wyraża okres, w jakim należy przechowywać dokumenty. Na przykład te, które zostały oznaczone symbolem B5, archiwizujemy 5 lat. Tymczasem dokumenty oznaczone jako B50 można zutylizować po upływie 50 lat.

Kategoria BC zawiera te rodzaje dokumentacji, które wymagają przechowywania krótkookresowego. W praktyce trzymamy je nie dłużej niż rok. Są to na przykład notatki ze spotkań służbowych, korespondencja codzienna, potwierdzenia płatności. Archiwizacja tego typu danych często nie jest wymaga prawnie, jednak obligują do tego przepisy wewnętrzne jednostki.

Kategoria BE oznacza dokumenty wymagające okresowej archiwizacji, które po upływie wyznaczonego terminu powinny zostać poddane ekspertyzie. Specjalista ocenia ich przydatność, wartość historyczną, prawną czy administracyjną. Może zadecydować o ich dalszym przechowywaniu lub utylizacji.

Jak przechowywać dokumenty archiwalne?

Jak archiwizować dokumenty kategorii A, B lub innej? W pierwszej kolejności rozpoznajemy, w jaki sposób sklasyfikować konkretne akta. Oceniamy wartość dokumentu, a także wyznaczamy, jak długo należy go przechowywać. Następnie przechodzimy do opisania poszczególnych teczek, stosując nomenklaturę archiwalną. Na tym etapie dochodzimy do kluczowej kwestii, jaką jest sposób archiwizacji danych.

Kategoria archiwalna A wymaga profesjonalnego podejścia i specjalnych warunków. Dokumenty przechowujemy stale, dlatego trzeba dopełnić procedur przetwarzania, zapewniając im tym samym odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Ochrona przed utratą, zniszczeniem lub wybrakowaniem jest kluczowa celem zachowania jakości dokumentów.

Kategorie archiwalne B przechowujemy przez okres, jaki ustawodawca wyznaczył dla poszczególnych dokumentów. Jak archiwizować dokumenty kategorii B? Możesz zdecydować się na tradycyjną metodę, a więc archiwum stacjonarne. Akta przechowywane są w postaci papierowej w taki sposób, aby zabezpieczyć je przed szkodliwym działaniem czynników zewnętrznych i upływem czasu. Coraz więcej firm decyduje się jednak na archiwum cyfrowe, w którym dokumenty mają postać elektroniczną. W tym przypadku również bardzo istotne jest ich zabezpieczenie, ale wykorzystuje się do tego inne, nowoczesne narzędzia.

Kategoria archiwalna BC, obejmująca dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, podlega utylizacji najpóźniej po upływie roku. Akta powinny być przechowywane z należytą starannością, a więc tak, aby uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie. Można archiwizować je elektronicznie, oszczędzając przy tym sporo cennego miejsca.

Jak archiwizować dokumenty kategorii BE10? W pierwszej kolejności zwróć uwagę na cyfrę, która oznacza, że musisz przechowywać je przez 10 lat. Jest to długi okres, w którym papier może ulec degradacji, dlatego warto rozważyć digitalizację dokumentów. Jeśli preferujesz archiwum tradycyjne, przechowuj dokumenty tak, aby chronić je przed działaniem wilgoci, niskim temperatur czy pyłów. Po upływie 10 lat wartość dokumentacji ocenia ekspert, który jednocześnie podejmuje decyzję w sprawie ich dalszego archiwizowania lub zniszczenia.

Kategorie archiwalne dokumentów - jak przechowywać? Najczęstsze problemy

Kategorie archiwalne dokumentów mogą grupować różne rodzaje danych, które wymagają ochrony. W firmach bardzo często procedowane są dokumenty zawierające dane osobowe, handlowe, niejawne. Ich archiwizacja musi przebiegać w taki sposób, aby nie doszło do wycieku, który może być przykry w skutkach. Wiąże się nie tylko z potencjalnymi karami finansowymi, ale też pogorszeniem reputacji firmy. Nie ulega wątpliwości, że kategoria archiwalna A wymaga specjalistycznego podejścia. Konserwacją akt zajmują się profesjonalni archiwiści, który stosują odpowiednie procedury pracy z tego typu wartościowymi dokumentami.

Kategoria B i wszelkie jej pochodne archiwizowana jest natomiast przez przedsiębiorców. Akta zawierające informacje chronione prawnie wymagają odpowiedniego zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Pewne rozwiązania dostarcza w tej kwestii Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Warto pamiętać, że dane osobowe mogą zawierać także dokumenty z kategorii BC (dobrym przykładem jest notatka służbowa, w której wyszczególniono imiona i nazwiska pracowników poszczególnych działów), zatem i one będą wymagały zabezpieczenia.

Ze względu na stopień skomplikowania archiwizacji dokumentów papierowych coraz więcej firm przechodzi na archiwum w chmurze. Takie rozwiązanie pozwala zoptymalizować koszty i zaoszczędzić maksimum miejsca. Pamiętajmy, że akta elektroniczne również wymagają odpowiedniej ochrony w postaci haseł dostępu czy nadawania uprawnień. Ponadto utrata danych przed upływem wymaganego w przepisach terminu wiąże się z możliwością nałożenia kary finansowej i innymi, przykrymi konsekwencjami.

Przepisy umożliwiają przedsiębiorcom przechowywanie dokumentów zarówno w siedzibie firmy, jak i w innych miejscach. Małe firmy często korzystają z pomocy biur rachunkowych, które są odpowiedzialne za prowadzenie księgowości. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie dokumenty mają charakter księgowy, a archiwizacja pozostałych leży w gestii przedsiębiorcy. Innym rozwiązaniem jest wsparcie firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w archiwizacji dokumentów każdego rodzaju. W przedsiębiorstwach najczęściej mamy do czynienia z kategorią B, zatem po zakończeniu archiwizacji dokumenty trzeba jeszcze zutylizować. Jest to odrębna kwestia, z którą - ponownie - związanych jest wiele obowiązków i rozwiązań prawnych.

Zawsze jednak zaczynamy od przygotowania dokumentów do archiwizacji. Kategoria archiwalna a ile lat przechowywania przed nami to w zasadzie najważniejszy problem, jaki trzeba rozwiązać. Okres przechowywania różnych dokumentów liczy się inaczej, co powoduje dodatkowe trudności w kontekście sprawnej i efektywnej archiwizacji. Z tego typu zagadnieniami specjaliści radzą sobie doskonale, a przedsiębiorcy, którzy nie mają dużej wiedzy w tej materii, mogą skorzystać z ich usług.