Ile lat trzeba trzymać pity - jak długo przechowywać pit-37 i pit-11?
PIT-y - jak długo przechowywać i dlaczego trzeba to robić?
Obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej dotyczy zarówno osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (w kontekście PIT-ów są to pracownicy i osoby zatrudnione w ramach umów cywilnoprawnych) oraz przedsiębiorców. Wynika on wprost z Ordynacji Podatkowej, a jego niedochowanie może skutkować nałożeniem kary pieniężnej. Wyjaśnijmy jednak, w jakim celu przechowuje się dokumentację podatkową. Nie jest to wyłącznie wymysł ustawodawcy - organy skarbowe mogą w kolejnych latach przeprowadzić kontrolę, na przykład celem sprawdzenia poprawności zeznania podatkowego. W takiej sytuacji podatnik zobowiązany jest przedstawić wszelkie dokumenty związane z rozliczeniem podatkowym, w tym PIT-11, PIT-37 i ewentualnie te, które potwierdzają prawo do ulgi podatkowej. Pytanie, ile trzymać PIT-y, pojawia się każdego roku w okresie wiosennym, gdy podatnicy zobowiązani są złożyć roczną deklarację. Pamiętajmy, że rozwiązania w zakresie tego, jak długo przechowywać PIT, są tożsame dla dokumentów papierowych i elektronicznych. Obecnie deklarację można złożyć na kilka sposobów:
- elektronicznie - na przykład przez Twój e-PIT,
- osobiście - poprzez samodzielne stawienie się w urzędzie lub za pośrednictwem pełnomocnika,
- listownie - poprzez przekazanie na adres urzędu skarbowego przesyłki pocztowej.
Bez względu na to, jaką formę wybieramy, mamy obowiązek przechowywać dokumentację podatkową. Niektórym może wydawać się, że złożenie PIT w formie elektronicznej zwalnia z obowiązku archiwizacji, jednak nie jest to prawda.
Jak długo przechowywać PIT-37?
Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, które uzyskują dochody ze stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej, składają w urzędzie skarbowym formularz PIT-37. Podstawą jest przekazany przez pracodawcę lub zleceniodawcę PIT-11, jednak, nawet jeśli ten nie dostarczy dokumentu, podatnik ma obowiązek rozliczyć się z uzyskanych w danym roku dochodów. PIT-37 składamy do 30 kwietnia roku podatkowego następującego po roku, którego dotyczy formularz. Jeśli 30 kwietnia wypada w dzień wolny od pracy, deklarację należy złożyć najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.
A jak długo przechowywać PIT-37? Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w Ordynacji podatkowej, która wskazuje, że okres przechowywania dokumentów podatkowych wynosi 5 lat. Gdy wiesz już, jak długo przechowywać PIT 37, pozostaje wyjaśnić, w jaki sposób liczymy bieg terminu. Otóż okres 5-letni liczy się od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przypominamy, że ogólnym terminem wynikającym z przepisów jest 30 kwietnia. PIT - jak długo przechowywać dokument za 2024 rok? Termin płatności podatku upływa 30 kwietnia 2025 roku, zatem bieg terminu liczymy od końca roku 2025. Oznacza to, że dokumentację będzie można zutylizować dopiero po 31 grudnia 2030 roku.
Ponadto nie każdy podatnik będzie mógł zniszczyć dokumentację w tym terminie. To, jak długo trzeba trzymać PIT-y w przypadkach szczególnych regulują odrębne przepisy. Z dłuższymi terminami muszą liczyć się podatnicy:
- wobec których płatność podatku została rozłożona na raty,
- korzystający z ulgi mieszkaniowej,
- wobec których zostało wszczęte postępowanie wyjaśniające.
Pamiętajmy, że w przypadku stosowania ulg podatkowych przechowujemy nie tylko deklarację PIT, ale również wszelkiego rodzaju dokumenty poświadczające uprawnienia do ulgi. Są to:
- faktury imienne,
- zaświadczenia lekarskie,
- certyfikat rezydencji,
- dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu,
- zagraniczne zeznania podatkowe.
Katalog dokumentacji poświadczającej jest oczywiście charakterystyczny dla konkretnej ulgi podatkowej.
Jak długo przechowywać PIT-11?
PIT-11 to dokument informujący o uzyskanych przez podatnika przychodach, pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych, wysokości składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Formularz sporządza i przekazuje pracownikowi lub zleceniobiorcy płatnik. Dane w nim zawarte są niezbędne do poprawnego uzupełnienia PIT-37 lub PIT-36 (drugą z deklaracji składają osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą).
Jak długo przechowywać PIT-y otrzymane od pracodawcy? Termin jest tożsamy z tym, który obowiązuje w deklaracji PIT-37. Oznacza to, że dokumenty przechowujemy 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ponadto PIT-11 jest jednym z elementów deklaracji głównej w tym sensie, że uzupełniamy ją danymi z formularza. Dlatego szukając odpowiedzi na pytanie, jak długo przechowywać PIT-11, najlepiej dołączyć go do dokumentacji podatkowej za dany rok, trzymając wszystkie papiery w jednym miejscu.
Kwestia tego, jak długo trzymać PIT-y w zakładzie pracy, wygląda zupełnie inaczej. Pracodawca zobowiązany jest wystawić PIT-11, a następnie przechowywać go w dokumentacji pracownika. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przechowujemy ją:
- 10 lat - w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku,
- 50 lat - w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 1 stycznia 2019 roku, pod warunkiem złożenia dokumentów ZUS OSW i ZUS RIA,
- 50 lat - w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku.
Ile lat przechowywać PIT-y? Termin zależy tak naprawdę od daty zatrudnienia pracownika. Niektórzy błędnie uznają, że tego rodzaju dokumenty przechowujemy 5 lat. Niemniej jednak do problemu ile lat trzymać PIT-y w zakładzie pracy nie możemy podejść tak samo, jak do dokumentów ZUS czy podatkowych. W ich przypadku rzeczywiście obowiązuje termin 5-letni, natomiast PIT-11 mieści się w kategorii dokumentacji pracowniczej, a ta archiwizowana jest na innych zasadach.
Odpowiedź na pytanie, jak długo przechowywać dokumenty PIT, jest złożona. Inne terminy wyznaczono dla pracodawców, inne dla pracowników. Z drugiej strony, warto przyjrzeć się problemowi, ile przechowywać PIT-y, od strony zleceniodawców. W przypadku umów cywilnoprawnych nie występuje stosunek pracy, zatem nie mają do nich zastosowania przepisy Kodeksu Pracy. Zleceniodawcy nie gromadzą akt pracowników, dlatego w ich przypadku PIT-y stanowią element dokumentacji podatkowej. PIT-y - jak długo przechowywać? Zgodnie z ogólnie obowiązującym terminem, który wynosi 5 lat.
Jak długo przechowywać PIT-y w domu, a jak długo w zakładzie pracy? Terminy są różne i wynoszą od 5 do nawet 50 lat. To, ile trzeba trzymać PIT-y, zależy również od naszej roli - pracodawcy lub zleceniodawcy. Bez względu na to, jakie terminy nas obowiązują, dokumentację przechowujemy w taki sposób, aby zawsze mieć do niej swobodny dostęp. Jest to istotne w przypadku wszczęcia kontroli lub postępowania, w toku których konieczne będzie przedstawienie stosownych dokumentów.
Sprawdź podobne wpisy blogowe w tematyce dokumentów