Ile lat trzeba trzymać faktury firmowe?
Dlaczego przechowywanie faktur firmowych jest ważne?
Faktury firmowe to dokumenty, z których korzysta przede wszystkim dział księgowości, choć nie tylko. Potwierdzają zawarcie transakcji kupna lub sprzedaży, a dodatkowo mogą stanowić materiał porównawczy na przykład do dokumentacji magazynowej. W dużych firmach każdego roku proceduje się tysiące faktur, natomiast mniejsze podmioty gospodarcze przetwarzają ich znacznie mniej. Bez względu na skalę prowadzonej działalności, odpowiedź na pytanie, jak długo przechowywać faktury, jest zawsze taka sama.
Warto jednak przyjrzeć się jeszcze jednej kwestii, a mianowicie dlaczego właściwie musimy przechowywać faktury? Otóż stanowią one materiał dowodowy podczas kontroli skarbowej lub w razie sporu z kontrahentem. Pozwalają rozliczyć podatek dochodowy czy podatek VAT, a także wprowadzić ewentualne korekty do deklaracji podatkowych. Faktury poniekąd służą również rozliczaniu składki zdrowotnej, wszak jej wysokość w przypadku przedsiębiorców zależy od osiągniętego dochodu lub przychodu.
Jak długo należy przechowywać faktury w firmie?
Wiedząc, dlaczego archiwizacja dokumentów sprzedażowych i zakupowych jest tak ważna, pozostaje odpowiedzieć na pytanie, jak długo należy przechowywać faktury w firmie? Problem ten reguluje kilka aktów prawnych, w tym Kodeks Cywilny, Ustawa o podatku od towarów i usług czy ustawa o rachunkowości. Ile czasu trzeba trzymać faktury? 5 lat licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy. Oznacza to, że za datę początkową nie przyjmujemy daty wystawienia dokumentu czy sprzedaży, a 31 grudnia roku, w którym powstał wynikający z dokumentu obowiązek podatkowy. Przechowywanie faktur, które mogą stanowić materiał dowodowy, jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, nawet po zakończeniu działalności. Jak długo należy przechowywać faktury po zamknięciu firmy? Byłych przedsiębiorców obowiązują takie same przepisy, zatem okres archiwizacji wynosi 5 lat. Pamiętajmy, że w międzyczasie może dojść do zawieszenia biegu przedawnienia. Dzieje się tak na przykład, gdy:
Bieg terminu przedawnienia może też ulec przerwaniu wskutek ogłoszenia przez przedsiębiorcę upadłości lub zastosowanie środka egzekucyjnego.
Gdzie i jak długo trzeba przechowywać faktury?
Przechowywanie faktur papierowych musi odbywać się w takich warunkach, aby pozostały one w stanie nienaruszonym do terminu wymagalności. Musimy więc chronić je przed:
- pożarem,
- wilgocią,
- zalaniem,
- uszkodzeniami mechanicznymi,
- płowieniem.
W praktyce archiwizacja dokumentów papierowych bywa problematyczna, dlatego coraz więcej firm decyduje się na ich digitalizację. Ile lat trzeba trzymać faktury elektroniczne? Tyle samo, co papierowe, a więc 5 lat. Przedsiębiorcy mają obowiązek umieścić faktury na nośnikach danych, a ze względu na ich niską trwałość, powinni co pewien czas wykonywać kopię zapasową. Dostęp do faktur elektronicznych powinien być, tak jak w przypadku faktur papierowych, swobodny i możliwy w dowolnym momencie.
W kontekście tego, ile trzeba trzymać faktury firmowe, warto poruszyć jeszcze jeden problem, a mianowicie związany z Krajowym Systemem e-Faktur. Gdy stanie się on obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, na pytanie, jak długo przechowywać faktury sprzedaży, uzyskamy inną odpowiedź. Otóż faktury ustrukturyzowane archiwizowane będą przez 10 lat w KSeF. Po upływie tego terminu przedsiębiorca będzie miał obowiązek przechowywać je we własnym zakresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przedsiębiorcy nie będą jednak musieli zastanawiać się, ile trzeba trzymać faktury, ponieważ w zdecydowanej większości przypadków nadal będzie to 5 lat. Nie zmieniają się przepisy podatkowe, dlatego okres archiwizacji KSeF został wyznaczony aż z naddatkiem. Nie zwalnia on z obowiązku weryfikacji i przechowywania tych dokumentów, wobec których bieg przedawnienia uległ zawieszeniu lub przerwaniu.
Jednym z głównych problemów przedsiębiorców jest przechowywanie faktur. Ile lat, w jaki warunkach i kiedy właściwie można je zniszczyć? Dobra wiadomość jest taka, że te same regulacje stosuje się wobec firm działających na różną skalę i w różnych branżach. Ponadto obecnie faktury można przechowywać w formie elektronicznej, co pozwala zaoszczędzić sporo miejsca. Warto przestrzegać obowiązujących terminów, ponieważ ich niedotrzymanie obarczone jest karą finansową, jaką może wymierzyć skarbówka. Ponadto brak dokumentów często oznacza brak materiału dowodowego w sporze z organami publicznymi lub kontrahentem.