Start » Blog » Czy usuwanie i niszczenie danych osobowych to także ich przetwarzanie?

Czy usuwanie i niszczenie danych osobowych to także ich przetwarzanie?

Problematykę danych osobowych reguluje przede wszystkim RODO. Sformułowaniem, jakie najczęściej spotykamy w tym akcie prawnym, jest przetwarzanie danych osobowych. Zawiera ono w sobie szereg czynności, które wykonujemy, pracując z nimi. Czy usuwanie i niszczenie można umieścić w kategorii przetwarzania? Sprawdź!

Przetwarzanie danych osobowych - RODO

Na gruncie problematyki, jaką jest przetwarzanie danych osobowych, RODO jest aktem prawnym dającym najwięcej odpowiedzi. Zgodnie z nim przetwarzanie to każda operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany. Definicja jest więc bardzo szeroka i w rzeczywistości może obejmować każdą czynność, którą podejmujemy w związku z danymi osobowymi.
Za przetwarzanie danych uznajemy m.in. ich:

•gromadzenie,

•adaptację,

•porządkowanie,

•udostępnianie,

•modyfikowanie,

•odzyskiwanie,

•ujawnianie.

Dlaczego warto wiedzieć, co to jest przetwarzanie danych osobowych? Ponieważ RODO nie wyszczególnia poszczególnych czynności, najczęściej posługując się właśnie terminem “przetwarzanie”.

Czym jest przetwarzanie danych osobowych? Przykłady

Definicje prawne bywają trudne do zrozumienia, dlatego najlepiej zobrazować je na przykładach. Czym jest przetwarzanie danych osobowych? Oto przykładowe czynności związane z tym procesem:

•gromadzenie CV kandydatów do pracy,

•archiwizacja akt osobowych pracowników,

•udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta lekarzowi konsultującemu,

•wykorzystanie danych celem nadania przesyłki,

•odzyskiwanie bazy danych po awarii serwera.

Przetwarzanie danych osobowych oznacza więc każde podejmowane w związku z nimi działanie. Jak widać, zajmuje się tym wiele jednostek, firm i instytucji, stąd tak ważne było uporządkowanie prawne ochrony danych osobowych.

Czy usuwanie danych osobowych jest ich przetwarzaniem?

Wiedząc, co oznacza przetwarzanie danych osobowych, można odpowiedzieć na pytanie, czy usuwanie danych osobowych jest ich przetwarzaniem? Zdecydowanie tak. Jest to ostatnia czynność, jaką dokonujemy w związku z przetwarzaniem. Tej kwestii RODO poświęca sporo uwagi, ponieważ od prawidłowości tej operacji zależy bezpieczeństwo informacji.
Przetwarzanie danych osobowych wymaga zgody osoby, której dotyczą. W niektórych sytuacjach zgoda nie jest potrzebna, jeśli mamy do czynienia z konkretną podstawą prawną. Tak też jest przy niszczeniu danych. Przepisy mówią jasno - wycofanie zgody na przetwarzanie danych lub zakończenie okresu przechowywania wynikającego z odrębnych aktów prawnych nakazuje zniszczenie danych osobowych.

Jak prawidłowo niszczyć dane osobowe?

Czy usuwanie i niszczenie danych osobowych to także ich przetwarzanie? Jak najbardziej. Problem jest jednak zdecydowanie bardziej złożony. Musimy przecież pamiętać o bezpieczeństwie będącym priorytetem na każdym etapie procesu, jakim jest przetwarzanie danych osobowych. Definicja ochrony danych mówi o tym, że administrator nie może dopuścić do ich wycieku, ujawnienie, kradzieży. Innymi słowy, nie mogą one wpaść w niepowołane ręce.
Zakres przetwarzania danych osobowych obejmuje ich niszczenie. Jak zatem robić to prawidłowo? Przede wszystkim warto podzielić dane na dwie kategorie: widniejące w dokumentach papierowych oraz elektronicznych. W pierwszym przypadku niszczymy papier, tnąć go na bardzo drobne elementy. Szczegółowe wytyczne w tym zakresie znajdziemy w normie ISO/IEC 21964. Określa ona maksymalną powierzchnię ścinków w zależności od rodzaju dokumentu.
Tymczasem dokumenty elektroniczne niszczymy poprzez uszkodzenie nośnika danych. Na ogół odbywa się to poprzez pocięcie go na mniejsze części lub demagnetyzację. Dla lepszego efektu, zwłaszcza w przypadku danych ściśle tajnych, istnieje możliwość połączenia tych dwóch metod.

Co grozi za uchybienia w przetwarzaniu danych osobowych?

Dlaczego każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, co to znaczy przetwarzanie danych osobowych i jakie kategorie obejmuje? Ponieważ nieprzestrzeganie przepisów wiąże się z wysoką karą finansową. Wynosi ona nawet 20 mln euro lub do 4% rocznego obrotu firmy. Może ona zostać nałożona za:

•naruszenie zasad przetwarzania danych,

•naruszenie praw osób, których dotyczą dane,

•przekazywanie danych bez zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń,

•brak zgłoszenia naruszenia danych.

Problematyka związana z tym, co to jest przetwarzanie danych osobowych i jak te dane zabezpieczyć, jest więc szeroka i w większości przypadków wymaga pomocy ekspertów.

Jak bezpiecznie przetwarzać dane osobowe w firmie?

Przetwarzanie danych osobowych to proces, który zaczyna się gromadzeniem, a kończy usuwaniem lub niszczeniem. Na każdym etapie mamy obowiązek zabezpieczyć poszczególne informacje przed wyciekiem lub nieautoryzowanym dostępem. Jak to zrobić? Przede wszystkim należy przestrzegać zasady minimalizacji, a więc sięgać po dane osobowe tylko wtedy, gdy to konieczne. Ważne, aby odpowiednio przeszkolić w tym zakresie pracowników, wyjaśniając m.in. na czym polega przetwarzanie danych w bazie danych, do której mają dostęp.
Ponadto niszczenie danych powinno nastąpić niezwłocznie po upływie wyznaczonego okresu archiwizacji. Niektóre firmy czekają z tym do zakończenia roku kalendarzowego, co na gruncie RODO jest błędem. Jeśli nie wiesz, jak prawidłowo i bezpiecznie przetwarzać, w tym niszczyć dane osobowe, skorzystać z pomocy specjalistów. W HSM Recykling przeprowadzimy Cię przez cały ten proces, dobierają odpowiednią strategię pracy z dokumentacją. Zadbamy o każdy szczegół, abyś Ty mógł zająć się prowadzeniem biznesu, pozostawiając w naszych rękach prace biurowe.

Kontakt z HSM Recycling

HSM Recycling Spółka Cywilna

ul. Mianowskiego 24/30
02-044 Warszawa

Sebatian Dudecki: 720-875-885
Hubert Dudecki: 513-138-109

Aktualności

Jak długo przechowywać dokumenty sprzedaży samochodu?

Sprzedaż samochodu wiąże się z obowiązkiem zgromadzenia odpowiednich dokumentów i załatwienia formalności, które zabezpieczają zarówno sprzedającego, jak i nabywcę. Wśród wielu pytań, jakie pojawiają się przy tej okazji, jedno powraca najczęściej - jak długo przechowywać dokumenty sprzedaży samochodu? To bardzo ważna kwestia zarówno ze względów prawnych, jak i praktycznych. Dlatego tez poniżej postaramy się dokładnie wyjaśnić, jak długo należy przechowywać dokumenty po transakcji, dlaczego warto to robić i jakie konkretnie dokumenty powinny znaleźć się w Twoim archiwum.

Bezpieczeństwo danych – kompleksowa ochrona informacji w Twojej firmie

W dobie cyfryzacji i powszechnego dostępu do informacji, bezpieczeństwo danych jest kluczowym aspektem każdej firmy. Odpowiednie procedury przechowywania, archiwizacji oraz poufnego niszczenia dokumentów i nośników danych to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale również ochrona przed wyciekiem poufnych informacji. HSM Recycling zapewnia w związku z tym kompleksowe rozwiązania w zakresie bezpiecznego niszczenia danych, dzięki którym możesz mieć pewność, że Twoje dane nie trafią w niepowołane ręce.

Czy usuwanie i niszczenie danych osobowych to także ich przetwarzanie?

Metody i rodzaje szyfrowania danych

Szyfrowanie danych to jedna z metod ich zabezpieczania. Dzięki zastosowaniu odpowiednich technik dostęp do informacji mogą uzyskać wyłącznie osoby upoważnione. Szyfrowanie bazuje na tzw. kluczu kryptograficznym, który umożliwia odczytanie danych osobie go posiadającej. W poniższym artykule przedstawiamy metody szyfrowania danych oraz ich rodzaje. Sprawdź, jak zabezpieczyć w ten sposób dokumenty, którymi dysponujesz.

Czy pesel, imię,nazwisko i adres zamieszkania to dane wrażliwe?

Dane osobowe, wrażliwe, niejawne - te i podobne pojęcia w języku potocznym używane są niemal zamiennie, jednak prawnie nie oznaczają tego samego. Numer pesel, imię, nazwisko i adres zamieszkania to dane, które pozwalają zidentyfikować konkretną osobę. Czy jednak należą do grona danych wrażliwych? Zapoznaj się z naszą analizą i dowiedz się, jak poprawnie katalogować dane.

Przechowywanie akt osobowych 50 lat podstawa prawna i jak liczyć?

Na mocy znowelizowanych przepisów, akta osobowe pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku przechowujemy 10 lat. Natomiast okres 50-letni dotyczy dokumentów, które zostały sporządzone wcześniej. Czy jednak zawsze musimy tak długo archiwizować dokumenty pracownicze? Nie, jeśli zostaną dopełnione pewne formalności. Sprawdź, jakie oraz jak długo powinno trwać przechowywanie akt osobowych - 10 czy 50 lat?

Za który rok można wyrzucić dokumenty w 2025?

Utrzymanie porządku w dokumentacji to jeden z warunków prawidłowej archiwizacji. Zgodnie z przepisami dokumenty przedawnione należy zniszczyć. Ze względu na to, że większość traci ważność wraz z końcem roku kalendarzowego, przeglądu archiwum dokonujemy w pierwszym kwartale nowego roku. Które dokumenty można wyrzucić w 2025?

Zasady archiwizacji dokumentów w urzędach

W jednostkach państwowych każdego roku powstaje mnóstwo dokumentów zawierających dane wrażliwe. Przepisy nie przewidują odrębnych zasad archiwizacji dla konkretnych urzędów czy instytucji, a rodzajów dokumentów. Sprawdź, na czym polega właściwe przechowywanie dokumentacji urzędowej.

Ścinki z niszczarki - co z nimi zrobić?

Domowe i biurowe niszczarki są nie do przecenienia. Dzięki nim możemy w kilka sekund pozbyć się papierów, które bez ścinania w drobne kawałeczki, zajęłyby niemałą część kubła na odpady. Problem pojawia się jednak w kontekście ścinków, które są produktem ubocznym niszczenia papieru. Co z nimi zrobić?