Brakowanie dokumentów - czym jest i jak to wygląda?
Brakowanie dokumentacji to proces, który pozwala na zidentyfikowanie, wydzielenie i bezpieczne zniszczenie dokumentów, które nie mają już wartości archiwalnej ani prawnej. To także sposób na odzyskanie cennej przestrzeni biurowej oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych, zwłaszcza tych poufnych. W poniższym artykule omówimy, czym dokładnie jest brakowanie dokumentów oraz jak przebiega cały proces, zwracając szczególną uwagę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz kategorie archiwalne dokumentów.
Czym jest brakowanie dokumentów?
Brakowanie to proces, w którym dokumenty uznane za niearchiwalne zostają przeznaczone do zniszczenia. Dokumenty te, po upływie określonego czasu przechowywania, tracą swoją przydatność z punktu widzenia prawnego, operacyjnego lub historycznego. Zgodnie z przepisami, nie wszystkie dokumenty muszą być zachowywane wiecznie. Te, które nie posiadają wartości historycznej ani prawnej, mogą zostać zutylizowane zgodnie z procedurami opisanymi w odpowiednich przepisach, takich jak Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Brakowanie dokumentacji jest procesem, który musi być przeprowadzony zgodnie z przepisami prawa, aby zapewnić bezpieczeństwo wrażliwych danych, a także optymalizację przestrzeni biurowej. Kluczowe jest zrozumienie, że dokumenty są klasyfikowane według różnych kategorii archiwalnych, które określają, jak długo powinny być przechowywane, zanim będzie można je zniszczyć.
Kategorie archiwalne dokumentów
Dokumenty, które gromadzone są przez instytucje i firmy, dzieli się na dwie główne kategorie archiwalne: kategoria A oraz kategoria B.
- Kategoria A – dokumenty te mają wartość historyczną, operacyjną, prawną lub społeczną i muszą być przechowywane na stałe. Po określonym czasie są przekazywane do archiwów państwowych, gdzie są zabezpieczane i archiwizowane na dłużej. Przykłady takich dokumentów to protokoły ważnych spotkań, umowy z długoterminowymi skutkami prawnymi czy akta dotyczące własności.
- Kategoria B – dokumenty te, po upływie określonego czasu, mogą być zniszczone. W zależności od tego, jak długo mają być przechowywane, stosuje się oznaczenia z literą B oraz cyfrą, np. B5, B10, które wskazują liczbę lat, przez jakie dokument musi być zachowany przed zniszczeniem. Kategoria BC to szczególny typ dokumentów, które mogą być brakowane natychmiast po wykorzystaniu, ponieważ nie mają długoterminowej wartości ani znaczenia prawnego.
Znajomość tych kategorii archiwalnych jest kluczowa, aby móc skutecznie zarządzać dokumentacją i wiedzieć, kiedy można przystąpić do procesu brakowania.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej krok po kroku
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wymaga precyzyjnego działania i przestrzegania określonych procedur. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak powinien wyglądać cały proces:
Krok 1: Złożenie wniosku o brakowanie
Pierwszym krokiem w procesie brakowania dokumentów jest złożenie wniosku o zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej. Wniosek ten należy skierować do odpowiedniego archiwum państwowego, które nadzoruje proces niszczenia dokumentów. Do wniosku dołącza się spis dokumentacji, która ma zostać zniszczona.
Krok 2: Ekspertyza archiwalna
Następnie archiwum państwowe przeprowadza ekspertyzę archiwalną zgłoszonej dokumentacji. Eksperci oceniają, czy rzeczywiście wszystkie dokumenty kwalifikują się do brakowania, a także sprawdzają ich klasyfikację i prawidłowość kategorii archiwalnych. Jeśli podczas tej ekspertyzy stwierdzą, że niektóre dokumenty mają wartość historyczną, mogą przekwalifikować je na kategorię A.
Krok 3: Zgoda na brakowanie
Po przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej, dyrektor właściwego archiwum państwowego wydaje zgodę (lub odmowę) na brakowanie dokumentów. Jeśli dokumenty nie zostaną uznane za cenne, archiwum daje zielone światło na ich zniszczenie.
Krok 4: Zniszczenie dokumentacji
Po uzyskaniu zgody można przystąpić do fizycznego zniszczenia dokumentów. Proces ten powinien być dokładnie udokumentowany, aby istniały dowody na prawidłowe przeprowadzenie brakowania. Często towarzyszy temu protokół zniszczenia, który jest potwierdzeniem wykonania tej czynności zgodnie z prawem.
Krok 5: Ewidencja brakowania
Po zakończeniu procesu brakowania, archiwista odpowiedzialny za dokumenty musi odnotować tę czynność w systemach ewidencyjnych, podając datę i numer zgody na brakowanie. To ważny krok, który zamyka całą procedurę i pozwala na pełną dokumentację działań związanych z niszczeniem dokumentacji.
Dlaczego warto brakować dokumenty?
Brakowanie dokumentów ma wiele zalet zarówno dla firm, jak i instytucji publicznych. Przede wszystkim pozwala na zabezpieczenie poufnych danych i zapobiega ich przypadkowemu wyciekowi. Regularne brakowanie zmniejsza ryzyko, że wrażliwe informacje trafią w niepowołane ręce, co jest szczególnie ważne w kontekście RODO i innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
Drugą istotną korzyścią jest optymalizacja przestrzeni biurowej. Przetrzymywanie zbędnej dokumentacji zajmuje cenną powierzchnię, którą można wykorzystać do innych celów. Brakowanie pozwala na jej odzyskanie, co zwiększa komfort pracy i efektywność w biurze.
Dodatkowo, brakowanie dokumentów to także oszczędność kosztów związanych z zarządzaniem dokumentacją. Przechowywanie dużej liczby dokumentów generuje wydatki, zarówno na fizyczną przestrzeń, jak i na systemy archiwizacji. Regularne niszczenie niepotrzebnych dokumentów zmniejsza te koszty.
Kategoria BC – co to oznacza?
Kategoria BC to specjalny rodzaj kategorii archiwalnej, który dotyczy dokumentów, które mogą być niszczone bez konieczności długoterminowego przechowywania. Dokumenty sklasyfikowane jako BC mogą być usuwane zaraz po wykorzystaniu ich do bieżących celów operacyjnych. Przykłady dokumentów z kategorii BC to notatki służbowe, robocze wersje dokumentów czy korespondencja o niewielkim znaczeniu.
Dzięki kategorii BC organizacje mogą szybciej i efektywniej zarządzać dokumentacją, nie obciążając archiwum materiałami, które nie mają długoterminowej wartości. To także świetne rozwiązanie, które umożliwia lepszą kontrolę nad zasobami dokumentacyjnymi firmy.
Brakowanie dokumentów a przepisy RODO
W kontekście przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), brakowanie dokumentacji nabiera jeszcze większego znaczenia. Firmy i instytucje muszą zadbać o to, aby dokumenty zawierające dane osobowe były niszczone w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami prawa. Oznacza to, że proces niszczenia powinien być odpowiednio udokumentowany, a sam akt niszczenia musi zapobiegać możliwości odtworzenia informacji.
Brakowanie dokumentów to nie tylko formalność, ale kluczowy element zarządzania dokumentacją, który pozwala na bezpieczne zniszczenie zbędnych dokumentów oraz optymalizację przestrzeni biurowej. Znajomość kategorii archiwalnych, takich jak kategoria A i kategoria BC, pomaga w prawidłowym zarządzaniu zasobami archiwalnymi. Przestrzeganie procedur, takich jak brakowanie dokumentacji niearchiwalnej krok po kroku, zapewnia bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami prawa.
Przechowywanie dokumentów w archiwum stanowi istotny aspekt zarządzania dokumentacją w firmach, szczególnie w kontekście profesjonalnych procesów archiwizacyjnych. Nasza firma, z siedzibą główną w Warszawie oferuje kompleksowe usługi, które obejmują nie tylko bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale także ich brakowanie, czyli selekcję i utylizację tych, które utraciły swoją wartość prawną lub operacyjną. Utylizacja dokumentacji zgodnie z przepisami prawa i wykonana przez odpowiednią firmę taką jak profesjonalna firma utylizacyjna, w tym niszczenie twardych dysków, gwarantuje, że dane nie trafią w niepowołane ręce, co jest kluczowe w erze ochrony danych osobowych. Zapraszamy do współpracy.
Może Cię również zainteresować