Archiwizacja akt sądowych - okres przechowywania akt w sprawach cywilnych

Ile przechowuje się akta sądowe?

Problematykę okresu przechowywania akt sądowych reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia. Na podstawie tego dokumentu nie można jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, ile przechowuje się akta sądowe, ponieważ zależy to od rodzaju sprawy. Na początek wyjaśnijmy, że akta grupuje się w dwie kategorie: A i B. W kategorii A znajdują się materiały archiwalne, które po okresie przechowywania w sądzie przekazywane są do archiwum państwowego. Natomiast kategoria B zawiera dokumenty niearchiwalne, które po okresie przechowywania trafiają do zniszczenia. Do kategorii A zaliczamy akta spraw:

• o ochronę praw autorskich i wynalazczych,
• z zakresu prawa osobowego (dot. spraw o uznanie za zmarłego, stwierdzenie zgonu, ubezwłasnowolnienie),
• których rozstrzygnięcie przekazano do Sądu Najwyższego,
• w których wartość przedmiotu sporu w dniu wydania orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• mających znaczenie wyjątkowe przez wzgląd na materiał zebrany w sprawie lub występujące w nim osoby,
• rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytuły wykonawcze obejmujące orzeczenia wydane w tym postępowaniu.

Ponadto w tej kategorii znajdują się rejestry podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców oraz stowarzyszeń, organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Dostęp do akt sprawy mają strony, ich przedstawiciele, sąd i urzędnicy sądowi.

Archiwizacja akt sądowych w sprawach cywilnych

Wiedząc, jak wygląda podział dokumentów w sprawie cywilnej, możemy przejść do problemu, jakim jest archiwizacja akt sądowych. Rozporządzenie jasno określa, że czym innym jest archiwizacja akt karnych, czym innym akt cywilnych. W przypadku tych drugich okres przechowywania wynosi 50, 30, 20, 10 lub 5 lat. 50-letnia archiwizacja akt sądowych dotyczy spraw:

• z zakresu prawa osobowego (m.in. o ubezwłasnowolnienie),
• z zakresu prawa spadkowego,
• z zakresu prawa rzeczowego (głównie w kontekście nieruchomości),
• o podział majątku (dot. nieruchomości),
• o egzekucji z nieruchomości,
• o usunięcie niezgodności między stanem prawnym nieruchomości ujawnionym w księdze wieczystej a stanem rzeczywistym.

30-letni okres przechowywania akt sądowych w sprawach cywilnych dotyczy sporów:

• o prawa majątkowe,
• o rentę,
• o rozstrzyganie sporów z zakresu przepisów o przedsiębiorstwach państwowych i samorządzie załogi przedsiębiorstwa państwowego,
• o upadłość i układ,
• o dział spadku lub zniesienie współwłasności,
• o podział majątku (nie dotyczy nieruchomości).

Inne przepisy dotyczą natomiast spraw rozpoznawanym w elektronicznym postępowaniu upominawczym, w którym również powstają akta sądowe. Archiwum właściwym dla nich jest przypisane do sądu, który rozpoznawał sprawę. Natomiast okres archiwizacji wynosi 20 lat. 10-letni termin przypisano aktom w sprawach rozpoznawanych w postępowaniu uproszczonym oraz innym, które nie zostały wyżej wymienione. Natomiast przez 5 lat przechowujemy materiały z pomocniczego zbioru dokumentów.

Dostęp do archiwalnych akt sądowych jest istotny w kontekście pojawienia się ewentualnych nowych dowodów, przez które sprawy ponownie trafiają na wokandę. Warto przy tym pamiętać, że mówimy wyłącznie o aktach sądowych dotyczących spraw cywilnych. Jeśli chodzi o dokumenty firmowe czy nawet akta osobowe, archiwizacja przebiega na innych zasadach i regulowana jest innymi przepisami. A gdzie właściwie trafiają akta sądowe? Archiwum przynależne do właściwego sądu to pierwsze miejsce, natomiast w dalszej kolejności przechowywane są w archiwum państwowym bądź trafiają do niszczenia.