Bezpłatne niszczenie dokumentów do 28.02.2025

RODO a praca zdalna - jak wygląda procedura ochrony danych osobowych?

Wraz z pojawieniem się pandemii COVID-19, praca zdalna stała się zdecydowanie częstszą formą zatrudnienia. Jednakże praca na odległość wymaga przesyłania i przetwarzania dużej ilości danych. W związku z tym, ochrona danych osobowych stała się nagle szczególnie ważna. W tym artykule omówimy, jakie są wymagania RODO odnośnie ochrony danych osobowych w kontekście jakże popularnej aktualnie pracy zdalnej.

RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, to unijne prawo dotyczące przetwarzania danych osobowych. Wprowadzone zostało w celu zapewnienia jednolitego poziomu ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej. RODO nakłada na podmioty przetwarzające dane osobowe szereg obowiązków, mających na celu ochronę prywatności i praw jednostek.

RODO a praca zdalna jakie są wytyczne dla pracodawców?

W przypadku pracy zdalnej, RODO wymaga, aby pracodawcy dostosowali swoje procedury związane z ochroną danych osobowych do specyfiki takiej formy zatrudnienia. Pracodawcy muszą więc w szczególności

  • Zapewnić odpowiednie zabezpieczenia dla danych osobowych.
  • Pracodawca powinien dostarczyć swoim pracownikom odpowiednie narzędzia, aby umożliwić im bezpieczne przetwarzanie danych osobowych. Oznacza to, że należy zapewnić odpowiednie oprogramowanie i sprzęt, które będą zabezpieczać dane osobowe przed nieautoryzowanym dostępem, kradzieżą lub zniszczeniem. Dostarczony sprzęt powinien być ponadto regularnie aktualizowany oraz zabezpieczony hasłami i szyfrowaniem.

  • Zawrzeć umowy powierzenia przetwarzania danych.
  • Pracodawca powinien podpisać umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcami usług, którzy przetwarzają dane osobowe w jego imieniu. Taka umowa musi zawierać odpowiednie zapisy dotyczące zabezpieczenia danych osobowych, jakie dostawca usługi powinien zapewnić.

  • Ograniczyć dostęp do danych osobowych.
  • Pracodawca powinien powierzyć dostęp do danych osobowych osobom, które faktycznie potrzebują tychże danych w celu wykonania swoich obowiązków. Z drugiej jednak strony, w szczególności pracownikom powinno być zabronione przekazywanie otrzymanych danych osobowych osobom trzecim, tym bardziej bez zgody pracodawcy.

  • Zapewnić odpowiednie szkolenia.
  • Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie szkolenia swoim pracownikom z zakresu ochrony danych osobowych oraz zasad przetwarzania danych w kontekście pracy zdalnej. Pracownicy powinni być świadomi zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz wiedzieć, jak postępować w sytuacjach, gdy dochodzi do naruszenia ochrony danych osobowych. Szkolenia powinny być regularnie powtarzane, aby pracownicy byli na bieżąco z najnowszymi wymaganiami i zasadami ochrony danych

    RODO praca zdalna, a sprzęt prywatny

    W przypadku pracy zdalnej, pracownicy często korzystają do przetwarzania danych osobowych ze swojego prywatnego sprzętu, takiego jak komputery, laptopy czy telefony komórkowe. Z jednej strony może to być korzystne dla pracownika, który nie musi korzystać z firmowego sprzętu, z drugiej strony jednak, może stanowić to poważne zagrożenie dla ochrony danych osobowych.

    RODO nakłada bowiem na pracodawców obowiązek zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń dla danych osobowych, co oznacza, że pracodawcy muszą mieć kontrolę nad tym, jakie urządzenia i oprogramowania są używane do przetwarzania tychże danych. Dlatego tak ważne jest, aby pracodawca określił zasady korzystania z prywatnego sprzętu przez pracowników, a w razie potrzeby, dostarczył odpowiednie narzędzia

    Pracodawcy powinni również pamiętać, że w przypadku korzystania z prywatnego sprzętu, pracownik może mieć dostęp do innych prywatnych danych, takich jak zdjęcia, wiadomości czy konta bankowe. W takiej sytuacji ważne jest, aby pracodawca jasno określił, jakie dane są przetwarzane w ramach pracy oraz jakie są granice prywatności pracownika

    Praca zdalna, RODO, a dokumentacja papierowa

    W przypadku pracy zdalnej, pracownicy często mają dostęp do dokumentów papierowych, które zawierają wrażliwe dane osobowe. W takim przypadku pracodawca musi zadbać o to, aby dokumentacja była odpowiednio zabezpieczona i przechowywana. W szczególności należy zapewnić, by dokumentacja zawierająca dane osobowe nie była w pełni dostępna osobom trzecich oraz by była przechowywana w bezpiecznym miejscu. Ponadto, dokumentacja powinna być zniszczona w sposób bezpieczny, gdy już nie będzie potrzebna.

    W przypadku, gdy dokumentacja papierowa zawiera dane osobowe, pracodawca powinien zadbać o jej cyfrowe zabezpieczenie. Powinien również pamiętać o tym, że zgodnie z RODO, dokumentacja papierowa musi być traktowana tak samo, jak dokumentacja elektroniczna i podlegać odpowiednim procedurom ochrony danych osobowych.

    Kontakt z HSM Recycling

    HSM Recycling Spółka Cywilna

    ul. Mianowskiego 24/30
    02-044 Warszawa

    Sebatian Dudecki: 720-875-885
    Hubert Dudecki: 513-138-109

    Aktualności

    Ile lat trzeba trzymać pity - jak długo przechowywać pit-37 i pit-11?

    Złożenie deklaracji PIT zamyka rok pod kątem podatkowym. Skarbówka może jednak w kolejnych latach podjąć czynności sprawdzające lub przeprowadzić kontrolę, w toku której podatnik zobowiązany jest przedstawić stosowne dokumenty. Z tego też powodu deklaracji nie można pozbyć się od razu po złożeniu. Ile lat trzeba trzymać PIT-y?

    Archiwizacja akt sądowych - okres przechowywania akt w sprawach cywilnych

    Okres przechowywania akt w sprawach cywilnych zależy przede wszystkim od przedmiotu tych spraw. Przy czym obowiązek archiwizacji dotyczy podmiotów dysponujących dokumentacją, a więc w tym przypadku sądów. Sprawdź, jak długo przechowywane są poszczególne rodzaje akt w sprawach cywilnych.

    Co zmieni się w dokumentach księgowych w 2024?

    Rok 2024 przynosi istotne zmiany w zakresie dokumentów księgowych i regulacji podatkowych. Przedsiębiorcy oraz księgowi muszą dostosować się do nowych przepisów, które mają na celu usprawnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie transparentności finansowej firm. Warto już teraz zapoznać się z nadchodzącymi zmianami, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie roku.

    Co zrobić z elektrośmieciami w firmie?

    Obecnie firmy generują coraz więcej odpadów elektronicznych, zwanych powszechnie elektrośmieciami. Są to wszelkiego rodzaju zużyte lub niepotrzebne urządzenia elektryczne i elektroniczne, które z czasem tracą swoją użyteczność. W obliczu rosnącego problemu śmieci elektronicznych, każda firma powinna odpowiedzialnie podejść do kwestii ich utylizacji i recyklingu. Jak zatem skutecznie zarządzać elektrośmieciami w firmie i jakie kroki podjąć, aby chronić środowisko, a jednocześnie przestrzegać obowiązujących przepisów?

    Jak skutecznie niszczyć płyty CD?

    Pomimo że technologia przechowywania danych rozwija się w ekspresowym tempie, wiele osób nadal ma w swoich zasobach stare płyty CD, na których mogą znajdować się ważne informacje. Niszczenie tych nośników danych powinno być przeprowadzone starannie, szczególnie gdy zawierają dane poufne, by nie mogły one trafić w niepowołane ręce. Jak więc skutecznie i bezpiecznie pozbyć się starych płyt CD? W tym artykule omówimy najlepsze metody niszczenia płyt oraz odpowiemy na pytania: gdzie wyrzucić płyty CD i czy płyty CD to elektrośmieci.

    Na czym polega podział dokumentacji archiwalnej?

    Archiwizacja dokumentów to proces niezbędny w każdej firmie i instytucji, umożliwiający utrzymanie porządku w dokumentacji oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa. Kluczowym elementem tego procesu jest podział dokumentacji archiwalnej, który pozwala na skuteczne zarządzanie różnymi rodzajami dokumentów w zależności od ich wartości historycznej, prawnej czy praktycznej.

    Brakowanie dokumentów - czym jest i jak to wygląda?

    Brakowanie dokumentacji to proces, który pozwala na zidentyfikowanie, wydzielenie i bezpieczne zniszczenie dokumentów, które nie mają już wartości archiwalnej ani prawnej. To także sposób na odzyskanie cennej przestrzeni biurowej oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych, zwłaszcza tych poufnych. W poniższym artykule omówimy, czym dokładnie jest brakowanie dokumentów oraz jak przebiega cały proces, zwracając szczególną uwagę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz kategorie archiwalne dokumentów.

    Jak zniszczyć starą kartę płatniczą?

    Karty płatnicze, bankomatowe czy kredytowe to nieodłączna część codziennego życia, ale co zrobić, gdy stara karta przestaje być potrzebna? Bezpieczna utylizacja kart to kluczowy element ochrony danych osobowych i finansowych. W poniższym artykule odpowiemy na pytanie, co zrobić ze starą kartą płatniczą i przedstawimy sprawdzone metody jej bezpiecznego zniszczenia.

    Ile czasu przechowywać dokumenty po zakończeniu działalności gospodarczej?

    Zakończenie działalności gospodarczej nie kończy obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji. Prawo w Polsce wyraźnie określa, jak długo należy archiwizować różne rodzaje dokumentów po zamknięciu firmy. To ważne zarówno z punktu widzenia kontroli, jak i ewentualnych roszczeń, które mogą pojawić się po zakończeniu działalności. W artykule przedstawimy, ile trzeba trzymać dokumenty firmowe oraz jakie zasady obowiązują w kontekście konkretnych rodzajów dokumentacji.