RODO a praca zdalna - jak wygląda procedura ochrony danych osobowych?
Wraz z pojawieniem się pandemii COVID-19, praca zdalna stała się zdecydowanie częstszą formą zatrudnienia. Jednakże praca na odległość wymaga przesyłania i przetwarzania dużej ilości danych. W związku z tym, ochrona danych osobowych stała się nagle szczególnie ważna. W tym artykule omówimy, jakie są wymagania RODO odnośnie ochrony danych osobowych w kontekście jakże popularnej aktualnie pracy zdalnej.
RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, to unijne prawo dotyczące przetwarzania danych osobowych. Wprowadzone zostało w celu zapewnienia jednolitego poziomu ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej. RODO nakłada na podmioty przetwarzające dane osobowe szereg obowiązków, mających na celu ochronę prywatności i praw jednostek.
RODO a praca zdalna jakie są wytyczne dla pracodawców?
W przypadku pracy zdalnej, RODO wymaga, aby pracodawcy dostosowali swoje procedury związane z ochroną danych osobowych do specyfiki takiej formy zatrudnienia. Pracodawcy muszą więc w szczególności
Pracodawca powinien dostarczyć swoim pracownikom odpowiednie narzędzia, aby umożliwić im bezpieczne przetwarzanie danych osobowych. Oznacza to, że należy zapewnić odpowiednie oprogramowanie i sprzęt, które będą zabezpieczać dane osobowe przed nieautoryzowanym dostępem, kradzieżą lub zniszczeniem. Dostarczony sprzęt powinien być ponadto regularnie aktualizowany oraz zabezpieczony hasłami i szyfrowaniem.
Pracodawca powinien podpisać umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcami usług, którzy przetwarzają dane osobowe w jego imieniu. Taka umowa musi zawierać odpowiednie zapisy dotyczące zabezpieczenia danych osobowych, jakie dostawca usługi powinien zapewnić.
Pracodawca powinien powierzyć dostęp do danych osobowych osobom, które faktycznie potrzebują tychże danych w celu wykonania swoich obowiązków. Z drugiej jednak strony, w szczególności pracownikom powinno być zabronione przekazywanie otrzymanych danych osobowych osobom trzecim, tym bardziej bez zgody pracodawcy.
Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie szkolenia swoim pracownikom z zakresu ochrony danych osobowych oraz zasad przetwarzania danych w kontekście pracy zdalnej. Pracownicy powinni być świadomi zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz wiedzieć, jak postępować w sytuacjach, gdy dochodzi do naruszenia ochrony danych osobowych. Szkolenia powinny być regularnie powtarzane, aby pracownicy byli na bieżąco z najnowszymi wymaganiami i zasadami ochrony danych
RODO praca zdalna, a sprzęt prywatny
W przypadku pracy zdalnej, pracownicy często korzystają do przetwarzania danych osobowych ze swojego prywatnego sprzętu, takiego jak komputery, laptopy czy telefony komórkowe. Z jednej strony może to być korzystne dla pracownika, który nie musi korzystać z firmowego sprzętu, z drugiej strony jednak, może stanowić to poważne zagrożenie dla ochrony danych osobowych.
RODO nakłada bowiem na pracodawców obowiązek zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń dla danych osobowych, co oznacza, że pracodawcy muszą mieć kontrolę nad tym, jakie urządzenia i oprogramowania są używane do przetwarzania tychże danych. Dlatego tak ważne jest, aby pracodawca określił zasady korzystania z prywatnego sprzętu przez pracowników, a w razie potrzeby, dostarczył odpowiednie narzędzia
Pracodawcy powinni również pamiętać, że w przypadku korzystania z prywatnego sprzętu, pracownik może mieć dostęp do innych prywatnych danych, takich jak zdjęcia, wiadomości czy konta bankowe. W takiej sytuacji ważne jest, aby pracodawca jasno określił, jakie dane są przetwarzane w ramach pracy oraz jakie są granice prywatności pracownika
Praca zdalna, RODO, a dokumentacja papierowa
W przypadku pracy zdalnej, pracownicy często mają dostęp do dokumentów papierowych, które zawierają wrażliwe dane osobowe. W takim przypadku pracodawca musi zadbać o to, aby dokumentacja była odpowiednio zabezpieczona i przechowywana. W szczególności należy zapewnić, by dokumentacja zawierająca dane osobowe nie była w pełni dostępna osobom trzecich oraz by była przechowywana w bezpiecznym miejscu. Ponadto, dokumentacja powinna być zniszczona w sposób bezpieczny, gdy już nie będzie potrzebna.
W przypadku, gdy dokumentacja papierowa zawiera dane osobowe, pracodawca powinien zadbać o jej cyfrowe zabezpieczenie. Powinien również pamiętać o tym, że zgodnie z RODO, dokumentacja papierowa musi być traktowana tak samo, jak dokumentacja elektroniczna i podlegać odpowiednim procedurom ochrony danych osobowych.