Start » Blog » Archiwizacja wygasłych umów a RODO

Archiwizacja wygasłych umów a RODO

W dzisiejszych czasach wiele firm musi radzić sobie z zagadnieniami związanymi z archiwizacją dokumentów i przetwarzaniem danych osobowych. W kontekście wygasłych umów i zgodności z RODO, pojawiają się pewne wyzwania i obowiązki, którym przedsiębiorstwa muszą sprostać. Co prawda nie ma przepisów, które wprost regulują archiwizację wygasłych umów względem, ale nie ulega wątpliwości, że taka dokumentacja ma duży związek z RODO i wówczas czas jej przechowywania jest ograniczony. W związku z tym, poniżej omówimy kwestie archiwizacji wygasłych umów z perspektywy RODO i związane z nimi regulacje prawne. Zapoznamy się z wytycznymi dotyczącymi przechowywania danych osobowych byłych klientów oraz damy Wam wskazówki, jak skutecznie i zgodnie z przepisami zarządzać tym procesem.

Regulacje prawne dotyczące archiwizacji wygasłych umów

Przechowywanie danych osobowych, w tym umów, jest objęte szczególnymi przepisami prawa. W zależności od typu umowy, okresy przechowywania dokumentów mogą się różnić. Należy zauważyć, że brak odpowiedniego przestrzegania tych terminów może prowadzić następnie do naruszenia przepisów RODO.

RODO wprowadziło bowiem wiele zasad dotyczących zabezpieczania danych osobowych, które należy uwzględnić podczas procesu archiwizacji. Jak wskazuje prawo, w stosunku do wielu rodzajów umów, należy stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych. Poniżej przedstawiamy kilka rodzajów umów, omawiając pokrótce przepisy.

Umowy cywilnoprawne

Niestety, w tym przypadku UODO nie wskazuje konkretnego okresu, przez jaki należy przechowywać dokumentację dotyczącą tego rodzaju umów. Podało za to pewne wskazówki. Zaznaczyło, że przy ustalaniu okresu przechowywania umów cywilnoprawnych nie wystarczą terminy przedawniania roszczeń. Należy bowiem zbadać też szerzej niezbędność danych do celu, jakiemu służą zgodnie z RODO. Dlatego też zaleca się, by umowy cywilnoprawne były przechowywane przez co najmniej trzy lata.

Wynagrodzenia i PPK

Wszyscy pracodawcy, którzy zatrudniają powyżej 250 pracowników, mają obowiązek zbierać dokumentację związaną z PPK. W związku z tym od 2019 roku pojawiła się nowa kategoria dokumentów. Jak długo należy je jednak przechowywać? W ustawie podane są dwie daty, które powinniśmy wziąć pod uwagę – 5 lat, ponieważ tyle wynosi okres przedawniania roszczeń z tytuły wpłat do PPK oraz 4 lata, bowiem co cztery lata licząc od 1 kwietnia podmiot zatrudniający dokonuje ponownie wpłat na PPK (jeśli wcześniej uczestnik nie zrezygnuje).

Zwolnienia lekarskie

Tu UODO samo ma chyba wątpliwości, czy zwolnienia lekarskie należy traktować jako dokumentacja płacowa. Zgodnie jednak ze stanowiskiem ZUS, taką dokumentację powinniśmy przechowywać nie przez 5, a aż 10 lat!

Wytyczne dotyczące przechowywania danych osobowych byłych klientów

Przetwarzanie danych osobowych byłych klientów powinno odbywać się zgodnie z celami, dla których zostały zebrane, przy zachowaniu poufności i ochrony danych. Właściwa polityka retencji danych i określenie okresu przechowywania są kluczowe dla zapewnienia zgodności z RODO.

Okres przechowywania danych osobowych byłych klientów powinien być adekwatny do celów przetwarzania tych danych. Należy również uwzględnić ewentualne przepisy branżowe, które mogą nakładać dodatkowe wymagania dotyczące retencji danych.

Zarządzanie archiwizacją wygasłych umów zgodnie z RODO

Aby skutecznie zarządzać procesem archiwizacji wygasłych umów i zapewnić zgodność z RODO, warto wdrożyć kilka kluczowych praktyk:

Analiza i kategoryzacja umów: Przed przystąpieniem do archiwizacji warto przeprowadzić analizę umów i ich kategoryzację. Dzięki temu można zidentyfikować umowy, które zawierają dane osobowe, oraz określić, jak długo należy przechowywać poszczególne typy umów zgodnie z przepisami prawnymi.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów: W przypadku archiwizacji fizycznej ważne jest, aby umowy były przechowywane w miejscach, które zapewniają odpowiednie zabezpieczenia, takie jak zamknięte szafy czy pomieszczenia z ograniczonym dostępem. W przypadku archiwizacji elektronicznej należy stosować odpowiednie środki techniczne i zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych i kontrole dostępu.

Usunięcie danych osobowych: Po zakończeniu okresu przechowywania danych osobowych, zgodnie z polityką retencji, należy dokonać ich bezpiecznego usunięcia. W przypadku danych elektronicznych należy skorzystać z odpowiednich narzędzi, które zapewnią permanentne usunięcie danych.

Ochrona danych osobowych: Warto zainwestować w rozwiązania technologiczne, takie jak systemy zarządzania dokumentami, które umożliwią skuteczną ochronę danych osobowych. Wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie danych, zapewni dodatkową ochronę.

Kontakt z HSM Recycling

HSM Recycling Spółka Cywilna

ul. Mianowskiego 24/30
02-044 Warszawa

Sebatian Dudecki: 720-875-885
Hubert Dudecki: 513-138-109

Aktualności

Czy pesel, imię,nazwisko i adres zamieszkania to dane wrażliwe?

Dane osobowe, wrażliwe, niejawne - te i podobne pojęcia w języku potocznym używane są niemal zamiennie, jednak prawnie nie oznaczają tego samego. Numer pesel, imię, nazwisko i adres zamieszkania to dane, które pozwalają zidentyfikować konkretną osobę. Czy jednak należą do grona danych wrażliwych? Zapoznaj się z naszą analizą i dowiedz się, jak poprawnie katalogować dane.

Przechowywanie akt osobowych 50 lat podstawa prawna i jak liczyć?

Na mocy znowelizowanych przepisów, akta osobowe pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku przechowujemy 10 lat. Natomiast okres 50-letni dotyczy dokumentów, które zostały sporządzone wcześniej. Czy jednak zawsze musimy tak długo archiwizować dokumenty pracownicze? Nie, jeśli zostaną dopełnione pewne formalności. Sprawdź, jakie oraz jak długo powinno trwać przechowywanie akt osobowych - 10 czy 50 lat?

Za który rok można wyrzucić dokumenty w 2025?

Utrzymanie porządku w dokumentacji to jeden z warunków prawidłowej archiwizacji. Zgodnie z przepisami dokumenty przedawnione należy zniszczyć. Ze względu na to, że większość traci ważność wraz z końcem roku kalendarzowego, przeglądu archiwum dokonujemy w pierwszym kwartale nowego roku. Które dokumenty można wyrzucić w 2025?

Zasady archiwizacji dokumentów w urzędach

W jednostkach państwowych każdego roku powstaje mnóstwo dokumentów zawierających dane wrażliwe. Przepisy nie przewidują odrębnych zasad archiwizacji dla konkretnych urzędów czy instytucji, a rodzajów dokumentów. Sprawdź, na czym polega właściwe przechowywanie dokumentacji urzędowej.

Ścinki z niszczarki - co z nimi zrobić?

Domowe i biurowe niszczarki są nie do przecenienia. Dzięki nim możemy w kilka sekund pozbyć się papierów, które bez ścinania w drobne kawałeczki, zajęłyby niemałą część kubła na odpady. Problem pojawia się jednak w kontekście ścinków, które są produktem ubocznym niszczenia papieru. Co z nimi zrobić?

Jak trwale usunąć pliki z komputera?

Dokumenty w postaci elektronicznej przechowujemy zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i laptopach. Ich trwałe usunięcie jest skomplikowane i nierzadko wymaga posiadania wiedzy w zakresie informatyki i bezpieczeństwa danych. Utylizacja plików zawierających informacje chronione to zadanie dla specjalisty, natomiast w przypadku innych plików jesteś w stanie poradzić sobie samodzielnie. Jak usunąć dane z komputera?

Jak długo przechowywać dokumenty po zamknięciu działalności?

Zakończenie działalności gospodarczej obarczone jest licznymi procedurami, a dodatkowo nie zwalnia z pewnych obowiązków ustawowych. Jeden z nich dotyczy przechowywania dokumentacji firmowej przez określony w przepisach czas. Bez względu na to, czy zamykasz jednoosobową działalność, czy spółkę, w tym kontekście musisz pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Jak długo przechowywać dokumenty po zakończeniu działalności?

Jak archiwizować dokumenty kategorii archiwalnej a, b, bc, be?

Istnieje kilka kategorii archiwalnych, do których przyporządkowujemy poszczególne dokumenty. Prawidłowe katalogowanie jest o tyle istotne, że dla każdej kategorii wyznaczono inny okres przechowywania. Ponadto prawidłowo oznaczone dokumenty łatwiej odnaleźć w archiwum. Na czym polega klasyfikacja dokumentacji archiwalnej, w jaki sposób i jak długo przechowywać poszczególne rodzaje dokumentów?

Ile lat trzeba trzymać faktury firmowe?

Faktury zakupu i sprzedaży są jednym z elementów dokumentacji księgowej. Na ich podstawie można rozliczyć m.in. podatek dochodowy i VAT, dlatego nie możemy zniszczyć ich od razu po wprowadzeniu do ewidencji. Jak długo trzeba przechowywać faktury? Co grozi za ich przedwczesną utylizację?