Bezpłatne niszczenie dokumentów do 30.11.2024

Archiwizacja wygasłych umów a RODO

W dzisiejszych czasach wiele firm musi radzić sobie z zagadnieniami związanymi z archiwizacją dokumentów i przetwarzaniem danych osobowych. W kontekście wygasłych umów i zgodności z RODO, pojawiają się pewne wyzwania i obowiązki, którym przedsiębiorstwa muszą sprostać. Co prawda nie ma przepisów, które wprost regulują archiwizację wygasłych umów względem, ale nie ulega wątpliwości, że taka dokumentacja ma duży związek z RODO i wówczas czas jej przechowywania jest ograniczony. W związku z tym, poniżej omówimy kwestie archiwizacji wygasłych umów z perspektywy RODO i związane z nimi regulacje prawne. Zapoznamy się z wytycznymi dotyczącymi przechowywania danych osobowych byłych klientów oraz damy Wam wskazówki, jak skutecznie i zgodnie z przepisami zarządzać tym procesem.

Regulacje prawne dotyczące archiwizacji wygasłych umów

Przechowywanie danych osobowych, w tym umów, jest objęte szczególnymi przepisami prawa. W zależności od typu umowy, okresy przechowywania dokumentów mogą się różnić. Należy zauważyć, że brak odpowiedniego przestrzegania tych terminów może prowadzić następnie do naruszenia przepisów RODO.

RODO wprowadziło bowiem wiele zasad dotyczących zabezpieczania danych osobowych, które należy uwzględnić podczas procesu archiwizacji. Jak wskazuje prawo, w stosunku do wielu rodzajów umów, należy stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych. Poniżej przedstawiamy kilka rodzajów umów, omawiając pokrótce przepisy.

Umowy cywilnoprawne

Niestety, w tym przypadku UODO nie wskazuje konkretnego okresu, przez jaki należy przechowywać dokumentację dotyczącą tego rodzaju umów. Podało za to pewne wskazówki. Zaznaczyło, że przy ustalaniu okresu przechowywania umów cywilnoprawnych nie wystarczą terminy przedawniania roszczeń. Należy bowiem zbadać też szerzej niezbędność danych do celu, jakiemu służą zgodnie z RODO. Dlatego też zaleca się, by umowy cywilnoprawne były przechowywane przez co najmniej trzy lata.

Wynagrodzenia i PPK

Wszyscy pracodawcy, którzy zatrudniają powyżej 250 pracowników, mają obowiązek zbierać dokumentację związaną z PPK. W związku z tym od 2019 roku pojawiła się nowa kategoria dokumentów. Jak długo należy je jednak przechowywać? W ustawie podane są dwie daty, które powinniśmy wziąć pod uwagę – 5 lat, ponieważ tyle wynosi okres przedawniania roszczeń z tytuły wpłat do PPK oraz 4 lata, bowiem co cztery lata licząc od 1 kwietnia podmiot zatrudniający dokonuje ponownie wpłat na PPK (jeśli wcześniej uczestnik nie zrezygnuje).

Zwolnienia lekarskie

Tu UODO samo ma chyba wątpliwości, czy zwolnienia lekarskie należy traktować jako dokumentacja płacowa. Zgodnie jednak ze stanowiskiem ZUS, taką dokumentację powinniśmy przechowywać nie przez 5, a aż 10 lat!

Wytyczne dotyczące przechowywania danych osobowych byłych klientów

Przetwarzanie danych osobowych byłych klientów powinno odbywać się zgodnie z celami, dla których zostały zebrane, przy zachowaniu poufności i ochrony danych. Właściwa polityka retencji danych i określenie okresu przechowywania są kluczowe dla zapewnienia zgodności z RODO.

Okres przechowywania danych osobowych byłych klientów powinien być adekwatny do celów przetwarzania tych danych. Należy również uwzględnić ewentualne przepisy branżowe, które mogą nakładać dodatkowe wymagania dotyczące retencji danych.

Zarządzanie archiwizacją wygasłych umów zgodnie z RODO

Aby skutecznie zarządzać procesem archiwizacji wygasłych umów i zapewnić zgodność z RODO, warto wdrożyć kilka kluczowych praktyk:

  • Analiza i kategoryzacja umów: Przed przystąpieniem do archiwizacji warto przeprowadzić analizę umów i ich kategoryzację. Dzięki temu można zidentyfikować umowy, które zawierają dane osobowe, oraz określić, jak długo należy przechowywać poszczególne typy umów zgodnie z przepisami prawnymi.
  • Bezpieczne przechowywanie dokumentów: W przypadku archiwizacji fizycznej ważne jest, aby umowy były przechowywane w miejscach, które zapewniają odpowiednie zabezpieczenia, takie jak zamknięte szafy czy pomieszczenia z ograniczonym dostępem. W przypadku archiwizacji elektronicznej należy stosować odpowiednie środki techniczne i zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych i kontrole dostępu.
  • Usunięcie danych osobowych: Po zakończeniu okresu przechowywania danych osobowych, zgodnie z polityką retencji, należy dokonać ich bezpiecznego usunięcia. W przypadku danych elektronicznych należy skorzystać z odpowiednich narzędzi, które zapewnią permanentne usunięcie danych.
  • Ochrona danych osobowych: Warto zainwestować w rozwiązania technologiczne, takie jak systemy zarządzania dokumentami, które umożliwią skuteczną ochronę danych osobowych. Wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie danych, zapewni dodatkową ochronę.
  • Kontakt z HSM Recycling

    HSM Recycling Spółka Cywilna

    ul. Mianowskiego 24/30
    02-044 Warszawa

    Sebatian Dudecki: 720-875-885
    Hubert Dudecki: 513-138-109

    Aktualności

    Co zmieni się w dokumentach księgowych w 2024?

    Rok 2024 przynosi istotne zmiany w zakresie dokumentów księgowych i regulacji podatkowych. Przedsiębiorcy oraz księgowi muszą dostosować się do nowych przepisów, które mają na celu usprawnienie systemu podatkowego oraz zwiększenie transparentności finansowej firm. Warto już teraz zapoznać się z nadchodzącymi zmianami, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie roku.

    Co zrobić z elektrośmieciami w firmie?

    Obecnie firmy generują coraz więcej odpadów elektronicznych, zwanych powszechnie elektrośmieciami. Są to wszelkiego rodzaju zużyte lub niepotrzebne urządzenia elektryczne i elektroniczne, które z czasem tracą swoją użyteczność. W obliczu rosnącego problemu śmieci elektronicznych, każda firma powinna odpowiedzialnie podejść do kwestii ich utylizacji i recyklingu. Jak zatem skutecznie zarządzać elektrośmieciami w firmie i jakie kroki podjąć, aby chronić środowisko, a jednocześnie przestrzegać obowiązujących przepisów?

    Jak skutecznie niszczyć płyty CD?

    Pomimo że technologia przechowywania danych rozwija się w ekspresowym tempie, wiele osób nadal ma w swoich zasobach stare płyty CD, na których mogą znajdować się ważne informacje. Niszczenie tych nośników danych powinno być przeprowadzone starannie, szczególnie gdy zawierają dane poufne, by nie mogły one trafić w niepowołane ręce. Jak więc skutecznie i bezpiecznie pozbyć się starych płyt CD? W tym artykule omówimy najlepsze metody niszczenia płyt oraz odpowiemy na pytania: gdzie wyrzucić płyty CD i czy płyty CD to elektrośmieci.

    Na czym polega podział dokumentacji archiwalnej?

    Archiwizacja dokumentów to proces niezbędny w każdej firmie i instytucji, umożliwiający utrzymanie porządku w dokumentacji oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa. Kluczowym elementem tego procesu jest podział dokumentacji archiwalnej, który pozwala na skuteczne zarządzanie różnymi rodzajami dokumentów w zależności od ich wartości historycznej, prawnej czy praktycznej.

    Brakowanie dokumentów - czym jest i jak to wygląda?

    Brakowanie dokumentacji to proces, który pozwala na zidentyfikowanie, wydzielenie i bezpieczne zniszczenie dokumentów, które nie mają już wartości archiwalnej ani prawnej. To także sposób na odzyskanie cennej przestrzeni biurowej oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych, zwłaszcza tych poufnych. W poniższym artykule omówimy, czym dokładnie jest brakowanie dokumentów oraz jak przebiega cały proces, zwracając szczególną uwagę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz kategorie archiwalne dokumentów.

    Jak zniszczyć starą kartę płatniczą?

    Karty płatnicze, bankomatowe czy kredytowe to nieodłączna część codziennego życia, ale co zrobić, gdy stara karta przestaje być potrzebna? Bezpieczna utylizacja kart to kluczowy element ochrony danych osobowych i finansowych. W poniższym artykule odpowiemy na pytanie, co zrobić ze starą kartą płatniczą i przedstawimy sprawdzone metody jej bezpiecznego zniszczenia.

    Ile czasu przechowywać dokumenty po zakończeniu działalności gospodarczej?

    Zakończenie działalności gospodarczej nie kończy obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji. Prawo w Polsce wyraźnie określa, jak długo należy archiwizować różne rodzaje dokumentów po zamknięciu firmy. To ważne zarówno z punktu widzenia kontroli, jak i ewentualnych roszczeń, które mogą pojawić się po zakończeniu działalności. W artykule przedstawimy, ile trzeba trzymać dokumenty firmowe oraz jakie zasady obowiązują w kontekście konkretnych rodzajów dokumentacji.

    Jak prawidłowo sformatować pendrive z danymi?

    Pendrive to nadal popularne urządzenie do przechowywania danych, ale jak każdy nośnik danych, wymaga okresowego odświeżania, zwanego także formatowaniem. Formatowanie pendrive nie tylko usuwa wszystkie dane, ale także może poprawić wydajność nośnika, usunąć błędy systemowe i przywrócić pierwotną funkcjonalność. Niezależnie od tego, czy chcesz zwolnić miejsce, wyczyścić urządzenie, czy zmienić system plików, formatowanie pendrive’a jest niezbędnym krokiem. W tym artykule dowiesz się, jak sformatować pendrive na różnych systemach operacyjnych oraz jakie znaczenie ma wybór systemu plików.

    Czym są dokumenty RP7?

    Dokument RP-7, często nazywany również ERP-7, jest zaświadczeniem, które wystawiają pracodawcy na rzecz swoich pracowników, w celu potwierdzenia ich zatrudnienia oraz wysokości wynagrodzenia. Formularz ten odgrywa ważną rolę w procesie ustalania podstawy do obliczenia emerytury lub renty. Dla wielu pracowników, zwłaszcza tych, którzy starają się o świadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), druk ERP-7 jest niezbędnym dokumentem. W artykule omówimy szczegółowo, co to jest RP-7, kto wystawia ten formularz, kiedy nie trzeba go wystawiać oraz jakie kroki należy podjąć w przypadku braku dokumentów płacowych.